Dato: 27-10-2008

Vejledningen vedrører indlæsning af elektroniske bankkontoudtog i Ø90. Her beskrives hvordan kontoudtoget indlæses, og hvordan importfiltre defineres, således at dataene bliver læst rigtigt ind i kasseregistreringen.


1. Bankdata
2. Opsætning bankdata
2.1 Brug af eksisterende importfiltre
2.2 Opret nyt importfilter eller tilret eksisterende
2.3 Slet importfilter
3. Konter bankdata
3.1 Hent bankdata
3.2 Tilknyt datasammenhæng
3.3 Overfør bankdata til kasseregistreringen



1. Bankdata

Følgende punkter hører til bankdata:

• Opsætning bankdata: For brugertype 20 og for alle Online brugertyper, findes det under Menu > Registrering > Opsætning bankdata. For bruger med kreds login findes adgangen under Menu > Kreds > Opsætning bankdata.
• Konter bankdata: Punktet findes under Menu > Registrering > Kasseregistrering og i menuen vælges Funktioner og Konter bankdata (w).

2. Opsætning bankdata

I forbindelse med overførsel af bankdata til Ø90, skal bankkontoudtoget tilknyttes et importfilter.

Importfiltrets opgave er at sikre, at oplysningerne i det elektroniske bankkontoudtog bliver adskilt korrekt, så de kan læses, og at de rigtige oplysninger kommer ind i de rigtige kolonner i kasseregistreringen.

I billedet Opsætning bankdata, kan man via funktioner eller værktøjslinien definerer nye importfiltre eller se, om eksisterende importfiltre er egnede til at håndtere formatet på det kontoudtog, der skal overføres. De data fra kontoudtog der vises her, er kun til oplysning. Overførslen af bankdata foregår i dialogen konter bankdata, under kasseregistreringen.

Det kan være en fordel at hente bankfilen ind, før man begynder at definerer eller ændre importfiltret.


2.1 Brug af eksisterende importfiltre

De importfiltre, der er defineret på forhånd, kan ses ved at åbne dialogen Vis Importfilter. Der er dog mulighed for selv at definerer yderligere importfiltre, hvis de eksisterende ikke kan anvendes.

Nye importfiltre får tilknyttet kreds eller ejendomsniveau, afhænger af den brugertype der anvendes. Skal der laves et importfilter på Kredsniveau skal brugertypen være en kredsbrugertype.  Andre brugertyper vil kun kunne definere importfiltre på ejendomsniveau.

Importfiltre på landsniveau

På landsniveau er der oprettet importfiltre for de pengeinstitutter eller datacentre, som er landsdækkende. Bruger man en af disse banker, skal man bruge et landsfilter og ikke oprette et filter magen til på kreds eller ejendomsniveau.

Importfiltre på landsniveau er markeret med et L efter navnet, Importfiltrene bliver oprettet og vedligeholdt fra landsniveau.
 
Banker
Følgende banker er oprettet på landsniveau, og bliver vedligeholdt fra landsniveau.

• Danske Bank
  • Anvendes også til BG Bank
• Jyske Bank
• Nordea
• Nykredit Bank
• Bankdata Center
  Anvendes til følgende banker:

  Alm. Brand bank Bonusbanken Djursland bank Århus Lokalbank Kreditbanken Nordfyn bank Nordjyske bank Nørresundby bank

  Ringkøbing landbobank Skjern bank Sparekassen Sjælland Sydbank Tønder bank Vestfyn bank Østjyske bank

• BEC DataCenter
  Anvendes til følgende banker:

  Amager Banken Arbejdernes Landsbank Danske Andelskassers Bank DiBa Falster Andelskasse Finansbanken Foreningen Mindre Pengeinstitutter Forstædernes Bank Frørup Andelskasse Frøslev-Mollerup Sparekasse Fælleskassen GrønlandsBANKEN Handelsbanken Midtbank Hvb Bank Hvidbjerg Bank Københavns Andelskasse Lokalbanken

  Lollands Bank Lunde-Kvong Andelskasse Lægernes Pensionsbank Merkur, Den Almennyttige Andelskasse Morsø Bank Møns Bank Pen-Sam Bank Ringkøbing Bank Roskilde Bank Ryslinge Andelskasse Salling Bank Sammenslutningen Danske Andelskasser Skælskør Bank Totalbanken Vestjysk Bank Vinderup Bank Vordingborg Bank

