- Kom godt i gang vejledning Ø90 Online


Dato: 21-04-2008

1. Kom godt i gang med Ø90 Online
2. Log ind og log ud
3. Hjælp og vejledning
4. Opgavevalg
5. Kasseregistrering
5.1 Opsætning
5.2 Værktøjslinien
5.3 Forvalgslinien
5.4 Indtastningsbilledet
5.5 Kontokoblinger
5.6 Find
5.7 Afstemning af posteringer
5.8 Tjekke og låse posteringer
6. Kontoplan
7. Bankdata
7.1 Opsætning bankdata
7.2 Konter bankdata
8. Bestilling af udskrifter
9. Begrænsninger i brug af programmet


1. Kom godt i gang med Ø90 Online

I vejledningen er der en kort gennemgang af faciliteterne i Online Kasseregistrering. Yderligere vejledning ligger online i Ø90 programmet. Systemet er tilgængelig mandag til fredag fra kl. 6 til 24, lørdag fra kl. 7 - 20 og søndag fra kl. 8 – 24. Åbningstiderne kan også ses ved at trykke på ”F1”, Hjælp i login-billedet, her vil de senest opdaterede åbningstider være tilgængelige. Baggrunden for den begrænsede åbningstid i weekenden er, at der skal ske opdateringskørsler og vedligeholdelse på systemet uden for åbningstiden.

Der kan generelt manøvreres rundt med musen som i et almindeligt Windows program, men systemet er lavet således, at man udelukkende kan bruge tastaturet, til at vælge de enkelte punkter. For at vælge punkter i menulinien vælges [Alt] og det understregede bogstav eller Ctrl+bogstav på den funktion man ønsker at anvende.

Er der kommet en ny version af programmet siden der har været logget på sidste gang skal der foretages en programopdatering. Programmet foretager selv et versionstjek ved hver opstart og er der behov for en opdatering bliver man bedt om at foretage en automatisk programopdatering. Svarer man nej til at foretage programopdateringen vil programmet lukke ned, svares der ja til opdatering, vil de nye programfiler blive hentet. Den blå bjælke der indikerer at opdateringen foretages bliver ved med at køre op indtil programmet er opdateret.

Den reelle tid det tager for at gennemfører opdateringen er
ADSL: 2 til 4 minutter
ISDN: ca. 15 – 20 minutter
K56 modem: ca. 20 til 30 minutter
Hvis forbindelsen er dårlig, kan det tage længere tid.


2. Log ind og log ud

Opstart af Online Kasseregistrering sker på følgende måde:

• Log ind på ”min side” på Landmand.dk, tryk på startside DLBR Ø90 Online, hvorefter Ø90 startside vises.
• Er der en nyere version af Ø90 Online end den der er indlæst, beder systemet om man ønsker at opdatere. Vælger man nej til at opdatere lukker systemet. Det er et krav at den nyeste version bruges.

Angiv brugernavn, password og ejendomsnummer og tryk ”log ind”.



Første gang der logges ind, bliver man bedt om at skifte adgangskode, den nye adgangskode skal tastes to gange og være på 6 til 8 karakterer. Det nye password/adgangskode skal nu bruges ved de fremtidige login i VPN-klienten og Ø90, indtil at adgangskoden skiftes. Adgangskoden skal skiftes hvert halve år.



Log ud
For at forlade Ø90 på den rigtige måde, skal man vælge ”Menu” i venstre øverste hjørne og tryk derefter på ”Afslut”.

Afsluttes der på en anden måde, er der risiko for at forbindelsen fra Pc’en til det centrale system, ikke lukkes korrekt. Det samme er gældende hvis Pc’en går ned, her bliver Ø90 heller ikke lukket korrekt.

Hvis man starter Ø90 Online inden for en ½ til 1 time senere, den samme dag, kan man risikere at få meddelelsen ”Du er logget på fra en anden PC……” Det er fordi at den oprindelige forbindelse ”hænger”.Ø90 programmet skulle automatisk blive koblet af inden for maks. 1 tim, derefter skulle man kunne komme ind på Ø90 Online igen. 

Når du har været inde i Ø90 Online og lukker den ned, vil Juniper VPN klienten lukke ned samtidig.


