Dato: 08-10-2009

1. Fakturaoplysninger fra Kontorløsning generelt
2. Opsætning i Kontorløsning
2.1. Forsendelse
3. Arbejdsgang ved overførsel
3.1. Kontroller ved modtagelse i Ø90
3.2. Meddelelsesliste
3.3. Genoverførsel
4. Specielle forhold ved overførsel til DLBR ØkonomiIT
5. Forudsætninger for at anvende løsningen
6. Henvisninger


1. Fakturaoplysninger fra Kontorløsning generelt

Vejledningen beskriver overførsel af fakturaoplysninger fra Kontorløsning til Ø90.

Posteringerne gøres færdige fra Kontorløsning og overføres automatisk til kasseregistrering, når der sendes data til postkassen på IBM.

Posteringer fra Kontorløsning dannes som omposteringer i Ø90, og skal dermed saldere pr. dato.

Indberetterkode er lig med “O”, svarende til Dataoverførsel.
Ajourføringskode er lig med “O” for omposteringer.

Specifikation i Ø90
Konteringen foretages i Kontorløsning. Brugeren vælger selv, om der skal være kontering på grundkontoniveau eller på specifikationskontoniveau. Hvis der ønskes kontering på specifikationsniveau, skal der tages stilling til den sekscifrede konto i Kontorløsning, ellers overføres posteringer på grundkontoniveau.

Afsenderpostkasse skal være oprettet i Ø90
Før løsningen kan anvendes, skal Ø90 Support på Landscentret have oplyst, hvilken postkasse Kontorløsning ønsker at anvende til overførsel.
Send en mail til Landscentret Ø90 Support (til jck@landscentret.dk eller nbp@landscentret.dk ) med oplysning om følgende:

• Emne: Faktura fra kontorløsning til Ø90
• Postkassenummer
• Kredsnummer i Ø90
• Kontaktperson/Centernavn.

Herefter opretter Landscentret en sammenhæng i Ø90 med adgang til at indlæse O/R posteringer fra Kontorløsning.


2. Opsætning i Kontorløsning

Opsætning til udlæsning af fakturaposter foretages i Kontorløsning.

Se vejledning til opsætning i Kontorløsning i dokumentet ”Kontering til Ø90 via Kontorløsning”


2.1. Forsendelse

Posteringer overføres til Ø90 via postkasse på LEC. Data sendes til postkassen via en e-mail.
Anvendes EC-Web Client, kan denne anvendes til forsendelsen.

Forsendelse via mail
Forsendelse via mail over Internettet foretages ved at sende data i en vedhæftet fil til følgende adresse:

Modtageradresse	Anvendes ved følgende tegnsæt:
ecmail.c850@ecbroker.lec.dk	Codepage PC850
ecmail.server@ecbroker.lec.dk	Codepage ISO8859

Der kan max sendes 1 vedhæftet fil pr. forsendelse.

Navngivningen af den vedhæftede fil skal være xxxxxxxx.EDI, hvor x er valgfrie værdier.

Det forudsættes, at data pr. forsendelse max fylder 10MB, og at afsenders mailsystem kan håndtere tilsvarende størrelser. (Der kan være gateways, som ikke supporterer 10MB).

Når data er modtaget i postkassen sendes en kvittering retur til afsender:

Eksempel på kvittering for at data er modtaget på LEC:
M1XLQZ2900 HDXLQZ2900 785592010-1	8920456	FAK-Ø90
M2XLQZ2900 001 OK - forsendelse modtaget

Hvis kvitteringen ikke modtages, skal regnskabskontoret rette henvendelse til IBM KundeService.

IBM KundeService skal orienteres om, hvilken mail-adresse regnskabskontoret ønsker at anvende ved overførsel til Ø90.

Anvendes EC Web Client så fremgår postkassen, som Ø90-Service skal have oplyst, af
Opsætningen  i KONTORLØSNING som ”EDI adresse”, her:



3. Arbejdsgang ved overførsel

Overførsel af en periodes faktura til Ø90 foretages således:

• Fra Kontorløsning dannes en rapport, som sendes til postkasse på IBM
• Ø90 modtager og kontrollerer forsendelsen
• Data opdateres i Ø90 efter kontrol af modtagne data
• Der dannes kvitterings- og evt. fejlliste i Ø90.

