Dato: 26-01-2012
Legaliseringsbilledet er kun tilgængeligt for Ø90- og Fag- kredsansvarlige. Billedet anvendes til legalisering af kontorets medarbejdere, der skal have adgang til Ø90 – samt til legalisering af Kunder, der skal have adgang til Ø90 enten som direkte bruger af en enkelt ejendom, eller som skal kunne indtaste deres status-seddel via en internetside (kommer først senere).
1. Legalisering til Ø90
1.1 BrugerID m.m. for regnskabskontorets medarbejdere
1.2 BrugerID m.m. for fagkontorets medarbejdere
1.3 BrugerID m.m. for enkeltejendomsbrugere (Kunder)
1.4 BrugerID m.m. for et andet regnskabskontors medarbejdere
2. Konsekvens af PersonID (del af BrugerID)
3. Brug af legaliseringsbilledet
3.1 Genvejsknapperne
3.2 Valglinie
3.3 Legaliseringsrude (indtastningsrude)
4. Legalisering af Ø90- og Fag-kredsansvarlige
5. Dialog – KredsID
1. Legalisering til Ø90
I finder billedet ved at logge på Ø90 som kredsansvarlig, og foretage følgende valg:
Menu > Administration > Legalisering ([Alt]+[M]+[D]+[L]).
I legaliseringsbilledet tildeles de personer, der skal have adgang til Ø90:
- Et BrugerID
- En adgangskode (midlertidig)
- Evt. indskrænkede rettigheder med en brugertype.
Kort vejledning til indtastning i forskellige situationer findes i afsnit 3.2.
BrugerID
BrugerIDén skal bestå af bogstaver og tal. Den er i princippet delt i 2 dele. Den første del identificerer kontorets kreds i Ø90, og den anden del identificerer den enkelte medarbejder eller kunde.
For det enkelte kontor skal hver medarbejder (og kunde) kunne identificeres via den sidste del af BrugerID. Det vil sige, det der i legaliseringsbilledet kaldes PersonID. Ø90 vil ved oprettelse og rettelse af PersonID kontrollere, at der ikke findes mere end en person pr. kontor, med de samme initialer i PersonID.
BrugerID for kontorets medarbejdere og for enkeltejendomsbrugere (kunder) er omtalt yderligere i de følgende afsnit 1.1, 1.2, 1.3. og 1.4.
Adgangskode
Adgangskoden (password), der tildeles brugeren ved oprettelsen er midlertidig. Første gang brugeren logger på, efter at der er tildelt en ny adgangskode, kommer der et krav om at skifte koden.
Adgangskoden kan bestå at bogstaver og tal. Den skal være mindst 6 tegn, og den må maksimalt være på 8 tegn.
Adgangskoden (password) skal skiftes med jævne mellemrum. Ø90 varsler nogle dage i forvejen, når det er tid til at skifte til ny adgangskode.
Når den ny adgangskode laves, gennemføres der en sammenligning, så det ikke er muligt, at genbruge de 2 tidligere anvendte adgangskoder, og at der ikke er for stort sammenfald mellem disse.
Fristerne for skift af adgangskode er forskellig afhængig af, hvor meget der er adgang til for den enkelte bruger:
- For enkeltejendomsbrugere kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 60 måneder.
- For kontorets medarbejdere kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 6 måneder.
- For de Ø90- og Fag- kredsansvarlige kræves adgangskoden skiftet mindst en gang for hver 3 måneder.
Hvis en BrugerID bliver blokeret, kan de kredsansvarlige for Ø90, altid indtaste en ny midlertidig adgangskode. Dette forekommer typisk i følgende situationer:
- Brugeren har glemt sin adgangskode
- BrugerID’en er blevet blokkeret på grund af, at der er tastet en forkert kode tre gange i træk.
Brugers navn
Brugerens navn kan valgfrit indtastes. For enkeltejendomsbrugere (kunder) vises det navn, der er registreret i Medlemsdata. Det anbefales altid at indtaste navn for medarbejderne, for at undgå fejltagelser ved senere rettelser af adgangskode og eventuel senere sletning af BrugerID (f.eks. når personale rejser).