3. Hjælp og vejledning

F1 hjælp
Over alt i Ø90 Online er der mulighed for at kalde F1Hjælp. Den hjælpetekst man får vist på skærmen vedrører det felt, cursoren er placeret i. I det vindue hvor hjælpeteksten vises, er der også en henvisning til den almindelige Ø90 vejledning, hvor der er en mere fyldestgørende vejledning for, hvad der skal foretages på det enkelte emne.

Ø90 vejledning
Vejledningen til Ø90 Online er indeholdt i Ø90 vejledningen. Der er en fyldestgørende forklaring til, hvad der skal laves i de enkelte billeder og menuer mv. Systemet ligger online, og der kan slås op i vejledningen via et link under F1 Hjælp eller ved at logge på www.O90.dk  eller på Landscentrets hjemmeside www.vfl.dk under fanebladet landbrugsinfo, Økonomi, Ø90-regnskabssystem, service og vejledning. Begge steder kræves login, men husk det er brugernavn og login fra Ø90, der skal bruges og ikke fra Landbrugsinfo. På www.o90.dk er der også mulighed for at se andre meddelelser om Ø90. Der er bl.a. Ø90 Nyt som beskriver ændringer i forbindelse med opdateringer, eller der gives meddelelse om, hvis Ø90 lukkes med.

På www.it.dlbr.dk er der mulighed for at se en liste over ofte stillede spørgsmål (FAQ) vedrørende Ø90 Online. Listen indeholder svar på hvad der skal gøres i forbindelse med de mest almindelige tekniske fejl i forbindelse med opstart og afvikling af Ø90 Online, herunder VPN klienten.

Det er intensionen at Ø90 vejledningen skal bruges, når du kender ”kom godt i gang vejledningen”.

Der er mulighed for at udskrive relevante afsnit af Ø90 vejledningen.

Læs adgang / flerbrugersystem
Ø90 Online er det samme system der bruges af regnskabskontorerne. Man skal derfor være opmærksom på, når man logger på, om der i den øverste blå linie er markeret at man kun har LÆS ADGANG. Det betyder, at der er en fra regnskabskontoret der arbejder på ejendommen, som derfor er låst for opdateringer fra andre brugere. Man får først mulighed for at få skriveadgang, når den anden er logget ud.
Det betyder igen, at når man selv arbejder på Ø90 Online, er der ikke mulighed for regnskabskontorets medarbejdere, at benytte den pågældende ejendom. Det skal derfor opfordres til at logge ud, når man er færdig med at arbejde på Ø90 Online.


4. Opgavevalg

Det første billede, man er i efter at have logget ind, er Opgavevalg billedet. For at komme til kasseregistrerin-gen vælges ”Menu” i øverste menulinie, her vælges Registrering og Kasseregistrering. Valgene foretages enten ved at bruge [Alt] tasten og det understregede bogstav samtidig, eller med pil op / pil ned. Ønsker man ikke kun at bruge tastaturet, kan musen anvendes i stedet for.

I opgavevalg billedet er der mulighed for at se, hvor langt frem man har afstemt kasseposteringerne.

Online bruger der har adgang til momsopgørelse (brugertype 80 og 79 og derunder) har adgang til opgavevalgsbilledet og mulighed for at oprette momsopgaver.

Dette gøres ved at vælge ny opgave, sætte markering ud for moms under Opgavespecifikation opgørelse/færdiggørelse. Herefter trykkes der Enter og perioden angives. Til sidst gemmes opgaven.



Regnskabskontoret har også mulighed for at oprette opgaven for kunden. I dette tilfælde skal man vælge Opgave oversigt og markerer den opgave der skal laves og tryk på overfør.



Man er nu parat til at starte momsopgørelsen. Dette gøres ved at trykke på trykknappen nederst til højre ”Start opgørelsen”.

Selve opgørelsen af momsen følger en bestemt rutine, hvor man skal igennem 4 opgørelsesbilleder, hvor man skal tage stilling til om de listede oplysninger er korrekte.

Det er vigtigt at denne rutine følges nøjagtigt. Det kan derfor kun anbefales, at man begynder på moms opgørelsen, hvis man har fået instruktion fra regnskabskontoret i, hvordan opgørelsen skal foretages.

