Arbejdsgang ved oprettelse af samtykke til Dataoverførsel
Dato: 08-09-2009
Før overførsel af data til Ø90, skal der oprettes et samtykke mellem kundens ejendom i Ø90 og den pågældende virksomhed. Denne vejledning beskriver arbejdsgangen.
1. Virksomhedstilladelse
2. Arbejdsgang ved etablering af tilladelse
2.1 Kundens accept
2.2 Regnskabskontoret opretter samtykke i Ø90
2.3 Samtykke sendes til virksomheden
3. Hvor skal det originale samtykke opbevares?
4. Hvem skal underskrive samtykket?
5. Stop et samtykke
6. Samarbejdsaftale
7. Skitse over arbejdsgange
8. Links
1. Virksomhedstilladelse
Et samtykke kan først oprettes, når virksomheden er tilsluttet Dataoverførsel.
Oversigt over afgiver virksomheder findes her.
2. Arbejdsgang ved etablering af samtykke
2.1 Kundens accept
Regnskabskontoret henvender sig til kunden og oplyser, at der er mulighed for elektronisk overførsel af data fra virksomheden til kundens regnskab. Hvis kunden ønsker at blive tilsluttet, skal der laves en aftale om dette.
Regnskabskontoret udsender blanket til kunden til underskrift.
Kunden underskriver samtykke.
Der findes forskellige bilag til samtykke. Nogle virksomheder stiller særlige krav til formuleringen af samtykket; mens det især inden for grovvarebranchen er almindeligt at anvende en generel formulering. Se vejledningen vedr. samtykke her.
2.2 Regnskabskontoret opretter samtykke i Ø90
Tilmeldingsproceduren foregår ved at det enkelte regnskabskontor, opretter samtykke i billedet Samtykker i Ø90.
Når denne oprettelse foretages, udskrives der automatisk to dokumenter den følgende nat:
- En kvittering som sendes direkte til kunden fra IBM (udskrives fra Ø90). Tilladelsen indeholder en oversigt over de aktuelle tilladelser oprettet på kunden.
- En kopi til regnskabskontoret. Denne arkiveres i kundemappen og erstatter den tidligere udsendte kvittering idet den nyeste altid indeholder en samlet oversigt over gældende samtykker.
2.3 Samtykke sendes til virksomheden
For at give virksomheden information om, at der er oprettet samtykke, bliver oplysningen (kundenummer) sendt videre til virksomheden.
Denne forsendelse foregår automatisk og elektronisk. Oplysningerne sendes en gang om måneden i form af et såkaldt "trækbånd". Dette sendes hver den 25. i måneden (eller efterfølgende hverdag).
3. Hvor skal det originale samtykke opbevares?
Regnskabskontoret arkiverer tilladelser på regnskabskontoret.
4. Hvem skal underskrive samtykket?
Den juridiske person som er aftaleansvarlig for kunden.
5. Stop et samtykke
Hvis kunden ikke ønsker dataoverførsel, skal Regnskabskontoret stoppe samtykket, så der ikke længere modtages oplysninger fra virksomheden. Stop foretages ved at indtaste en til-dato.
Når til-dato indtastes bliver der udskrevet kvittering den følgende nat:
- Der udsendes en ny kvittering til både kunde og regnskabskontor, hvor det fremgår, at der er indsat en stopdato på virksomheden. (Kvitteringen indeholder en samlet oversigt over, hvad der er aftaler på, og hvilke der er stoppet. Et stoppet samtykke fjernes efter 3 mdr. og fremgår herefter ikke længere på nye kvitteringer)
- Der kan ikke efter stopdato modtages data fra virksomheden.
6. Samarbejdsaftale
Når Landscentret indgår aftale om Dataoverførsel med en virksomhed, bliver der udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Landscentret, ØkonomiIT og den pågældende virksomhed.
Samarbejdsaftalen fastlægger hvilke ydelser der er omfattet, frekvens, betalingsforhold ved etablering og drift. Derudover indeholder aftalen en beskrivelse af, hvordan samtykke etableres og vedligeholdes.
7. Skitse over arbejdsgange
Nedenfor er arbejdsgangen skitseret.
Eksempel: Skitse over arbejdsgang ved samtykke:
Arbejdsgang:
- Regnskabskontoret udsender samtykke til kunder
- Kunden returnerer underskrevet samtykke til regnskabskontoret
- Regnskabskontoret opretter samtykke til Dataoverførsel
- Kunden får kvittering fra systemet
- Elektronisk oversigt over tilmeldte sendes hver måned til virksomheden (Trækbånd med samtykke)
8. Links
Samtykke
Særlige forhold vedr. samtykke til Dataoverførsel.
Oversigt over afgiver virksomheder findes her.
Ø90- DriftsInfo