Printeroplysninger
Der skal indtastes i felterne ”PrinterID m.m. indtastes en ”Dummy-PrinterID”. Den identificeres ved at angive ”LCABCD” som PrinterID i begge felter (”Almindelig” og ”Farve”).
Det anbefales altid at oprette en mail-ardesse for alle BrugerID, da det er denne mail-adresse PFD-print automatisk sendes til, når knappen ”PDF mail” i billedet ”Udskrifts-oversigt” bruges i Ø90.
Hvis ikke der er en mail-adresse, vil der komme en fejltekst herom.
1.1 BrugerID m.m. for regnskabskontorets medarbejdere
BrugerID for regnskabskontorets medarbejdere er sammensat af en KredsID på 3 tegn (bogstaver/tal), og en PersonID på 3-4 tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en medarbejder er på 6-7 tegn (bogstaver/tal).
1.2 BrugerID m.m. for fagkontorets medarbejdere
BrugerID for fagkontorets medarbejdere er sammensat af en KredsID på 5 tegn (bogstaver/tal), og en PersonID på 3 tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en medarbejder er på 8 tegn (bogstaver/tal).
1.3 BrugerID m.m. for enkeltejendomsbrugere (Kunder)
BrugerID for enkeltejendomsbrugere er konstrueret af en KredsID på 4 tegn (bogstaver/tal), og en PersonID på 5-6 tegn (bogstaver/tal). Det vil sige, at den samlede identifikation af en enkeltejendomsbruger er på 9-10 tegn (bogstaver/tal).
Ud over BrugerID og adgangskode skal der også for enkeltejendomsbrugere altid angives et Ø90-ejendomsnummer, der skal være oprettet i Ø90 og vælges den rette brugertype, læs mere om dette i punkt 3.2 Brugertyper.
1.4 BrugerID m.m. for et andet regnskabskontors medarbejdere
I kan komme i den situation at en medarbejder fra et andet regnskabskontor f.eks. skal lave budget og/eller opfølgning på en ejendom fra dit regnskabskontor. Dette er mulig ved at lave en legalisering, som til en enkeltejendomsbrugere (kunder), og så tildele den brugertype der passer. Læs mere om brugertyper i punkt 3.2 Brugertyper.
Der kan være brug for en Tro og Love erklæring, når der samarbejdes på tværs af kreds, her er en blanket (PDF).
2. Konsekvens af PersonID (del af BrugerID)
I punkt 1 er det nævnt, at BrugerID består af 2 dele, hvoraf den sidste del, identificerer den enkelte person.
Denne personidentifikation benyttes – stort set – overalt i Ø90. De bogstaver/tal, der er angivet for den enkelte person, vil automatisk blive påsat alle de posteringer, som personen opretter eller retter i. Derudover gælder denne registrering også en lang række ”faste oplysninger” i Ø90, der benyttes til styring og beregninger, der har konsekvens i det enkelte regnskab.
3. Brug af legaliseringsbilledet
Legaliseringsbilledet er opdelt i:
- Genveje via knapper
- Valglinje til fremsøgning samt kvitteringer af forskellig art
- Indtastningsrude (legaliseringsrude)
3.1 Genvejsknapperne
Ny:
- Funktionen ”Ny” kan anvendes ved oprettelse af ”Ny medarbejder” og ”Ny kunde/fag-konsulent”. Der kan også indtastes i blanke linjer nederst i billedet. Genvejstast til ”Ny” er [Ctrl + Y].
Inaktive / fejlramte brugere:
- Funktionen ”Vis – Inaktive / fejlramte brugere” fremsøger de brugere, der enten ikke har brugt deres BrugerID og adgangskode i en længer periode – fx medarbejdere der er flyttet, eller de brugere, der har tastet forkert adgangskode mere end 3 gange.
Genvejstast til ”Inaktive / fejlramte brugere findes ikke – brug [Alt] + [v] + [i] eller mus
Bemærk at man kun kan vende tilbage til normal visning ved at forlade Legaliseringsbilledet – og så vælge det igen via menu.
