Dato: 05-09-2007

1. Lønoplysninger generelt
2. Arbejdsgang ved overførsel
3. Kontering af lønarter
4. Kontroller ved modtagelse i Ø90
5. Forsendelse
6. Specielle forhold ved lønoverførsel
7. Links


1. Lønoplysninger generelt

Løsningen vedrører udelukkende overførsel af lønoplysninger til Ø90 og Økonomimodulet. Landmænd forudsættes at få lønadministration foretaget af kontorerne jf. ErhvervsService.

Løsningen i Ø90 er åben for modtagelse af løndata - uanset afgiversystem.

Løsningen bygger på samme model som overførsel fra BLBR ØkonomiIT til Ø90. Posteringerne gøres færdige fra lønsystemet, og overføres til kasseregistrering automatisk, når der sendes data til postkassen på IBM.

Posteringer fra lønsystemer dannes som omposteringer i Ø90, og skal dermed saldere pr. dato.

Indberetterkode er lig med “O”, svarende til Dataoverførsel
Ajourføringskode er lig med “O” for omposteringer

Tilladelsessystemet anvendes ikke
Tilladelsessystemet anvendes ikke ved overførsel af lønoplysninger til Ø90. Lønoplysninger betragtes som oplysninger der inden for samme regnskabskontor flyttes fra et system til et andet system.  Idet der er tale om overførsel inden for samme virksomhed, så er der ikke behov for en styring via Tilladelsessystemet.
                                           
DLBR ØkonomiIT
Lønposteringer skal bestilles fra Ø90 til DLBR ØkonmiIT. Posteringerne overføres sammen med øvrige omposteringer til DLBR ØkonomiIT.

Landmænd, som får posteringer fra Dataoverførsel udlæst automatisk til egen postkasse, får også udlæst lønposteringer, hvis der findes lønposteringer på det tidspunkt, hvor der udlæses data fra Dataoverførsel til postkassen.

I måneder uden Dataoverførsel, bliver lønposteringer ikke automatisk udlæst til postkassen. I dette tilfælde skal lønposteringer bestilles fra Ø90.

Forudsætninger for at anvende løsningen
Lønsystemerne skal leve op til stillede krav fra Ø90 vedrørende dataformater og kontroller for at kunne overføre løn posteringer til Ø90. Løsningen bygger på følgende forudsætninger/krav til lønsystemet:

• Posteringer overføres pr. lønperiode
• En forsendelse indeholder kun data til en periode
• Posteringer leveres afstemt fra lønsystem
• Bilagsnummer identificerer data fra lønprogram
• Identifikation i form af kreds- ejendoms- og CVR-nummer
• Kontering på lønarter i lønsystemet, min. 4-cifret konto
• Opdeling af posteringer før/efter 1/1
• Mulighed for genoverførsel
• Krav til fortegn
• Lønsystemet skal udlæse data via EDI i fast defineret format.
• Kommunikationsform: e-mail eller postkasse

Specifikation i Ø90
Konteringen foretages i lønsystemet. Brugeren vælger selv, om der skal være kontering på grundkonto niveau eller på specifikationskonto niveau. Hvis der ønskes kontering på specifikationsniveau, så skal der tages stilling til den seks-cifrede konto i lønsystemet. Ellers overføres posteringer på grundkontoniveau.

Indberetterkode
Lønoplysninger overføres til Ø90 med indberetterkode som Dataoverførsel (“O”).

Der er flere fordele ved at anvende samme indberetterkode som Dataoverførsel, fx:

• Lønposteringer betragtes som supplement til den aktuelle periode og indgår som en del af periodens omposteringer i Ø90.
• Udlæsning til DLBR ØkonomiIT vil indeholde lønposteringer, som overføres sammen med om- og rettelsesposteringer.
• Ved genoverførsel til DLBR ØkonomiIT vil foreløbige posteringer blive slettet og erstattet af den nye overførsel.

2. Arbejdsgang ved overførsel

Overførsel af en periodes løn til Ø90 foretages således:

• Fra lønsystemet udlæses data hver måned, og data sendes til postkasse på IBM (foregår automatisk i LEC-LØN)
• Ø90 modtager og kontrollerer forsendelsen (i princippet ligesom ved overførsel fra DLBR ØkonomiIT)
• Data opdateres i Ø90 efter kontrol af modtagne data
• Der dannes kvitterings- og evt. fejlliste i Ø90.

Posteringsoversigtsbillede
Posteringsoversigten indeholder en linie med markering af måneder med overførte lønposteringer. Linien indeholder kvittering for posteringer på ekstern omsætning med bilagsnummer i intervallet 9400-9449.

