Dato: 05-11-2008

Afsnittet indeholder en beskrivelse af afstem, tjek og lås, og brug af aflusninger under registrering.


1. Summer i skærmbilledet
2. Afstem posteringer
3. Tjek posteringer
4. Lås posteringer
5. Aflusning af posteringer
6. Posteringer til afstemte perioder
7. I/S regnskaber (fejl i afstemning)


1. Summer i skærmbilledet

Skærmbilledet indeholder nederst nogle sum-felter. I venstre side findes sum på betalingsarter, og i højre side sum på bilag, referencenummer og betalingsart.

Venstre sumfelt
Sumfelterne i venstre side beregnes løbende, og viser den beregnede saldo på de anvendte betalingsarter frem til seneste postering.

Højre sumfelt
Sumfelterne i højre side skal aktiveres med funktionen ”vis sum” [F11]. Hermed beregnes summen for det bilag og det referencenummer som er i fokus i skærmbilledet. Sum funktionen kan anvendes både i afstemte, tjekkede og i ikke afstemte perioder.
Bemærk, hvis der rettes på beløb, eller indtastes flere posteringer, skal sumfelterne beregnes igen, ved tryk på "vis sum" [F11].

Beregningen af sum i betalingsart-feltet til højre er lidt anderledes. Beregningen ved ”vis sum” foretages på alle posteringerne på den valgte betalingsart til og med den postering, som er markeret. Hermed er det fx muligt at følge bevægelserne på et kontoudtog, hvis man skal have fundet en afstemningsfejl.


2. Afstem posteringer

Når der afstemmes i kasseregistrering, foreslår Ø90 selv en periode og en saldo som vises i en dialog. Hvis saldoen er korrekt, kan man med [Enter] opdatere saldoen på betalingsarterne. Hvis saldoen er forkert, kan man indtaste den korrekte saldo i kolonnen Forventet. Ø90 svarer med at vise differencen i kolonnen til højre.

Omposteringer og intern omsætning kan ikke afstemmes særskilt. De bliver afstemt sammen med alm. kasseposteringer.

Funktionen Afstem findes under menupunktet Funktioner, eller via [Ctrl + A]

Eksempel på afstemningsdialog:



Her afstemmes januar måned 2003

Online brugere afstemmer også Rettelsesposteringer hvis de findes i perioden.


3. Tjek posteringer

Tjek anvendes til at markere, at posteringerne i en periode er efterset og fundet i orden. Formålet med Tjek er at markere perioden for i orden. Rettelser til en tjekket periode kan foretages, men ikke uden at brugeren bliver advaret, hvis man forsøger at lave nye, rette eller slette posteringer til en Tjekket periode.  Accepteres advarslen, ophæves Tjek for den pågældende periode, og godkendelsesniveauet ”falder” til Afstemt eller Kartotekskontrolleret, afhængig af hvilken rettelse der er tale om.
Omposteringer, rettelsesposteringer og intern omsætning kan tjekkes særskilt, men ikke længere frem i tiden end kasseposteringer.

Funktionen Tjek findes under menupunktet Funktioner, eller via [Ctrl + T]

Hvis man ikke ønsker at Tjekke alle afstemte perioder, kan man fjerne fluebenene med mellemrumstasten i den første af de måneder der ikke skal Tjekkes, herved fjernes alle efterfølgende flueben.

Perioder med ikke accepterede aflusningskoder kan ikke Tjekkes.

Oversigt over godkendelseskoder:

F (feltkontrolleret)
K (kartotekskontrolleret)
A (Afstemt)
T (Tjek)
L (Lås)
 
Eksempel på dialog til Tjek posteringer:



Bemærk: Online brugere tjekker også rettelsesposteringer.


4. Lås posteringer

Når posteringer låses, er det ikke muligt at ændre i posteringerne, eller tilføje nye posteringer i den låste periode. Eneste mulighed for at ændre til en låst periode er, at den kredsansvarlige ophæver lås via kredslogon.

Rettelsesposteringer kan låses særskilt. Online brugere har ikke adgang til at oprette og låse rettelsesposteringer.

"Lås for nye rettelser"
Ved ”Ja” låses perioden for alle posteringstyper, og der kan ikke længere rettes i perioden
Ved ”Nej” låses perioden ikke for rettelsesposteringer, så det er fortsat muligt at supplere med nye rettelsesposteringer. Kasse-, om- og interne posteringer låses.

Omposteringer og intern omsætning kan ikke låses særskilt. De bliver altid låst sammen med alm. kasseposteringer.

For at Låse Tjekkede perioder, skal man sætte flueben med mellemrumstasten i den sidste af de måneder man ønsker at Låse, herved sætter Ø90 automatisk flueben i alle foregående perioder.

Funktionen Lås findes under menupunktet Funktioner, eller via [Ctrl + L]

Eksempel på dialog til lås posteringer:




5. Aflusning af posteringer

På kontoplanen er der nogle felter, som styrer, hvilken aflusning der foretages i kasseregistreringen.

Formålet med aflusningerne er at fange tastefejl og forglemmelser umiddelbart efter, at de er sket. Hvis en postering ikke kan opfylde kravene ved aflusning, giver Ø90 meddelelse til brugeren om, hvilke felter der er fejlramte. Brugeren kan vælge at:

• Rette posteringen (fordi det var en tastefejl)
• Acceptere posteringen på trods af advarsel (fordi der er tale om en undtagelse)
• Ignorere advarslen.