Slet:
- Funktionen ”Rediger – Slet bruger” sletter alt i legaliseringsbilledet, for den markerede BrugerID i indtastningsruden.
Genvejstast til ”Slet bruger er [Ctrl + del] – eller [Alt] + [r] + [s] – eller mus
Bemærk at brugeren slettes uden advarsel – der kan ikke fortrydes.
Brugertyper:
Oversigt over brugertyper og Beskrivelse:
|
Brugertype
|
Beskrivelse
|
|
680
|
Online Statusseddel.
Adgang til statusseddel i Ø90 kun via Internet.
|
|
440
|
Produktionsbudget uden adgang til Opfølgning, Regnskab eller Kasseregistrering.
|
|
430
|
Budget uden adgang til Opfølgning, Regnskab eller Kasseregistrering.
|
|
425
|
Budget og Opfølgning, uden adgang til Regnskab eller Kasseregistrering.
|
|
90
|
Online Kasseregistrering, fakturering og statusseddel.
Adgang til Opfølgning, men ikke Budget
Brugertype 680 + kasseregistrering m.m. uden lås posteringer.
Der er mulighed for at udskrive afstemningsliste og faktura.
|
|
85
|
Online Kasseregistrering med låsning af posteringer.
Brugertype 90 + mulighed for at låse posteringer.
Der kan udskrives kasseliste.
Adgang til Budget og Opfølgning
|
|
80
|
Moms og Lynmoms
Opgørelse af moms for kort periode.
Brugertype 85 + anvende momsopgave, kortperiodisk og udskrive momsopgørelse.
|
|
79
|
Opgørelse af moms for helårs periode.
Brugertype 80 + anvende momsopgave, helårs periode og udskrive momsopgørelse.
|
|
60
|
Online Registrering inkl. Likviditetsopgørelse (kort periode).
Som brugertype 79 + der kan anvendes likviditetsopgave (ikke helårs) og udskrives periodeopgørelse.
|
|
59
|
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse (også helårs).
Som brugertype 60 + der kan anvendes likviditetsopgave (alle perioder) og udskrives periodeopgørelse.
|
|
55
|
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra BEDRIFTSLØSNING). Kontrol (kortperiodisk).
Som brugertype 79 plus:
Der kan anvendes likviditetsopgave og budget (fra BEDRIFTSLØSNING) (ikke helårs) og udskrives periodeopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra BEDRIFTSLØSNING).
|
|
54
|
OnLine Registrering inkl. Likviditetsopgørelse og budgetkontrol (også helårs) (Budget overført fra BEDRIFTSLØSNING).
Som brugertype 55 plus: Der kan anvendes likviditetsopgave og budget (alle perioder), og udskrives periodeopgørelse og budgetkontrol (Budget overført fra BEDRIFTSLØSNING).
|
|
30
|
Fuld adgang på den pågældende ejendom.
|
|
20
|
Adgang til alle kredsens ejedomme
|
|
21
|
Økonomikredsansvarlig, til rettelser af kredsens data og legalisering af medarbejder, kunder og fagkonsulenter
|
|
22
|
Fagkredsansvarlig, legalisering af medarbejder
|
|
12
|
System-adgang, kun for ansatte på Videncentret for landbrug og IBM
|
|
10
|
System-adgang, kun for ansatte på IBM
|
|
1
|
System-adgang, kun for ansatte på IBM
|
Adgang til ejendom:
- Kunder der skal have adgang til flere ejendomme f.eks. I/S
- Fagkonsulenter der skal have adgang til budgettet på de ejendomme, som økonomikontoret legaliseret dem til. Det kræver formelt et skriftligt samtykke fra landmanden. Videncentret for landbrug har udarbejdet en skabelon for samtykket. Samtykke mellem Fagkontor og Landmand legalisering - bilag
Mulige printere:
- I denne dialog vises de mulige almindelige printere og de mulige farveprintere. Det er dog ikke nødvendigt mere, for i marts 2011 er alt print fra Ø90 overgået til PDF.