For at lave momsopgørelsen skal man igennem 4 opgørelsesbilleder, Tilgodehavender, Varegæld, Egne Produkter, Tværgående kontrol, som skal beregnes og tjekkes.

Der skal henstilles til at Online bruger deltager i et kursus i forbindelse med opgørelse af momsen. Der er visse rutiner, der skal læres for at få lavet momsopgørelsen korrekt.


5. Kasseregistrering



Eksempel på kasseregistreringsbilledet.

Før man går i gang med kasseregistreringen, vil det være hensigtsmæssigt at overveje, om der skal foretages nogle valg om, hvordan registreringsbilledet skal se ud, og om der er nogle søjler i kasseregistreringen, det vil være hensigtsmæssigt at springe over, fordi der ikke er ret mange gange, man skal bruge feltet.


5.1 Opsætning

Generel opsætning



Disse valg gøres i menulinien under ”Opsætning”. I underpunktet ”Generel” er der mulighed for at vælge mellem to opsætninger af kasseregistreringsbilledet (Kolonne-rækkefølge). Det vil være en god ide, at man prøver dem begge, for at konstatere hvilken billedopsætning der passer bedst, men det anbefales, at der vælges ”Registrering ud fra bilag”, da billedet er tilpasset indtastning direkte fra bilag.

Den næste opsætning giver mulighed for at vælge om kontoteksten vises på posteringerne, når de er afstemt. Her anbefales at der vælges ”Vis tekst i alle posteringer”.
 
Overspring



Er der behov for at springe nogle søjler over, angives det også under ”Opsætning” i underpunktet ”Overspring”. Et ”J” angiver, at feltet springes over når man bruger tabulatoren til at bevæge sig mellem søjlerne. Et ”N” angiver, at søjlen ikke overspringes. Skal man alligevel ind i en søjle, der er sprunget over, bruges pil til venstre for at ”bakke” ind i en oversprunget søjle.


5.2 Værktøjslinien

Værktøjslinien kan vises eller være skjult . Hvis den ikke er vist, vælges menupunkt ”Vis” og tryk på værktøjslinie, så vises den. Alle værktøjsfunktioner er til rådighed via punkterne i den øverste linie, menulinien.


5.3 Forvalgslinien

I denne linie er der mulighed for, at angive hvilke felter der skal være udfyldt på forhånd, når man begynder på en ny linie. Der er mulighed for at lave forvalg til følgende felter:

• Dag
• Måned
• År
• Betalingsart
• Reference
• Bilag

Indstillingerne bliver gemt og er de samme når systemet åbnes næste gang. Indholdet i forvalgslinien bør afpasses i forhold til de felter, der er valgt overspring på. Det giver f.eks. ingen mening at have overspring på måned og år, hvis der i forvalgsfeltet er valgt ”ingen måned” og ”ingen år”.


5.4 Indtastningsbilledet

Generelt gælder følgende i de felter, der er åbne for indtastning:

• Hvis der tastes bogstaver eller tegn i et felt, hvori der kun må tastes tal, vil indtastningen blive stoppet. Det bliver markeret af en lille "Bip"-lyd.
• Hvis markøren vises som en lodret, blinkende streg, vil ny indtastning blive tilføjet i den udstrækning, der er plads i feltet. Hvis der ikke er plads til flere karakterer, vil indtastningen blive stoppet. Det bliver markeret af en lille ”Bip”-lyd.
  Ved brug af [Delete] slettes der én karakter til højre.
  Ved brug af [] (Backspace) slettes der én karakter til venstre.
• Hvis hele feltet er markeret (feltet er blåt), bliver det eksisterende indhold overskrevet.
  Ved brug af [Delete] slettes feltets indhold.
  Ved brug af [] (Backspace) slettes feltets indhold.

Indtastes der posteringer uden brug af kontonumre, er der krav om at følgende felter skal udfyldes: Dato, betalingsart, posteringstekst og mindst et af følgende felter: Kvantum 1, Kvantum 2 eller Beløb, resten er valgfrie.