Eksempel på oversigtsbillede:


Oversigtsbillede med linie til dokumentation for måneder med overført løn.
                                           
Kvittering i posteringsliste og revisionsliste
I posteringslistens sidste afsnit og i revisionslister udskrives bilagsnummer / lønsystem, hvis der er lønposteringer i perioden.  Der findes følgende sammenhæng mellem bilagsnummer og lønsystem:

9401	Microwa Løn
9402	LEC-Løn (månedsløn)
9403	LEC-Løn (14. dages løn)
9404	Lessor Løn

Overførsel til Ø90
Opdatering til Ø90 foretages om natten. Indsendte data opsamles i postkassen på IBM, og om aftenen efter Ø90's åbningstid bliver løn posteringer overført til Kasseregistrering i Ø90.

Stedkode
Hvis stedkode overføres fra lønsystemet bliver det opdateret på posteringerne, ellers anvendes forvalgt stedkode fra ejendomskontoplanen, jf. generelle regler om gennemlæsning fra lands- kredsniveau.

Øvrige forvalgskoder påsættes også ud fra forvalg på ejendomskontoplanen (virksomheds- person- og produktionsgrenskode).

Genoverførsel
Hvis det viser sig, at lønsystemet har overført fejlramte posteringer, så skal lønsystemet kunne levere en ny forsendelse.

Hvis der er tale om genoverførsel, så bliver tidligere overførte lønposter for den pågældende periode, slettet i forbindelse med en ny overførsel fra lønsystemet.

Slet overførte løndata
Lønposteringer i Ø90 slettes bedst ved at genoverføre periodens data fra lønsystemet, og således erstatte tidligere overførte lønposteringer.

Sletning kan foretages ved at erstatte med en tom periode. Efterfølgende genoverførsel af perioden fra lønsystemet skal være med genoverførselskode blank.

I Ø90 er der også mulighed for at slette posteringer overført fra lønsystemer via slet i Ekstern omsætning, eller via kredsbilledet KDSL. Slet foretages ved at slette den pågældende periodes omposteringer med indberetterkode “O”, for det bilagsnummer som er fejlramt.

Når der har været slettet posteringer via Ø90, og lønposteringer ønskes overført til Ø90 igen, så er det muligt på en af følgende måder:

1. Periodens løn skal overføres som en erstatning til den oprindelige periode. (suppleringskode på lønposteringer skal være “1")
2. Periodens løn skal overføres som et supplement til den oprindelige periode. (suppleringskode på lønposteringer skal være “2")

3. Kontering af lønarter

Nedenfor fremgår den anbefalede kontering af lønarter. Anvendes denne kontering, giver det mulighed for at afstemme årets posteringer med felterne på oplysningssedlen.

Lønart tekst	Kontotekst	Fortegn	Kontonummer
Månedsløn	Løn medarbejder	-	4701 xx
Fri kost og logi	Kost og logi	-	4703 xx
	Værdi kost og logi	+	4720 00
Fri telefon/bil	Værdi af fri telefon	-	4704 xx
	Værdi fri telefon	+	4720 20
Dagpenge og 1-2 ledighedsdag	Dagpenge mv.	-	4705 xx
Skattefri godtgørelse	Skattefri godtgørelse	-	4708 xx
Arbejdsmarkedspension	Arbejdsmarkedspension	-	4725 11
SP-bidrag	Særlig pension tilbageholdt	+	8440 xx
AM bidrag	Arbjedsmarkedsbidrag tilb.	+	8450 xx
A-skat	A-Skat tilbageholdt	+	8460 xx
Feriepenge	feriepenge	+	8470 xx
Mellemregning løn	Lønudgift	+/-	2748 80

Bemærk: For sommerregnskaber er der særlige konti til løn efter 1/1.

Bilag med et eksempel på oplysningsseddel ‘99, hvor de enkelte feltnumre er påført tilhørende Ø90-kontonumre her.


4. Kontroller ved modtagelse i Ø90

Inden opdatering i Ø90 bliver de modtagne data kontrolleret. Hvis der er graverende fejl afvises data, men hvis der kun er tale om bemærkninger, så overføres posteringerne til Ø90.

Fejl i afsender:
Eksempler på fejl i overførsel af løn til Ø90:

Fejl:
“Kredsnummer ukendt, eller mangler. Data er afvist.”

