Dato: 18-11-2009
Dette afsnit indeholder en beskrivelse af, hvordan kopiering/flytning og sletning af ejendomme virker i Ø90, det vil sige:
-
Flytning af data fra anden kreds, herunder bestilling til Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret
-
Flyt eller slet indenfor egen kreds, herunder en beskrivelse af billede "Flytning/sletning af ejendomme".
I forbindelse med "flyt/kopi" af ejendomme er det vigtigt, at til-ejendommen ikke berøres i Ø90, før "flyt/kopi" er foretaget. Ejendommen må ikke anvendes i Ø90, før kvitteringen er modtaget fra IBM.
1. Flyt/kopi af data fra en kreds til en anden kreds
1.1 Krav til flytning
1.2 Afgiverkredsen:
1.3 Modtagerkredsen:
2. Flyt/kopi indenfor egen kreds
3. Sletning af ejendom
4. Billede KDFE
1. Flyt/kopi af data fra en kreds til en anden kreds
1.1 Krav til flytning
Kopiering eller flytning mellem regnskabskontorer kan kun foretages på Landscentret. Bestilling af kopiering eller flytning foretages på bestillingssedlen "Flyt/Kopi", der skal være underskrevet af kontorlederen fra både afgiver- og modtagerkreds.(Bestillingssedlen her)
I Ø90 er det muligt at "flytte" ejendomme mellem kredse på to forskellige måder. Enten ved at flytte ejendommen, eller ved at få en kopi af ejendommen.
Flytning
Hvis man vælger at flytte ejendommen, vil alle kartoteker blive flyttet til modtagerkredsen, og den afgivende kreds vil ikke have mulighed for at se eller trække oplysninger i Ø90 vedrørende den flyttede ejendom.
Kopiering
Vælger man at få kopieret ejendommen, vil modtagerkredsen få en kopi af alle kartoteker på ejendommen, og afgiverkredsen vil have mulighed for at se og trække oplysninger i Ø90 på den pågældende ejendom. Det bør derfor altid være afgiverkredsen, der tager stilling til, om ejendommen skal flyttes eller kopieres. Samtykke til Dataoverførsel forbliver på den oprindelige ejendom.
Bestillingsseddel Kopi/flyt
Bestillingssedlen til flyt/kopi mellem kredse bliver typisk udfyldt hos modtagerkredsen først. Hvor kredsnummer og kredsnavn udfyldes, samt navn og ejendomsnummer på kunden, der ønsker at flytte regnskabskontor. Til sidst skal kontorlederen huske at datere og underskrive bestillingssedlen, inden den sendes til afgiverkredsen.
Vælg flytning af ejendommen
Det anbefales, at modtagerkredsen får flyttet ejendommen, i stedet for kopiering. Årsagen, til at flytning må anbefales, er, at hvis ejendommen bruger DLBR ØkonomiIT kasseregistrering, giver en kopiering problemer med dataudveksling mellem DLBR ØkonomiIT kasseregistrering og Ø90.
1.2 Afgiverkredsen:
Nedenfor gennemgås, hvad afgiverkredsen skal foretage sig, når klienter ønsker at flytte regnskabskontor.
Afgiverkredsen udfylder bestillingssedlen ”Bestilling af flyt – kopi af ejendom” med afgiverkredsnummer og kredsnavn, samt ejendomsnummer på kunden der flytter, og tager stilling til, om ejendommen ønskes flyttet eller kopieret til modtagerkredsen. Valget markeres med X enten i flyt eller kopi. Dernæst dateres og underskrives bestillingssedlen af kontorlederen.
Bestillingsseddelen sendes til
Ovennævnte bestillingsseddel skal altid være underskrevet af kontorlederen og sendes til:
Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret
Att.: Karen Marie Jensen, ØkonomiIT
Udkærsvej 15, Skejby
8200 Århus N
Bestillingssedlen er udformet således, at når den foldes en enkelt gang, passer adressen til en C5-rudekuvert.
Som service for modtagerkredsen vil det være en god idé at bestille udskriften "Anvendte konti" for den seneste periode, hvor ejendommen har været anvendt på kredsen og sende udskriften "Anvendte konti" til modtagerkredsen.
1.3 Modtagerkredsen:
Ejendomsnummer skal være oprettet i Medlemsdata
Ejendomsnumret, der flyttes/kopieres til, skal være oprettet i medlemsdata. Er man i tvivl om, hvordan ejendommen oprettes i medlemsdata, findes der en vejledning (vejledning til medlemsdata), der beskriver, hvad der skal indberettes. Det er meget vigtigt, at der tilknyttes projektnummer 8920 (Ø90) i medlemsdata.
Når ejendomsnumret er oprettet i medlemsdata, må man ikke kontrollere om ejendommen findes i Ø90. Eneste kontrol, der må foretages, er i medlemsdata.
Husk !
Modtagerkredsen kan og må ikke begynde at bruge ejendommen, før man har modtaget en kvitteringsliste fra IBM, der bekræfter, at ejendommen er flyttet/kopieret. Med brug af ejendommen menes, at den ikke må anvendes i Ø90.