Bliver linien rød
Bliver teksten rød i en linie er der en fejl, står man på linien vises meddelelsen i meddelelsesfeltet nede under kasseregistreringsbilledet. Bruger man ikke kontonummer, kan det være at dato, betalingsart (Be) eller tekst ikke er udfyldt, hvilket de skal være. Bruges der kontonumre, kan der til det enkelte kontonummer være tilknyttet nogle kontroller, som indikerer hvad der normalt forventes indtastet på kontoen. Fejlen er kun vejledende og kan accepteres ved at trykke på Acc. Advarsel / F3 i værktøjslinien.


5.5 Kontokoblinger

Kontokoblinger betyder, at der i forbindelse med kontering på bestemte kontonumre, automatisk bliver foretaget f.eks. en opsplitning af afgifter mv. på den enkelte postering.

Der er knyttet kontokoblinger til forskellige kontonumre. Hvis der indtastes et kontonummer, hvortil der er tilknyttet en kontokobling, åbnes kontokoblingsvinduet når linien opdateres. Der er bl.a. kontokobling på dieselolie, fyringsolie, el vandafgift mv.. Ønsker man at oprette en kontokobling selv, vælges ”Kontokoblinger” i værktøjslinien eller tast [Ctrl+ R].


5.6 Find

Trykker man på ”Find” i værktøjslinien, åbnes en menu hvor man kan fremsøge posteringer efter de forskellige valg, der er i billedet.



Eksempel på valgmulighederne i find dialogen.

De fremsøgte posteringer vises i et billede, der er opbygget på samme måde som kasseregistreringsbilledet. Hvis der skal rettes på nogle af posteringerne, kan det gøres i dette billede. Skal man tilbage til kasseregistreringsbilledet trykkes på ”Ophæv Find” i værktøjslinien eller på [Ctrl + F5].


5.7 Afstemning af posteringer

Når posteringerne for en måned er indtastet, skal de afstemmes, det gøres ved at vælge ”Afstem” [Ctrl + A] i værktøjslinien. Der kontrolleres om saldiene på betalingsarterne stemmer. Er der forskel, er der mulighed for at indtaste den rigtige saldo, og få udregnet differencen, det kan lette fejlfindingen. Når posteringerne er afstemt, kan der udskrives afstemningsliste, revisionsliste drift/skat, (se herom i afsnit 8). Afstemningen kan ophæves ved at indtaste posteringer til den afstemte periode.



Eksempel på afstemnings dialog.


5.8 Tjekke og låse posteringer

Er de tilføjet omposteringer og interne posteringer, skal perioden tjekkes. Herved sikres det, at posteringerne er i balance.



Eksempel på Tjek dialog.

Når posteringerne er tjekket skal de låses. Efter at posteringerne er låst, er der ikke mulighed for at ændre i dem længere. Regnskabskontoret har mulighed for at tilføje rettelsesposteringer, når først posteringerne er låst, men for Online bruger kan der ikke gøres mere. Nu kan der udskrives en kasseliste for de perioder, der er låst.

Online bruger med brugertype 90 har ikke adgang til at låse posteringer



Eksempel på Lås dialog.


6. Kontoplan

Når man slår op i kontoplanen (fra Værktøjslinien eller fra menulinien) [Ctrl + K] eller F4, vises der default, den visning der er valgt i menupunktet Opsætning. Der er mulighed for at vælge mellem "Vis alle", "Vis rettede" og "Vis anvendte" som default visning ved opslag på kontoplanen.

Hvis der ikke vises nogle kontonumre i dialogen, og der er valgt opsætningen "Vis anvendte", er det fordi, at der ikke er udpeget nogle kontonumre.
Regnskabskontoret kan være behjælpelig med at udpege de konti, der anvendes mest på den pågældende ejendom. Skulle der være behov for at vælge en anden konto, flyttes radioknappen øverst til højre fra ”vis anvendte” til ”Vis alle”, hvorefter der er adgang til hele kontoplanen. Den pågældende konto kan søges frem og markeres med mellemrums tangenten. Kontonumret kan også overføres til posteringen ved at trykke på knappen nederst til højre ”Overfør”.

Online brugere har kun adgang til at oprette konti. Der er ikke adgang til at redigere eller slette konti.



Eksempel op kontoplan ”vis anvendte”.


