• at passivere eller aktivere en kontrol
• at ændre øvre og nedre grænse for hvornår en kontrol skal slå ud.

Det er vigtigt, at man har taget stilling til, hvilken dato en rettelse skal gælde fra. Hvis den f.eks. skal gælde fra og med 2005, anbefales det, at I vælger perioden 01.01.05 – 01.01.05 i Opgavevalg. Når I vælger kontrolgrænsebilledet, vil den valgte periode fremgå af titellinien.

Der kan være fastsat begrænsninger i ovenstående muligheder for kredsændringer. Det kan f.eks. være fastlagt

• at kontrollen er fast, og derfor ikke kan passiveres/aktiveres.
• at kontrolgrænserne ikke må rettes.

I kan ikke rette i markeringen for, om en kontrol kan accepteres eller ikke.

Et godt kontrolsystem forudsætter også jeres medvirken. Se i afsnit 5, hvornår det bl.a. kunne være relevant at komme med ændringsønsker til landscentret vedr. kontroller.

I kan bestille en udskrift Gældende kontroller, hvor I kan se alle de kontroller, der er oprettet på landsniveau. Udskriften bestilles i billede "Udskriftsbestilling" (KUB i cics) på bestillingsnummer 267.


2. Beskrivelse af billedet kontrolgrænser



I billedet vises den gældende version af en kontrol på til-datoen i den valgte periode i opgavevalg (=ultimodato i perioden vist i titellinien).

I valglinien øverst i billedet er der følgende valgmuligheder:

Gå til kontrolnummer
Her kan et 6-cifret kontrolnummer indtastes, hvorefter søgningen aktiveres med [Enter]. Det indtastede eller først kommende kontrolnummer herefter, vil blive vist.

Lands- og kredsniveau
Her vælges, om det er lands- eller kredsniveau af de til perioden gældende versioner af kontroller, som skal vises i ruden nedenfor.

Til hvert 6-cifret kontrolnummer er der tilknyttet følgende oplysninger:

Kontroltekst
På landsniveau er der oprettet en kontroltekst på indtil 2x80 karakterer, som vil blive isat kontroludfaldet. Kontrolteksten kan ikke rettes kredsniveau.

A/P/F kode
En kontrol kan aktiveres (A) eller passiveres (P) på kredsniveau. Er kontrollen fast (F), vil kontrollen altid blive gennemført – man kan da ikke passivere kontrollen på kredsniveau.

Grænser
Kontrolgrænser kan bruges til at afgøre om en kontrol skal slå ud. Ofte vil grænserne bestå af en nedre grænse (Gr1) og en øvre grænse (Gr2), men de kan også indeholde en tilladt % afvigelse og tilladt beløbsafvigelse eller andet. Det fremgår af vejledningen til de enkelte kontroller, hvordan kontrollerne virker. Kontrolgrænserne kan rettes på kredsniveau, men kan være underlagt restriktioner fra landsniveau. Se under rettekode nedenfor.

Startdato      
Alle oprettede og rettede oplysninger på et kontrolnummer er gældende fra en startdato og til uendeligt, med mindre der senere igen rettes eller kontrolversionen er blevet stoppet på landsniveau.

Acc. J/N
Angiv om kontrollen må kunne accepteres eller ej. Dette kan ikke ændres på kredsniveau.

Rettekode
Der er på landsniveau indberettet rettekode for henholdsvis Gr1 og Gr2, som bestemmer, hvordan den enkelte kontrolgrænse kan rettes. Rettekoderne har følgende betydning:

L	Kontrolgrænse kan ikke ændres på kredsniveau
I	Ingen rette begrænsning på kontrolgrænsen på kredsniveau
O	Kontrolgrænsen kan kun rettes op på kredsniveau
N	Kontrolgrænsen kan kun rettes ned på kredsniveau

Funktioner i billedet
I billedet kontrolgrænser kan følgende funktioner anvendes på kredsniveau (husk at kontrollere dato for rettelse – se under indledning):

• Ret. Rettelse sker ved at rette oveni oplysninger, som er åbne, på en eksisterende kontrolversion.
• Slet version [Ctrl + del]. Funktionen sletter den kredsversion af kontrollen, som er vist i billedet, og den tidligere gældende version af kontrollen vises (enten tidligere kredsoplysning eller landsoplysning)

3. Retningslinier vedr. oprettelse og ajourføring af kontroller

Nedenfor beskrives landscentrets retningslinier for oprettelse og ajourføring af kontroller i kontrolgrænsebilledet.