Hvis man skulle være så uheldig, at ejendommen er berørt i Ø90 inden flytningen skal ejendommen slettes i Ø90 før flytningen kan gennemføres. Billedet til sletning af ejendomme hedder "Flytning/sletning af ejendomme" (KDFE) og kan kun bruges af den/de kredsansvarlige (se nedenfor).
Forsendelsesadresser
Modtagerkredsen skal være opmærksom på, at afgiverkredsen kan have anvendt en forsendelsesadresse på den flyttede/kopierede ejendom. Denne forsendelsesadresse skal modtagerkredsen ind og rette til/slette, så ejendommens udskrifter sendes til den korrekte adresse.
Bestillingsseddelen ”Bestilling af flyt – kopi af ejendom” sendes til
Bestillingsseddel skal være underskrevet af kontorlederen og sendes til afgiverkredsen
Vedlæg evt. kopi kundens samtykke til overdragelse af regnskabsmæssige oplysninger fra det tidligere regnskabskontor
2. Flyt/kopi indenfor egen kreds
Indenfor samme kreds
Flytning/kopiering af ejendomme kan foretages indenfor samme kreds. Flytning fra et ejendomsnummer til et andet ejendomsnummer kan foretages på kredsniveau af den/de kredsansvarlige. Kopiering af ejendomme skal bestilles, og kan kun foretages på Landscentret.
Flytning
Flytning fra et ejendomsnummer til et andet ejendomsnummer foretages af den/de kredsansvarlige. Billedet der skal bruges findes under Dataadministration og "hedder" "Flytning/sletning af ejendomme" (KDFE) og er beskrevet nedenfor.
Husk Medlemsdata
Når man på kredsniveau flytter ejendomme fra et nummer til et andet nummer, skal man huske at få rettet medlemmet i Medlemsdata. Der skal først rettes, så medlemmet i Medlemsdata har to referencenumre til Ø90. Det vil sige både det "gamle" ejendomsnummer og det "nye" ejendomsnummer.
Kopiering
Kopiering af ejendomme kan kun foretages på Landscentret, og bestilling skal derfor indsendes til Landscentret på en mail til Ø90 service. Det betyder, at man har mulighed for at kopiere en ejendom til et nyt ejendomsnummer.
Kopiering indenfor kredsen kan f.eks. anvendes, hvis man ønsker at have nogle øvelsesejendomme til at afprøve forskellige ting på.
3. Sletning af ejendom
Slet ejendom
Sletning af ejendomme på kredsen kan være nødvendig enten som oprydning af ejendomsnumre, der ikke længere bruges i Ø90, eller hvis man ved en fejl er kommet til at bruge ejendomsnumret, før der er foretaget kopi eller flytning til ejendommen.
Bemærk
Når en ejendom skal slettes, skal den først slettes i Ø90 inden den slettes i Medlemsdata.
Hvis det gøres i forkert rækkefølge, kan man ikke se ejendomme i Ø90, men den vil tælle med ved de årlige optællinger til afregning til IBM.
Sletning
Ved sletning af en ejendom, efter at en kreds har afgivet ejendommen til en anden kreds ved kopi, bør afgiverkredsen vente med sletningen til "Flyt/kopi-kvitteringen" er modtaget. Hvis sletning foretages før kvitteringen er modtaget, kan alle data vedrørende ejendommen være tabt, hvis flytningen ikke er kørt korrekt.
Ved sletning skal man være opmærksom på, om der er nogle automatiske dataoverførsler, der skal anvendes på et senere tidspunkt. De forsvinder ved sletning af ejendommen. Sletning af ejendomme i Ø90 kan kun foretages af den/de kredsansvarlige.
Når en ejendom skal slettes, skal der foretages følgende:
-
Ejendommen bestilles til sletning via kredsbillede "Flytning/sletning af ejendomme" (KDFE) i Ø90. Sletning foretages ved en servicekørsel om natten.
-
Den følgende dag kan ejendommen slettes i Medlemsdata, eller referencen til Ø90 (8920) slettes.
Medlemsdata slettes ikke
Medlemmets navn og adresse mv. i Medlemsdata kan ikke slettes automatisk ved slet af ejendom i Ø90.
Advarsel!
En slettet ejendom kan ikke genskabes! Alle data er væk, inkl. sammenligningstal, grundlag for 5-års oversigt mv.
4. Billede KDFE
Billedet, der anvendes til sletning af ejendomme, hedder "Flytning/-sletning af ejendomme" (KDFE). Nedenfor er billedet vist med indtastning af en sletning af ejendom 20.
Indtastning i KDFE
Når der skal slettes en ejendom, skal ejendomsnummeret indtastes, og ved opdatering kvitteres med navnet på ejeren af ejendommen.
Når en ejendom skal flyttes fra et ejendomsnummer til et andet indtastes fra- og tilejendommen og ved opdateringen kvitteres med navnet på ejeren af ejendommen.
Nat-ajourføring
Sletningen/flytningen foretages først om natten, så man har mulighed for at fortryde en sletning eller en flytning. Indtastningen kan fortrydes ved at taste S i slettefeltet yderst til højre i billedet.