Dato: 05-07-2007
Dialogen Opret kunde bruges til at oprette og redigere kunder. Når kunden er oprettet er det muligt, at overføre kunden til dialogen "Kundeliste" eller billedet "fakturaindtastning".
1. Opret kunde
2. Hvordan oprettes en kunde
2.1 Auto udfyldt kontonummer
2.2 Overskrivelse af kontoteksten på kontoplanen
3. Hvordan redigeres en kunde
3.1 Kald af Kundelisten
3.2 Kald med værdi fra Fakturaindtastningsbilledet
4 Fakta om Opret kunde dialogen
4.1 Faneblad Generel
4.2 Faneblad eFaktura
4.3 Faneblad Notat
4.4 Faneblad Leveringsadresse
4.5 Valideringer ved gem kunde
1. Opret kunde
Ved udarbejdelse af en faktura på en kunde, der med stor sandsynlighed skal faktureres på igen på et senere tidspunkt, vil det være en god ide at oprette kunden i kundekartoteket. Det gøres via dialogen "Opret kunde". Dialogen tilgås under funktioner i Fakturaindtastningsbilledet.
2. Hvordan oprettes en kunde
Afsnittet indeholder en beskrivelse af hvordan en kunde oprettes i kundekartoteket.
Indholdet i dialogen er ikke gemt på databasen, før funktionen "Gem kunde" er anvendt, funktionen er tilgængelig via trykknap eller med [Ctrl+M]. Overfør knappen i bunden af dialogen gemmer også indholdet i dialogen. Derfor er det ikke nødvendigt at anvende gem funktionen, hvis kunden skal overføres. Ønskes kunden ikke overført og oplysningerne gemt, er det nødvendigt at anvende "Gem kunde".
Det er muligt at oprette flere kunder i dialogen, uden at lukke dialogen. Det gøres via funktionen "Ny kunde", der blanker indholdet i dialogen og er klar til indtastning af en ny kunde. Indholdet i dialogen er altid kun fra en kunde.
2.1 Auto udfyldt kontonummer
Ved oprettelse af en kunde vil feltet "Konto nr." være default udfyldt allerede ved åbning af dialogen. Der gives et godt bud på, hvilke konto nr. der er det næste ledige konto nr. på kontoplanen i intervallet 2201 00 – 2229 97. Er der ikke flere konto nr. ledige i intervallet angives konto nr. 2229 98.
Ønskes forslaget ændret er det muligt at kalde Kontoplanen med F4 fra feltet, og overføre det ønskede konto nr. fra kontoplanen. Det er også muligt at taste direkte ind i feltet.
Indtastes der et konto nr. der findes på kontoplanen, vil kontoplanteksten fra kontoplanen blive skrevet ind i kundenavnet – dette kan dog ændres.
Accepteres det automatiske konto nr. vil kontoen blive oprettet på kontoplanen helt automatisk i forbindelse med, at kunden gemmes, og kundenavn vil blive anvendt som kontotekst.
2.2 Overskrivelse af kontoteksten på kontoplanen
Hvis der anvendes et kontonummer på kontoplanen, der er oprettet tidligere, vil der ved "Gem" komme nedenstående dialog:
Svares der Ja til dette, vil kundenavnet overskrive kontoteksten på kontoplanen. Dvs. er kunde Lars Landmand oprettet på konto nr. 2201 01 vil kontoteksten på denne tilgodehavendekonto på kontoplanen hedde Lars landmand.
Svares der nej vil der ikke blive foretaget nogen form for overskrivning.
3. Hvordan redigeres en kunde
I dette afsnit er beskrevet hvordan en kunde, der er oprettet tidligere, kan redigeres.
3.1 Kald af Kundelisten
Skal en kunde, der ikke er aktiv i dialogen, redigeres, kan kunden overføres fra "Kundelisten". Kundelisten kan kaldes direkte fra Opret kunde dialogen via [Ctrl+L]. Kunden findes ved hjælp af søgefelterne og aktivering af Find. Når kunden er fundet anvendes knappen Overfør i "Kundeliste". Kunden er nu aktiv i dialogen "Opret kunde", og kan frit redigeres.
3.2 Kald med værdi fra Fakturaindtastningsbilledet
Det er muligt at kalde dialogen "Opret kunde" fra billedet "Fakturaindtastning" med en værdi i feltet "Kunde nr.". Findes kunde nr. i kundekartoteke, vil kunden blive vist i "Opret kunde".