• SDC
  Anvendes til følgende pengeinstitutter:

  Almind Spare- og Lånekasse Basisbank A/S Bjergby-Flade Sparekasse Bodum-Ydby Sparekasse Borbjerg Sparekasse BRFbank a/s Broager Spare- og Laanekasse Brovst Sparekasse Brørup Sparekasse Den jyske Sparekasse Dragsholm Sparekasse Dronninglund Sparekasse Durup Sparekasse Egnsbank Han Herred Fanø Sparekasse FioniaBank A/S Flemløse Sparekasse Folkesparekassen Frøs Herreds Sparekasse Fuur Sparekasse Galten Sparekasse Gjerlev-Enslev Sparekasse Hals Spare- og Lånekasse Hellevad-Ørum Sparekasse Helligsø-Gettrup Sparekasse Hunstrup-Østerild Sparekasse Hvetbo Herreds Sparekasse Hvidbjerg Ørum Sparekasse Jelling Sparekasse Jerslev Sparekasse Kaupthing Denmark Klim Sparekasse Langå Sparekasse Løkken Sparekasse Lån & Spar Bank Middelfart Sparekasse Morsø Sparekasse Mørke Sogn Sparekasse Refsnæs Sparekasse Rise Spare- og Lånekasse Roslev Sparekasse Rønde og Omegns Sparekasse

  Snedsted-Nørhå Sparekasse Spar Nord Bankaktieselskab Sparbank Vest Sparekassen Balling Sparekassen Bredebro Sparekassen Den lille Bikube Sparekassen Farsø Sparekassen for Nr. Nebel og Omegn Sparekassen Faaborg Sparekassen Himmerland Sparekassen Hobro Sparekassen i Skals Sparekassen Kronjylland Sparekassen Lolland Sparekassen Løgumkloster Sparekassen Midt Vest Sparekassen Midtdjurs Sparekassen Midtfjord Sparekassen Nordmors Sparekassen Sundsøre Sparekassen Thy Sparekassen Vendsyssel Sparekassen Vestsalling Sparekassen Østjylland sparTrelleborg St. Brøndum Sparekasse Svendborg Sparekasse Sønderhå-Hørsted Sparekasse Thyholm Sparekasse Tved Sparekasse Tødsø-Erslev Sparekasse Ulsted Sparekasse Vistoft Sparekasse Vivild og Omegns Sparekasse Vorbasse-Hejnsvig Sparekasse Ø. Brønderslev-Hallund Sparekasse

Importfiltre på kredsniveau

Kredsen kan vælge at oprette og vedligeholde importfiltre for pengeinstitutter, der ikke er oprettet på landsniveau, men som har stor udbredning blandt kredsens kunder. Filtret er markeret med et K efter navnet.

Et kredsimportfilter kan kun oprettes af den kredsansvarlige og vedligeholdes fra kredsniveau. Kredsimportfiltre oprettes under Menu > Kreds > Opsætning bankdata


2.2 Opret nyt importfilter eller tilret eksisterende

Er der ikke mulighed for at anvende et importfilter på et overliggende niveau, er der mulighed for at oprette et nyt filter. Det kan gøres på to måder. Den første måde er at bruge funktionen "ny", hvor alle definitioner skal angives. Den anden måde er ved at tage udgangspunkt i et eksisterende importfilter og ændre navngivningen. Tilret de andre parametre der skal ændres og gem dem som et nyt importfilter.

I importfiltret angives, hvordan data er adskilt. Der skal tages stilling til hvilket tegn, der skiller de forskellige oplysninger, herunder hvordan datoformatet er, hvordan heltal og decimaler er delt, og om der er tusindtals adskillelse. Samtidig skal der tages stilling til, om der er oplysningslinier i kontoudtoget, som ikke er relevant for indlæsning af posteringerne. Dette gøres ved at angive, at indlæsningen skal starte og stoppe ved en bestemt linie.

Afgrænsningerne er følgende, og er udfyldt med de angivne defaultværdier, når der oprettes et nyt importfilter.