7. Bankdata

Der er mulighed for at overføre data fra elektroniske bankkontoudtog, direkte ind i kasseregistreringen. Det kræver blot, at din bank kan levere et elektronisk bankkontoudtog, enten via homebanking/netbank eller på anden måde. Herefter skal der anvendes et importfilter, der sikrer, at dataene i kontoudtoget læses korrekt, og bliver overført til kasseregistreringen i de rigtige felter.


7.1 Opsætning bankdata

I billedet Opsætning bankdata, som findes under Menu > Registrering > Opsætning bankdata, er der mulighed for at undersøge, om der på lands- eller kredsniveau, er oprettet importfiltre, der passer til det kontoudtog man modtager. Dette gøres i dette billede:



Først trykker man på trykknappen ”Hent bankfil” hvorefter dialogen Hent bankfil åbnes:



Der er et almindelig søgebillede i Windows. Her finder man, og udpeger det kontoudtog man ønsker at anvende. Når filen er udpeget trykkes der på Åben, nu er filen læst ind, men der vises ikke noget resultat endnu, da der ikke er valgt afgrænsninger. Dette gøres ved at vælge funktionen ”Vis Importfiltre” som Åbner dialogen Importfiltre:



Her vælges blandt de filtre, der er oprettet, hvorefter der trykkes på Overfør. Nu vises oplysningerne fra kontoudtoget i ruden ”Kildefil”. Samtidig vises i ruden ”Resultat af feltvalg”, hvilke oplysninger der bliver overført til kasseregistreringen.

På landsniveau er der oprettet importfiltre for følgende pengeinstitutter.
Bankdatacenter Netbank og PC bank (Sammenslutning af flere banker, se Ø90 vejledningen)
BFC datacenter (Sammenslutning af flere banker, se Ø90 vejledningen)
Danske Bank (gælder også BG Bank)
Jyske Bank (Erhverv)
Nordea
Nykredit Bank
SDC (Sammenslutning af flere banker, se Ø90 vejledningen)

Regnskabskontoret kan have oprettet importfiltre for pengeinstitutter, der er fremherskende i netop dette område.

Ser oplysningerne ikke rigtige ud, kan man vælge at prøve et nyt importfilter og se om resultatet bliver bedre. Finder man et filter der passer, skal man ikke gemme det. Nu ved man hvilket filter, der passer til det kontoudtog, man skal have overført. Selve overførslen foregår i dialogen Konter bankdata, herom senere oplysningerne der vises i billedet Opsætning bankdata, er kun til orientering, de bliver ikke læst ind.

Er der ikke mulighed for at finde et filter, der passer til det bankkontoudtog, der er læst ind, skal der oprettes et nyt filter. Det kan gøres ved enten, at rette i de afgrænsninger og feltvalg der er i et eksisterende importfilter og gemme det under et nyt navn, eller ved at definerer et nyt importfilter helt fra bunden. Her henvises til Ø90 Vejledingen (tryk på F1 og vælg det blå link til Ø90 vejledningen).

Nu skulle der være fundet frem til et eksisterende importfilter der kan bruges, eller oprettet et nyt.


7.2 Konter bankdata

For at overføre Bankkontoudtoget til kasseregistreringen, skal man først åbne kasseregistreringen, derefter åbnes funktioner i menulinien og punktet Konter bankdata vælges, hvorefter dialogen ”Konter bankdata” åbnes.



For at få overført kontoudtoget vælges trykknappen Hent bankfil, hvorefter dialogen ”Hent bankfil” åbnes:



Der er et almindeligt søgebillede i Windows. Her finder man, og udpeger det kontoudtog man ønsker at anvende. Når filen er udpeget, trykkes der på Åben, hvorefter dialogen ”Tilknyt sammenhæng” automatisk åbnes.



Her skal angives det importfilter, der skal knyttes til kontoudtoget. Det var det importfilter, man fandt frem til eller definerede under billedet ”Opsæt bankdata”. Importfilteret kan enten skrives i feltet, eller der kan trykkes på F4 for at få vist, hvilke muligheder der er. Derefter skal der angives, hvilken betalingsart der skal knyttes til posteringerne. Betalingsarten kan skrives direkte eller søges frem ved at trykke på F4. Feltet mellemregningskonto skal kun udfyldes, hvis der under betalingsart er angivet O for ompostering. Dette bruges i forbindelse med indlæsning fra bankkonti der ikke har tilknyttet en betalingsart.