4. Fakta om Opret kunde dialogen
I dette afsnit er alle valideringerne i Opret kunde beskrevet. Endvidere er de fire faneblade forklaret i detaljer.
4.1 Faneblad Generel
Moms nr. udenlandsk, CHR nr. og CVR nr. på kunden kan indtastes her i dette faneblad.
Endvidere er det muligt at vælge hvilken betalingsbetingelse og indbetalingsmåde kunden har. Disse værdier overføres, når kunden overføres ved udarbejdelse af en faktura. Værdien i disse to felter vil være default udfyldt, hvis der er tilvalgt en aktiv linie i dialogen "Indbetalingsmåde" og Betalingsbetingelse" – begge dialoger kan tilgås direkte fra denne dialog.
Udskriftsskabelonerne på de forskellige udskriftstyper bliver tilvalgt i dette faneblad. Det gælder for følgende udskriftstyper:
- Faktura, kladder og kreditnota
- Girokort
- Tilbud
- Kontoudtog
Ved alle fire felter er det gældende, at der er udfyldt en default skabelon – hvilken aktiv skabelon, afgøres i dialogen Stamdata faktura [Menu]+[Ejendom]+[Stamdata faktura]. Værdien kan frit ændres via F4 i det enkelte felt og overfør fra dialogen "Åbn skabeloner".
Ved overfør af kunde ved udarbejdelse af en faktura tages der udgangspunkt i den valgte skabelon på kunden.
4.2 Faneblad eFaktura
Der er mulighed for at markere kunden som elektronisk, dvs. alle fakturaer der bliver udarbejdet, så længe markeringen er der, vil være elektroniske fakturaer eller kreditnotaer. For at kunne sætte markeringen for anvendelse af elektroniske faktura, skal der være indtastet et EAN nummer og en værdi i feltet "Person ref.".
EAN nr. er på 13 cifre, og er kundens elektroniske postadresse. Det er meget vigtigt, at dette EAN nr. er korrekt indtastet. Der foretages derfor et check på om værdien i feltet er korrekt sæt sammen og værdien skal genindtastes.
4.3 Faneblad Notat
Der er mulighed for at indtaste interne oplysninger om kunden i Notat fanebladet. Her er plads til 1.000 karakterer, og der er ingen yderligere begrænsninger. Det er interne notater, der ikke vil komme ud på udskriften.
4.4 Faneblad Leveringsadresse
Det er muligt at oprette tre forskellige leveringsadresser på hver kunde. Det er dog kun muligt at anvende en af disse tre på den aktuelle faktura. Hvis en eller flere leveringsadresser anvendes, skal aktiv feltet være udfyldt ved en af de tre leveringsadresser. Det er denne leveringsadresse, der tages med over på fakturaen ved overførsel af kunden. Dog er det muligt at ændre denne via F4 i feltet "Leveringsadresse" i Fakturaindtastningsbilledet.
4.5 Valideringer ved gem kunde
Der foretages en validering af enkelte oplysninger ved oprettelse og redigering af en kunde. Det er yderst vigtigt, for at overholde lovgivningen vedr. indhold på en faktura – at kunden er oprettet korrekt.
Nødvendige oplysninger
Det er ikke muligt at oprette en kunde, uden at der er en værdi i de nødvendige felter. De nødvendige felter er:
- Kunde nr.
- Konto nr.
- Navn
- Adresse
- Post nr.
- By
Kontonummer
Der foretages et check på, om indtastet konto nr. findes i de lovlige intervaller. Intervallerne er som følger:
- 1930 00 – 1934 99
- 2200 00 – 2229 99
Endvidere foretages der et check på, om konto nr. tidligere er anvendt til en anden kunde, det gælder dog ikke for følgende konto nr.:
- 1934 98
- 1934 99
- 2229 98
- 2229 99
Ved indtastning af et konto nr. på kunden, skal det findes i de to overstående intervaller, og konto nr. må ikke være anvendt til anden kunde. Hvis et kontonummer som tidligere er anvendt til en ”gammel” kunde, ønskes anvendt til en ny kunde, skal den gamle kunde slettes først.
Andre valideringer
E-mail adresse og Web-adresse valideres for, at de rigtige karakterer er indeholdt i værdien i feltet.