Læs om ”Dummy-PrinterID” tilbage i punkt 1. Printeroplysninger.
3.2 Valglinie
I valglinien er der følgende muligheder:
Gå til – Person-ID:
- Den ønskede PersonID skal indtastes efterfulgt af [Enter]
Genvejstast til ”Gå til – Person-ID” [Alt+P]
Ved søgning, vises resultatet i øverste linje i indtastningsruden.
Gå til – Ejendom-nr.:
- Det ønskede Ejendom-nr. skal indtastes efterfulgt af [Enter]
Genvejstast til ”Gå til – Ejendoms-nr.” [Alt+N]
Ved søgning, vises resultatet, ved at fokus er flyttet til korrekt linje i indtastningsruden.
I valglinien er der desuden kvittering for følgende:
Service tilladt fra:
- Der er ved afkrydsning kvitteret for om Landcentret (VFL) og/eller IBM har adgang til at yde Online-service for regnskabskontorets ejendomme. Ændringer kræver skriftlig fremsendelse af – eller tilbagekaldelse af servicefuldmagt.
Niveau:
3.3 Legaliseringsrude (indtastningsrude)
Sortering:
Det er muligt at sortere i billedet ved at tastet på overskriftet på den enkelte kolonne, efter alfabetetiske eller numeriskes regler.
Denne sortering gemmes ikke, når billedet forlades.
Normal brug af indtastningsruden:
|
Ny adgangskode
|
Ny adgangskode indtastes i den første kolonne. Brugeren vil automatisk blive tvunget til at skifte første gang den ny adgangskode anvendes.
|
|
Ny medarbejder
|
Ved oprettelse af ny medarbejder angives som minimum: Ny adgangskode, KredsID, PersonID og PrinterID. Der kan desuden angives Brugerens navn og mailadresse (til PDF-print).
|
|
Ny kunde/”fag-konsulent”
|
Ved oprettelse af en kunde/”fag-konsulent” (enkeltejendomslegalisering) angives som minimum: Ny adgangskode, KredsID, PersonID, ejendomsnummer, brugertype og mailadresse (til PDF-print).
|
4. Legalisering af Ø90- og Fag-kredsansvarlige
Legalisering af Ø90- og fag-kredsansvarlige kan kun gennemføres af medarbejdere på Videncentret for landbrug.
Arbejdsgang:
- Tildeling af ny Kreds adgangskode, hvis den gamle er blevet glemt eller låst, kan håndteres pr. telefon og mail.
- Oprettelse af nye Ø90-kredsansvarlige kræver skriftlig tilladelse og svar.
- Sletning af hidtidige Ø90-kredsansvarlige kan håndteres pr. mail.
Bilag til ovenstående skriftlige tilladelser, til Ø90 kredsansvarlig, kan hentes her.
Bilag til ovenstående skriftlige tilladelser, til Fag kredsansvarlig, kan hentes her.
5. Dialog – KredsID
Dialogen Kreds-ID kan kun vises for brugertyper 1, 10 og 12.
Dialogen anvendes på Videncentret for landbrug ved oprettelse/rettelse af Ø90- og Fag-kredsansvarlige til at sikre, at der tildeles korrekt identifikation for kontorets kredsnummer i Ø90. Dialogen sikrer samtidig, at der ikke kan forekomme ens identifikation (bogstaver og tal) for forskellige kredsnumre.
I dialogen vises i rækkefølge følgende:
- Kredsnummer.
- Kredsens navn.
- Bogstavkombination, der er KredsID for medarbejdere og kredsansvarlige.
- Bogstavkombination, der er KredsID for legaliseringer til enkeltejendom – landmænd.
- Servicemarkering for kredsen for Landcentret (VFL) henholdsvis for IBM.
- Initialer og dato for hvem der sidst har rettet. (Rettelser i dialogen kan alene foretages af brugertype 1.)
Der kan IKKE overføres fra dialogen ved oprettelse af nye BrugerID.