Posteringsoversigtsbillede
Posteringsoversigten indeholder en linie med markering af måneder med overførte fakturaposteringer. Linien indeholder kvittering for posteringer på ekstern omsætning med bilagsnummer 9440 Kontorløsning.

Eksempel på oversigtsbillede:



Oversigtsbillede med linie til dokumentation for måneder med overførte posteringer.

Stedkode
Hvis stedkode overføres fra Kontorløsning bliver det opdateret på posteringerne, ellers anvendes forvalgt stedkode fra ejendomskontoplanen, jf. generelle regler om gennemlæsning fra lands- kredsniveau.

Øvrige forvalgskoder påsættes også ud fra forvalg på ejendomskontoplanen (virksomheds-, person- og produktionsgrenskode).

Overførsel til Ø90
Opdatering til Ø90 foretages om natten. Indsendte data opsamles i postkassen på IBM, og om aftenen efter Ø90's åbningstid bliver posteringer overført til Kasseregistrering i Ø90.


3.1. Kontroller ved modtagelse i Ø90

Inden opdatering i Ø90 bliver de modtagne data kontrolleret. Hvis der er graverende fejl afvises data, men hvis der kun er tale om bemærkninger, så overføres posteringerne til Ø90.

Fejl i afsender:
Eksempler på fejl i overførsel af fakturaposteringer til Ø90:

Fejl:
”Fejl i IDNT-record. Feltkontrol kan ikke gennemføres. Data er afvist.”

Årsag:
Indholdet i forsendelsen kan ikke genkendes.
Kan skyldes at kredsnummer er forkert
Kan skyldes forkert ejendomsnummer eller ukendt nummer
Kan skyldes fejl i perioden.

Fejl:
“Kredsnummer ukendt, eller mangler. Data er afvist.”

Årsag:
Kan skyldes at kredsnummer ikke er oplyst i Kontorløsning
Kan skyldes forkert kredsnummer.

Fejl: “Ejendomsnummer ukendt, eller mangler, data fra ejendommen er afvist.”
Kredsnr:	Ejendomsnummer:

Årsag:         
Hvis ejendomsnummer ikke findes i Ø90
Hvis ejendomsnummer mangler i Kontorløsning
Hvis forkert ejendomsnummer er påført i Kontorløsning.

Fejl: “Tilladelse findes ikke på kreds på billede ID – data er afvist. Kontakt Ø90 support.”
Kredsnr:	Ejendomsnummer:	Periode   Postkasse

Årsag:
Der mangler en sammenhæng mellem postkasse og kredsnummer i Ø90. Kun med gyldig sammenhæng er det muligt at overføre data.

Fejl:
”Kredsnummer på de indsendte data svarer ikke til afsender kreds på billede ID. Data er afvist. Kontakt Ø90 Support”.

Årsag:
Der er ikke oprettet sammenhæng mellem kredsnummer og afsender i Ø90. Oprettelse kan foretages ved henvendelse til Ø90 Support på Landscentret.

Afstemningsfejl
Fejl:
“Afstemningsfejl for perioden xx.xx.xx - xx.xx.xx på x.xxx.xxx.xx kr.  Saldo er opdateret på fejlkonto 7999 08.”

Årsag:
Periodens omposteringer skal stemme. Hvis der er en difference, konteres differencen på fejlkonto 7999 08. Fejlen kan skyldes, at der mangler kontonummer på nogle fakturagrupper i Kontorløsning.

Øvrige kontroller
I øvrigt kontrolleres posteringer i forhold til Ø90 på følgende punkter:

• Grundkonto findes ikke: Posteringer sættes på fejlkonto.
• Specifikationskonto findes ikke: Posteringer opdateres på kontoen.
• Identifikation af afgiver (bilagsnummer) ukendt: Data afvises.
• Stedkode findes ikke: Bemærkning, stedkode opdateres ikke.

3.2. Meddelelsesliste

Ved overførsel af fakturaposter til Ø90 bliver der dannet fejl- og meddelelseslister på kredsniveau og på ejendomsniveau i Ø90.

Meddelelseslister bliver dannet til opbevaring i cics billeder EU og KU med “1" valgt for udskrift på IBM. Det betyder, at udskrifterne automatisk udskrives, hvis “1" markeringen ikke fjernes.