3.1 Generelt om mulighed for passivering på kredsniveau

På landscentret forsøger vi at følge nedenstående retningslinjer, når vi beslutter om en kontrol er fast (udføres altid), aktiv eller passiv på landsniveau.

Faste	Alle kontroller, der er udtryk for deciderede fejl i regnskabet, skal være faste. Som eksempler kan nævnes: Afstemningsfejl på forskellige niveauer i regnskab og bogføring Hvis der er uoverensstemmelse mellem stamdata (aftale) og opgave Hvis manglende eller forkerte oplysninger med en vis sandsynlighed vil medføre et forkert resultat af en beregning Forhold, der med en vis sandsynlighed vil medføre afvisning af overførsel til diverse statistikker mv. For eksempel manglende oplysninger eller oplysninger der overskrider vigtige grænseværdier Forhold, der vil give fejl eller uhensigtsmæssigheder i udskrifterne. For eksempel negativ status på en konto, der medregnes i aktiver uanset fortegn.
Aktive	Alle kontroller, der kan være udtryk for fejl eller manglende manuel kontrol. Som eksempler kan nævnes: Tjeklistekontroller. Det vil sige diverse påmindelser om, at man selv skal kontrollere et område. Advarsler om måske modstridende impulser til Ø90. For eksempel at man både har tilkoblet en automatisk beregning og selv indtastet postering. Eller man har indtastet oplysninger, der godt nok kræves i en beregning, men man har ikke valgt denne beregning. Advarsler om at man måske har glemt noget. Når konto xxxx er berørt, plejer der også at være noget på konto xxxx. m.fl.
Passive	Der er p.t. ingen passive kontroller på landsniveau

3.2 Generelt om mulighed for accept på ejendomsniveau

På landscentret forsøger vi at følge nedenstående retningslinjer, når vi beslutter om en kontrol er en fejl (kan ikke accepteres) eller en advarsel (kan accepteres).

Fejl

Alle kontroller, der er udtryk for deciderede fejl i regnskabet må ikke kunne accepteres. Som eksempler kan nævnes: Afstemningsfejl på forskellige niveauer i regnskab og bogføring Hvis der er uoverensstemmelse mellem stamdata (aftale) og opgave Forhold, der med en vis sandsynlighed vil medføre afvisning af overførsel til diverse statistikker mv. For eksempel manglende oplysninger eller oplysninger der overskrider vigtige grænseværdier. (Svarende til gamle beretningskontroller, der ikke kunne godkendes)

Advarsler

Alle kontroller, der er udtryk for risiko for fejl i regnskabet eller risiko for at resultatet er et andet end tilsigtet, skal kunne accepteres. Som eksempler kan nævnes: Tjeklistekontroller. Det vil sige diverse påmindelser om, at man selv skal kontrollere et område. Hvis indtastede posteringer er overflødige / kan have uønsket effekt på en automatik. Hvis manglende oplysninger med en vis sandsynlighed kan medføre et forkert resultat af en beregning. Hvis der mangler sammenhæng i regnskabets oplysninger for eksempel besætning, men ingen foder udgift. Herunder også kontrol af diverse grænseværdier, afhængigt af hvilket kontrolniveau der er valgt til opgaven. Forhold, der kræver forklaring, for at man undgår afvisning af overførsel til diverse statistikker mv. For eksempel manglende oplysninger eller oplysninger der overskrider vigtige grænseværdier. (Svarende til gamle beretningskontroller, der kunne tvangsgodkendes)

3.3 Generelt om muligheden for at rette grænser på kredsniveau

Der er kun mulighed for at rette grænser på kredsniveau på forholdsvis få kontroller. Det drejer sig fortrinsvis om afvigelseskontroller i forhold til sidste års tal, hvor I på kredsniveau kan justere følsomheden af en kontrol.