Afgrænsere:

Datoformat	Her angives det datoformat, der bruges i kildefilen. Der kan vælges mellem forskellige datoformater i drop down menu.
Feltseparator	Her angives det tegn, der adskiller de forskellige oplysninger i kildefilen. Der er default indsat ”;” (semikolon).
Decimalseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille heltal og decimaler. Der er default indsat ”,” (komma).
Tusindtalsseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille tusinder fra hundreder. Hvis der ikke bruges tusindtalsseparator skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”.
Vend fortegn	Hvis tallene i kildefilen har et fortegn der bevirker, at de bliver overført til kasseregistreringen med forkert fortegn, skal der markeres for, at der skal vendes fortegn. Dette gøres enten ved at klikke med musen i feltet, eller ved at trykke på mellemrumstasten, når fokus er i feltet. Hvis der ikke er behov for at vende fortegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”. Resultatet af vend fortegn ses først i ruden Resultat af feltvalg, når der er valgt, hvilket flet der skal over i beløbsfeltet i kasseregistreringen.
Citationstegn tekst	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at angive tekst. Bruges der ikke noget tegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”.
Begynd med række	Her anføres nummeret på den række, hvor posteringerne i kontoudtoget starter. Der er default indsat ”1”.
Slut med række	Her anføres nummeret på den række, hvor posteringerne i kontoudtoget slutter. Nummeret er regnet fra bunden. Der er default indsat ”1”.

Hvis bankfilen ikke allerede er hentet, vil det være en god ide at hente kontoudtoget med funktionen "Hent bankfil". Det kan hermed kontrolleres, om der er foretaget de rigtige valg. Oplysningerne i filen bliver indlæst, og resultatet af de foretagne valg af afgrænsninger, kan ses i ruden "Kildefil". Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, kan man ændre i afgrænsningerne, indtil det ønskede resultat opnås.

En mulighed for på forhånd at se hvilke afgrænsninger der skal angives, er at indlæse bankfilen i Windows programmet Notesblok eller WordPad. Her kan der opnås et overblik over, hvad der skal angives i de forskellige felter i afgræsningerne.
  
Når afgrænsningerne er defineret korrekt, skal der angives hvilke oplysninger i kontoudtoget, der skal over i hvilke felter i kasseregistreringen. Dette angives i ruden Feltvalg. Nummeret på søjlen i kildefilen / kontoudtoget angives i det felt, oplysningen skal overføres til i kasseregistreringen. Det er et krav, at der skal angives et feltnummer i datofeltet og beløbsfeltet, samtidig må der ikke angives det samme feltnummer flere gange.

I ruden Resultat af feltvalg, vises hvordan dataene vil blive læst ind i kasseregistreringen, ud fra de foretagne feltvalg. Er der under afgrænsninger angivet, at fortegn skal vendes, vil man først se resultatet af dette valg, når der er angivet en feltvalg til beløb. Det fortegn beløbet vil blive overført til kasseregistreringen med, ses i ruden resultat af feltvalg.

Når alle tilpasningerne er foretaget, trykkes på gem for at få gemt importfiltret, med det navn der er angivet i feltet importfilter. Importfiltret bliver gemt på det, niveau der er angivet i valglinien øverst i billedet. Hvis brugertypen ikke er i overensstemmelse med det angivne niveau, bliver importfiltret gemt på det niveau, der svarer til brugertypen. 


2.3 Slet importfilter

Ønsker man at slette et importfilter, kan dette gøres i dialogen Vis Importfilter. Det importfilter der ønskes slettet, skal være i fokus, hvorefter det slettes med trykknappen slet.

Adgangen til at slette importfiltre afhænger af brugertypen. Online brugertyper og kontorbrugertyper, har kun adgang til at slette importfiltre på ejendomsniveau. Importfiltre på kredsniveau kan kun slettes af bruger med kredsbrugertype.


3. Konter bankdata

Dialogen "Konter bankdata" vælges fra kasseregistreringen under funktioner. For at overføre kontoudtoget til kasseregistreringen, er det nødvendigt at det elektroniske kontoudtog er hentet fra netbanken / homebanking til PC’en før indlæsningen påbegyndes.