Når posteringer overføres fra Kontorløsning til Ø90, foretages nogle basale kontroller, inden posteringerne kan opdateres i Kasseregistrering i Ø90.

På kredsniveau udskrives en meddelelsesliste med oversigt over ejendomme med fejl og med kvittering for overførsel.

På ejendomsniveau udskrives en meddelelse med oversigt over fejl og bemærkninger.

Kredsliste
På kredsniveau indeholder fejllisten:

• Kvittering for hvilken periode der er overført data
• Oversigt over ejendomme med fejl
• Oversigt over ejendomme med bemærkninger                            

Ejendomsliste
På ejendomsniveau indeholder fejllisten:

• Oversigt over fejl
• Oversigt over bemærkninger

Eksempel på meddelelsesliste på kredsniveau:


Eksempel på kreds meddelelsesliste.

Eksempel på meddelelsesliste på ejendomsniveau:


Eksempel på meddelelsesliste med bemærkninger til de overførte posteringer.


3.3. Genoverførsel

Hvis det viser sig, at Kontorløsning har overført fejlramte posteringer, så kan  Kontorløsning genudlæse det samme bundtnummer igen.
Ved genoverførsel  bliver tidligere overførte poster for den pågældende periode slettet
Erstatte fejl i  overførte fakturadata
Fakturaposteringer i Ø90 rettes ved at genoverføre periodens data fra Kontorløsning,


I Ø90 er der også mulighed for at slette posteringer overført fra Kontorløsning via slet i Kasseregistrering, eller via kredsbilledet KDSL. Slet foretages ved at slette den pågældende periodes omposteringer med indberetterkode “O”, for det bilagsnummer, som er fejlramt.

Når der har været slettet posteringer via Ø90, og posteringer ønskes overført til Ø90 igen, så er det muligt på en af følgende måder:
Periodens posteringer skal overføres som en erstatning til den oprindelige periode (kode for genoverførsel i forsendelsen skal være “1").
Periodens posteringer skal overføres som et supplement til den oprindelige periode (kode for genoverførsel på i forsendelsen skal være “2").

Hvis der fejlagtigt er overført data til en ejendom, som slet ikke skulle modtage data, kan disse slettes ved at sende en IDNT-record for perioden uden tilhørende data records. Genoverførselskode skal være ”1” for erstat.


4. Specielle forhold ved overførsel til DLBR ØkonomiIT

Posteringer til DLBR ØkonomiIT skal bestilles fra Ø90. Posteringerne overføres sammen med øvrige omposteringer fra Ø90 til DLBR ØkonomiIT.

Kunder som får posteringer fra Dataoverførsel udlæst automatisk til egen postkasse, får også udlæst fakturaposteringer, hvis der findes fakturaposteringer på det tidspunkt, hvor der udlæses data fra Dataoverførsel til postkassen.

Ved genoverførsel af en periodes data til DLBR ØkonomiIT vil foreløbige tidligere fakturaposteringer blive slettet og erstattet af den nye overførsel.


5. Forudsætninger for at anvende løsningen

Kontorløsning skal leve op til krav fra Ø90 vedrørende dataformater og kontroller for at kunne overføre posteringer til Ø90.

Løsningen bygger på følgende forudsætninger/krav til systemet:

• Posteringer overføres pr. periode
• En forsendelse indeholder kun data til en periode
• Posteringer leveres afstemt fra afgiveren
• Bilagsnummer identificerer data fra afgiveren
• Identifikation i form af kreds- ejendoms- og CVR-nummer
• Kontering fastlægges via fakturagruppe i Kontorløsning  min. 4-cifret konto
• Mulighed for genoverførsel
• Krav til fortegn
• Kontorløsning skal udlæse data via EDI i fast defineret format
• Kommunikationsform: e-mail eller postkasse
• Afsenderpostkasse skal være oprettet i Ø90 og tilknyttet til et kredsnummer.

Overførsel af fakturaoplysninger fra Kontorløsning til Ø90 kræver ikke tilladelse via Tilladelsessystemet.


6. Henvisninger

Se vejledning til opsætning i Kontorløsning i dokumentet ”Kontering til Ø90 via Kontorløsning”.