Årsag:
Kan skyldes at kredsnummer ikke er oplyst i lønsystemet
Kan skyldes forkert kredsnummer

Fejl: “Ejendomsnummer ukendt, eller mangler, data fra ejendommen er afvist, øvrige data er overført.
Kredsnr:	Ejendomsnummer:	CVR-Nummer:”

Årsag:         
Hvis ejendomsnummer ikke findes i Ø90:
Hvis ejendomsnumer mangler i lønsystemet
Hvis forkert ejendomsnummer er påført i lønsystemet

Fejl: “Ejendomsnummer og CVR-nummer på lønoplysninger svarer ikke til oplysningerne i Ø90. Data fra ejendommen er afvist, øvrige data er overført.
Kredsnr:	Ejendomsnummer:	CVR-Nummer:”

Årsag:
Hvis CVR-nummer mangler i Ø90, eller i lønsystemet
Hvis CVR fra lønsystem ikke stemmer med CVR på ejendommen i Ø90Fejl i afstemning

Afstemningsfejl
Fejl:
“Afstemningsfejl for perioden xx.xx.xx - xx.xx.xx på x.xxx.xxx.xx kr.  Saldo er opdateret på fejlkonto 7999 08.”

Årsag:
Periodens omposteringer skal stemme. Hvis der er en difference, konteres differencen på fejlkonto 7999 08. Fejlen kan skyldes, at der mangler kontonummer på nogle lønarter i lønsystemet.

Kontrol på perioder
Fejl:
“Bemærk: Der er ikke overført posteringer for bilag xxxx i foregående periode - Kontroller om der eventuelt mangler posteringer.”

Årsag:
Ved overførsel kontrolleres, at tidligere periode er overført, så der ikke bliver “huller” i overførslen. Hvis en ejendom får overført lønposter, men der ikke findes posteringer til foregående periode udskrives bemærkning på ejendommen. Kontroller om der mangler lønposteringer for foregående måned.

Fejl:
“Bemærk: Der er tidligere overført posteringer for bilag xxxx til perioden. Posteringerne er opdateret.”

Årsag:
Der findes allerede posteringer overført fra lønsystemet for den pågældende periode på ejendommen.

Øvrige kontroller
I øvrigt kontrolleres posteringer i forhold til Ø90 på følgende punkter:

• Grundkonto findes ikke: Posteringer sættes på fejlkonto
• Specifikationskonto findes ikke: Posteringer opdateres på kontoen med bemærkning
• Identifikation af afgiver (bilagsnummer) ukendt: Data afvises
• Stedkode findes ikke: Bemærkning, stedkode opdateres ikke.

5. Forsendelse

Lønposteringer overføres til Ø90 via postkasse på LEC. Uanset hvilket lønsystem regnskabskontoret anvender, er det samme postkasse løndata skal sendes til: “8920455”.

Forsendelse via mail
Forsendelse via mail over Internettet foretages ved at sende løndata i en vedhæftet fil til følgende adresse: c850@lecedi.lec.dk Der kan max sendes 1 vedhæftet fil pr. forsendelse.

Navngivningen af den vedhæftede fil skal være xxxxxxxx.EDI, hvor x er valgfrie værdier.

Det forudsættes, at data pr. forsendelse max fylder 10MB, og at afsenders mailsystem kan håndtere tilsvarende størrelser. (Der kan være gateways, som ikke supporterer 10MB).

Når data er modtaget i postkassen sendes en kvittering retur til afsender:

Eksempel på kvittering for at løndata er modtaget på LEC:
M1XLQZ2900 HDXLQZ2900 785592010-1	8920455	LØN-Ø90
M2XLQZ2900 001 OK - forsendelse modtaget

Hvis kvitteringen ikke modtages, skal regnskabskontoret rette henvendelse til IBM KundeService.

For lønsystemerne Lessor og Microwa skal IBM KundeService orienteres om, hvilken mail-adresse regnskabskontoret ønsker at anvende ved overførsel til Ø90.


6. Specielle forhold ved lønoverførsel

Lessor Løn
Posteringsdato er dato for finanskonteringen. Datoen er styret af brugeren, og kan være samme dato som dispositionsdato. Alle posteringer for samme lønkørsel får samme posteringsdato.
 
Omkørsel kan foretages, hvis der bliver behov for at sende data igen. Der findes et leverancenummer i Lessor, som identificerer de enkelte lønkørsler.

LEC-LØN
Fra lønsystemet overføres såvel debet- som kreditposteringer, forudsat brugeren har påsat kontonumre. Det er et krav, at der er påsat kontonumre, hvis debet skal være lig med kredit, ellers giver det en afstemningsfejl i Ø90.

Lønmodtagerens dispositionsdag anvendes som posteringsdato.

Oplysning om underafdeling kan anvendes som stedkode.


Idet LEC-Løn afvikles på IBM, bliver løndata automatisk overført til postkasse 8920455 i forbindelse med den afsluttende lønkørsel i LEC-LØN.

Sommer regnskaber
I LEC-løn skal kredsene ved overgang til nyt kalenderår manuelt skifte til konti for sommerregnskaber. Dette skift bør først indtastes, når eventuel supplerende kørsel er kørt primo januar.


7. Links

Meddelelsesliste Løn.