Ligger kontoudtoget på pc’en vælges funktionen "Hent bankfil", hvorefter der åbnes en dialog, hvor det pågældende bankkontoudtog udpeges. Herefter tilknyttes et importfilter samt den betalingsart, posteringerne skal have i kasseregistreringen. Hvorefter bliver bankdataene indlæst i dialogen "Konter bankdata". Her markers hvilke posteringer, der skal overføres til kasseregistreringen. Samtidig er der mulighed for, at supplerer de enkelte posteringer med kontonummer, bilagsnummer mv.

Overførsel af bankdata til kasseregistreringen, er ikke koblet op til nogen kontrol af, om der ligger posteringer til samme periode, eller om de samme posteringer er overført tidligere. Denne kontrol skal foretages manuelt.

Der er heller ikke kontrol af, om der overføres til en afstemt, tjekket eller låst periode, før dataene er indlæst i kasseregistreringen. Hvis det ikke er undersøgt på forhånd, om der indlæses til afstemte eller tjekkede perioder, er det nødvendigt at hente, behandle og indlæse de pågældende bankdata en gang til.


3.1 Hent bankdata

I dialogen "Konter bankdata" er der mulighed for at vælge funktionen "Hent bankdata". Herefter åbnes dialogen "Hent bankdata", hvor der er mulighed for at udpege det bankkontoudtog, der skal overføres. Dialogen fungerer efter standard Windows princippet, for udpegning / åbning af filer.

Dialogen er sat til default at åbne i biblioteket Temp, således at de brugere der anvender Citrix som opkobling, har mulighed for at udpege en bankfil. Disse brugere skal så blot huske, at gemme bankkontoudtoget i temp biblioteket, når den hentes fra Netbanken, eller umiddelbart før kontoudtoget skal bruges, i forbindelse med indlæsning i Ø90.

Hvis bankfilen er gemt i et andet bibliotek, vælges det pågældende bibliotek og filen udpeges. Efter at have udpeget filen med kontoudtoget, åbnes dialogen Tilknyt sammenhæng automatisk.


3.2 Tilknyt datasammenhæng

Efter at have udpeget bankfilen i dialogen "Hent bankdata", åbnes dialogen "Tilknyt sammenhæng" automatisk. Bankdata filen skal have tilknyttet det rigtige importfilter, og den rigtige betalingsart. Herefter trykkes på overfør, og bankdataene bliver nu læst ind i dialogen "Konter bankdata", hvor den viderebehandling og overførsel foretages.


Importfilter

I feltet "Importfilter" angives det importfilter, der skal bruges. Dette kan gøres ved at have feltet i fokus og trykke på F4. Nu åbnes dialogen "Vis Importfiltre", fokus sættes på det ønskede importfilter og der trykkes på Overfør.

En anden måde er, at skrive importfiltrets navn i feltet. Bruges denne metode, og er der flere importfiltre med samme navn, men tilknyttet forskellig niveau, bliver man nød til at anvende F4, for at udpege det rigtige importfilter.


Betalingsart

I feltet "Betalingsart" angives den betalingsart, der skal tilknyttes de bankposteringer, der bliver overført. Betalingsarten kan tastes direkte i feltet. Der er også mulighed for at anvende F4 og overføre den betalingsart, der er i fokus.

Der er også mulighed for at vælge O og R som betalingsart, hvis den bankkonto man overfører fra, ikke er en, der har tilknyttet betalingsart. Angives betalingsarten som O eller R, skal der angives en mellemregningskonto.

Der er kun mulighed for at angive betalingsart R, hvis brugertypen er 20.

Der er ikke kontrol af, om der tastes en korrekt betalingsart. Denne kontrol bliver først foretaget i forbindelse med overførslen til kasseregistreringen.


Mellemregningskonto

Er der angivet O eller R som betalingsart, skal der angives en mellemregningskonto. Hver postering der bliver overført til kasseregistreringen, bliver modposteret på denne konto med modsat fortegn på beløb og kvantum.

Kontonummeret kan indtastes direkte. Er fokus i feltet Mellemregningskonto, og der trykkes på F4, åbner kontoplans dialogen, og der er mulighed for at udpege og overfører mellemregningskontoen.

Normalt skal mellemregningskontoen for indlån, ligge i intervallet 2020 00 til 2029 99
og for banklån, i intervallet 2610 00 til 2628 99

Drejer det sig om anden virksomhed, kan kontonummer i følgende interval benyttes, 1920 00 til 1920 99 og 1960 00 til 1960 99


3.3 Overfør bankdata til kasseregistreringen

Når indholdet af bankkontoudtoget er overført til dialogen Konter bankdata, er der mulighed for at supplerer de enkelte posteringer med supplerende oplysninger.