Advarsler, der er ignoreret, vil senere medføre, at en kontrol i opgørelsen slår ud. Dette kontroludslag kan kun fjernes ved at gå tilbage i registrering og enten rette eller acceptere posteringen.

Hvis der rettes i posteringen, gentages aflusningskontrollen.

Aflusningen sikrer, at en posterings tekst, beløb, kvantum 1, kvantum 2 og eventuelt produktionsgren er i overensstemmelse med det forventede.

Aflusning af posteringstekst kontrollerer om posteringstekst findes. Der er følgende muligheder:

• Tekst skal findes
• Tekst må ikke findes
• Tekst er uden betydning

Aflusning af beløb kontrollerer om fortegnet er som forventet. Der er følgende muligheder:

• Fortegn skal være positivt
• Fortegn skal være negativt
• Fortegn er uden betydning

Specielt for rettelsesposteringer (med ajourføringskode = R): Der foretages ikke aflusning på beløb.

Aflusning af kvantum 1 og 2 kontrollerer om kvantum findes. Der er følgende muligheder:

• Kvantum 1 skal findes
• Kvantum 1 må ikke findes
• Kvantum 1 er uden betydning

Aflusning af Produktionsgrenskode kontrollerer om Produktionsgrenskoden findes. Der er følgende muligheder:

• Produktionsgrenskode skal findes
• Produktionsgrenskode må ikke findes
• Produktionsgrenskode er uden betydning

Aflusning for anvendt produktionsgren foretages kun, hvis ejendommen anvender produktionsgrene. (Funktioner > Stamdata > Beregninger og udskrifter > Beregninger ”Aflus posteringer for P-gren jfr. kontoplan”)


6. Posteringer til afstemte perioder

Posteringer til allerede afstemt periode
Ved indtastning i kasseregistrering kan det forekomme, at der tastes til en allerede afstemt eller tjekket periode. Hvis dette er tilfældet, vises en bemærkningsdialog. ”Der registreres til en tidligere afstemt periode, afstem vil blive ophævet ved opdatering. Vil du fortsætte?”

Dette problem løses ved at afstemningen ophæves FØR rettelser indtastes.

Anvend funktionen "Ophæv afstemning" [Ctrl + H]

Når man anvender "ophæv afstemning" vises en dialog hvor man kan markere, hvilken periode man ønsker afstem og eller Tjek ophævet for.

Anbefalet arbejdsgang:

• Åbn dialogen til Ophæv afstemning [Ctrl + H]
• Marker hvilke perioder der skal have ophævet afstemning
• Opdater
• Foretag rettelsen i kasseregistrering og
• Afstem (og evt. tjek) igen

Dialogen "Ophæv afstemning" er meget lig med dialogerne til Tjek og Lås perioder.



Eksempel på dialog til Ophæv afstemning.

Når man vælger menupunktet ”Ophæv afstemning" fra Funktioner eller genvejstasten [Ctrl] + [H], vises relevante perioder i dialogen.

Der er kun mulighed for at sætte markering i kolonnen "Kassepostering" De øvrige kolonner er lukkede for indtastning. Ved ophæv afstemning (eller ophæv tjek) ophæves Afstem og tjek også for om-, rettelses- og interne posteringer i de valgte perioder.

Når der bliver sat flueben i en linie, udfyldes alle yngre rækker automatisk, så man kan se at ophæv også vil omfatte disse perioder.

Fejlramte posteringer
Advarsel: Hvis Ophæv afstemning ikke anvendes før rettelser til en afstemt periode, så kan der forekomme fejlramte posteringer.
Flere posteringer er indtastet til en afstemt periode.
Det kan i praksis forekomme, at der bliver indtastet flere posteringer, inden man opdager at perioden er afstemt eller tjekket. Det kan fx opstå, hvis der er forkert/gammel dato i forvalgslinien.

Hvis man ved en fejl har tastet i en forkert måned, kan man ændre dato. Det gøres ved at svare Nej til advarselsdialogen ”Vil du ophæve denne afstemning, og miste x fejlramte posteringer?”
Herefter kan dato rettes til en periode der ikke er afstemt, og posteringen kan opdateres. Hvis der er flere fejlramte posteringer, flyttes fokus til den næste postering. Vælg Nej til advarslen, ret dato og så videre på alle fejlramte posteringer.

Fejlramte posteringer kan findes med funktionen ”Find næste fejl”.
 
Indtastede posteringer bliver vist i indtastningsrækkefølgen indtil de bliver afstemt. Det gælder dog ikke for selve den postering, der får afstemningen til at falde, den bliver vist i datoorden efter opfrisk af billedet idet afstemningen ophæves.


7. I/S regnskaber (fejl i afstemning)

Fejl i Afstemning i kasseregistrering, når mellemregning er beregnet på hos interessenten.

Hvis der er overført posteringer fra I/S regnskabet, og posteringerne ikke kan afstemmes i Kasseregistrering, "Omposteringer kan ikke afstemmes pga. fejl i perioden 01.01.07 – 30.06.07" så skyldes det forkert eller manglende kontonummer på de overførte posteringer.
Fejlramte posteringer kan findes ved at benytte funktionen "Find fejl I/S posteringer"
Kontonummer rettes i posteringerne i I/S regnskabet, og beregning af mellemregning gentages hos deltageren.