På de øvrige afvigelseskontroller, hvor I ikke kan rette en grænseværdi på kredsniveau, vil I som hovedregel kunne acceptere kontrollen på ejendomsniveau. Se også sondringen ovenfor mellem fejl og afvigelser.

Endelig er der rigtigt mange af kontrollerne, som slet ikke bruger en grænseværdi i definitionen, så her er felterne Gr1 og Gr2 lukket for indtastning på kredsniveau.


3.4 Retningslinier for oprettelse af kontroltekster på landsniveau

På landsniveau er det hensigten at oprette kontroltekster med en så sigende tekst som muligt på de 2 x 80 karakterer, der er plads til. Henvend jer til Ø90 service, hvis I mener teksten kan gøres bedre.

Minimum er, at kontrolteksten i ord skal forklare, hvorfor kontrollen er slået ud. Men da der er begrænset plads til rådighed, skal I altid læse kontrolteksten i sammenhæng med, hvad der i øvrigt isættes af oplysninger i kontroludfaldene, og hvilke opgaver mv. der laves opgørelse for. Det kan være:

• isatte konti
• hvilke opgaver der er flueben i, når der sættes fokus på kontroludfaldene
• hvilket billede I har fået kontroludfaldet i
• hvilke opgaver I har valgt i opgavevalg/stamdata

Hvis det f.eks. er en supplerende oplysning på et referencenummer der kontrolleres for, så vil vi ofte skrive referencenumret i kontrolteksten (dvs. såfremt I kan se referencenumret i billedet).

Kontonumre vil vi normalt ikke nævne i kontrolteksten, såfremt de allerede fremgår af isæt konto. Hvis det ikke er muligt at isætte konti i kontroludfaldene, er det normalt ikke praktisk muligt, at nævne kontonumrene i kontrolteksten – der er ofte for mange kontointervaller, der indgår i kontrollen.

På landscentret vil vi i kontrolteksten skrive, hvis der skal skrives en bemærkning til accepterede kontroludfald. Gælder f.eks. visse kontroller, der indberettes til landscentret statistik.


4. Specielle forhold omkring sammenhænge til landsniveau i billedet

Nedenfor beskrives nogle specielle forhold vedr. sammenhænge til landsniveau i billedet kontrolgrænser.

Hvis I retter på kredsniveau
I skal være opmærksomme på, at hvis I retter en oplysning på kredsniveau, så skal I blive ved med at vedligeholde oplysningen på kredsniveau, idet en rettelse på kredsniveau gælder indtil I retter igen. I får derfor ikke automatisk glæde af, at f.eks. grænserne næste år tilrettes på landsniveau. Hvis I blanker en kredsoplysning fra og med en given periode, kan I dog altid vende tilbage til landsniveau. Dette gælder for oplysningerne A/P/F, Gr1 og Gr2 hver for sig.

Oprettelse af nye kontroller på landsniveau
Når landscentret opretter nye kontroller sker det med en "gammel" startdato, der hedder 01.01.95. At startdatoen er valgt til, at være så gammel på landsniveau skyldes, at der skal kunne beregnes i opgørelsesbillederne i gamle perioder. Hvis en kontrol i billede korn f.eks. bliver oprettet på landsniveau med startdatoen 01.01.06, så vil billede korn ikke kunne beregnes i kalenderårsregnskaber 2005. Ulempen ved denne tekniske begrænsning, er at nye kontroller virker i gamle perioder.


5. Ændringsønsker til kontroller

I er velkommen til at rette henvendelse til Ø90 Service på Landscentret hvis:

• I mener, at en kontrol bør kunne passiveres
• I mener, at en kontrol bør kunne accepteres
• I mener, at en kontrol bør have andre grænser på landsniveau
• I mener, at en kontrol bør have en bedre kontroltekst (max 2 x 80 karakterer)
• I mener, at en kontrol slår ud i et billede, når den ikke skal gøre det.
• I har ønske om nye kontroller
• I mener at en eksisterende kontrol er blevet irrelevant.