I dialogen er der ikke kontrol på, om de indtastede oplysninger er korrekte, denne kontrol bliver først foretaget, når posteringerne bliver overført til kasseregistreringen. Her vil alle de overførte posteringer komme igennem kasseregistreringens feltkontroller mv. Det kan betragtes, som posteringerne var indtastet manuelt i kasseregistreringen. Alle oplysninger i de overførte posteringer kan rettes, slettes, udkonteres, omposteres, når først de er overført til kasseregistreringen.

• Dato: Feltet kan ikke rettes. Man skal være opmærksom på, at der ikke foretages kontrol af om den periode, der ønskes indlæst data for, er afstemt, tjekket eller låst. Kontrollen foretages først i kasseregistreringen.
  
  Er perioden der er overført for, afstemt eller tjekket, bør man vælges nej til at ophæve afstemning eller tjek. Overføres der alligevel, er konsekvensen den, at det kun er den første postering, der bliver indlæst, hvorimod de resterende går tabt (skal overføres igen).
  
  Problemet er, at hvis der er svaret ja til at ophæve, bliver den første postering indlæst og fokus flytter ned til en ny blank linie. Det kan således blive lidt problematisk, at finde den postering der er overført, hvis den står blandt mange posteringer, der tidligere har været afstemt eller tjekket. Det anbefales derfor, at svarer nej til at ophæve afstemning / tjek. Derefter ophæves afstemning / tjek manuelt hvorefter bankposteringerne overføres bagefter, hvis det var meningen at de skulle overføres.
   
• Beløb: Feltet kan ikke rettes.
   
• Tekst: Der er mulighed for at ændre teksten, der er overført fra bankkontoudtoget, således at det eventuelt bliver en mere sigende tekst. I denne dialog er der ikke mulighed for at opsplitte posteringer. Dette skal gøres, når posteringerne er overført til kasseregistreringen.
   
• Kontonummer: Der er mulighed for at tilføje et kontonummer til posteringen her. Indtastes der et kontonummer, bliver posteringen automatisk markeret til at skulle overføres til kasseregistreringen.
  
  Angives der et kontonummer der har tilknyttet en kontokobling, vil kontokoblingen automatisk blive aktiveret under overførslen til kasseregistreringen. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, at angive kvantum 1 og bilags nr. før posteringerne overføres.
  
  Det er også mulighed for ikke at angive et kontonummer. Der skal blot manuelt markeres, at posteringen skal overføres.
   
• Posteringen overføres: I denne kolonne markeres med flueben, om posteringen skal overføres til kasseregistreringen. Dette gøres manuelt med enten mellemrumstasten, eller med musen, eller automatisk, når der angives et kontonummer på posteringen.
  
  Er der angivet et kontonummer og det derefter bliver slettet igen, vil den automatiske markering af, at posteringen skal overføres, blive stående, ønskes posteringen ikke overført, skal markeringen slettes manuelt. Er der posteringer der ikke ønskes overført, skal det undlades at markere posteringen. Denne facilitet er bl.a. nødvendig, da der ikke er mulighed for at slette linier, i det overførte kontoudtog.
   
• Reference id og nr: Her kan tilknyttes et reference ID og nummer. Indtastes der kun et nummer og ingen ID, bliver det slette i forbindelse med overførslen.
   
• Bilagsnummer: Der kan vælges at påfører et bilagsnummer, men påsætning af bilagsnummer kan også vente til posteringerne er overført til kasseregistreringen. Hvis posteringen har fået tildelt et kontonummer, hvor der er tilknyttet en kontokobling, kan det være en fordel at have tilknyttet et bilagsnummer.
   
• Kvantum 1: Der er også valgfrihed om, der skal angives et kvantum 1. Det kan være en fordel at angive kvantum 1, hvis der, på det indtastede kontonummer, er kontrol af, om der skal være et kvantum 1.
  
  Hvis kontoen her tilknyttet en kontokobling der anvender kvantum 1 i beregningerne, vil det også være en fordel at have indtastet kvantum 1, før posteringerne overføres.