Til sidst trykkes der på Overfør og dataene bliver læst ind i dialogen ”Konter bankdata”.

Når data er indlæst i Konter bankdata, kan de enkelte posteringer suppleres med oplysninger om konto­nummer, Reference id og nummer, bilagsnummer og kvantum 1. Det er de samme oplysninger, der er tilgængelig i kasseregistreringsbilledet.

Der er et ekstra felt, som man skal være opmærksom på. Det er feltet, som angiver at posteringen skal overføres til kasseregistreringen. Feltet er på forhånd udfyldt. Er der nogle posteringer der ikke ønskes overført, fjernes markeringen.
 

8. Bestilling af udskrifter

Online Bruger kan bestille Kasselister, Afstemningslister og Revisionslister drift/skat.

I Bestilling Online vises et bestillingsbillede, hvor man kan vælge mellem de fire udskrifter, der er til rådighed. Udskriften vælges med flueben, som gøres med mellemrumstangenten, eller ved at dobbeltklikke med musen, i søjlen ”Bestil”.  Ved afstemningsliste og kasseliste skal der vælges periode. Dette gøres ved at vælge ”Vis periode” i værktøjslinien og overfør den rigtige periode. Tryk derefter på knappen ”Bestil” og udskriften bliver bestilt. Tryk derefter på ”OK”, hvorefter man kommer over i billedet ”Udskrifter-oversigt”.

For at få vist udskriften skal der trykkes på Opfrisk billedet eller F11, derefter vises udskriften.
Her er der to muligheder ”Vis Udskrift”, hvor man får vist udskriften på skærmen. Derefter kan der udskrives på PC printeren. Den anden mulighed er, at trykke på PDF print, hvorefter der bliver dannet en PDF-fil af udskriften, som bliver sendt til din E-mail adresse. Du kan herefter udskrive den via programmet Acrobat Reader (kan hentes gratis på Landscentrets hjemmeside).



Eksempel på bestillings dialog for Online brugere

Der er også mulighed for at bestille udskrifter via Menu>Færdiggørelse>Bestilling udskrifter.

Her er der mulighed for at bestille de udskrifter som man via legaliseringen har adgang til.



I ruden Bestilling sætter man fokus på den udskrift der ønskes defineret derefter vælges, hvilken udgave det skal være. Online bruger skal altid vælge udgave J men for Moms er der mulighed for at vælge både udgave I og J. Når dette er gjort trykkes der på Overfør bestillingen [Ctrl+ F]. Herefter bliver den overført til ruden Valgte udskrifter.

Perioden man vælger udskriften for, hentes fra den periode der er valgt opgave for. Det kan i de fleste tilfælde være uhensigtsmæssigt, hvis der skal bestilles afstemningslister, kasselister eller revisionslister. Derfor henvises der til at bruge Bestilling Online for disse udskrifter.


Når man trykker på Start bestilling [Ctrl + B] startes alle de udskrifter der er anført i ruden Valgte udskrifter. For at begrænse antal udskrifter skal man huske, at markerer de udskrifter der ikke ønskes udskrevet med et flueben i søjlen Passiv.

Alle udskrifter der er defineret på ejendommen bliver vist i ruden Valgte udskrifter. Online bruger har kun mulighed for at bestille udskrifter, hvor der er sat flueben ud for udskriften i søjlen Online.

Når en udskrift er bestilt skal man trykke på Udskrift oversigt [Ctrl + O] for at komme over for at få vist udskriften på skærmen [Ctrl + U] og få den udskrevet.


9. Begrænsninger i brug af programmet

I systemet er der indlagt nogle begrænsninger i brugen, som afhænger af, hvilke brugertyper man har og dermed hvilke områder man har adgang til, dette er styret af brugernavnet, der er indtastet i start menuen. De områder, der ikke er adgang til, vil ikke være skjult. Prøver man at komme ind på punkter/menuer, hvor man ikke har adgang, vil der blive vist en meddelelse nederst i billedet (meddelelsesfeltet), om at man ikke har adgang til det pågældende punkt med den brugertype, man anvender.