Dato: 27-06-2007

• Opsætning indlæs kunder/varer. Her opsætter man filtre, så kundekartoteker og varelister bliver indlæst korrekt. Skærmbilledet findes under Menu > Administration > Opsætning indlæs kunder/varer i Ø90 (se vejledningen til Opsætning indlæs kunder/varer).
• Kundelisten for at se resultatet af indlæsningen af en kundefil. Kundelisten kan kaldes med genvejen [CTRL + L] (se vejledningen til kundelisten).
• Varelisten for at se resultatet af indlæsningen af en varefil. Varelisten kan kaldes med genvejen [CTRL + V] (se vejledningen til varelisten).

1.1 Indlæs kunder – anbefalet arbejdsgang

I dette afsnit beskrives hvordan man indlæser en kundefil, hvis der tidligere er oprettet et importfilter til kundefilen. Hvis der er brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 2, 3 og 4

Indlæsning af kunder

• Åbn billedet "Indlæs kunder/varer" (Findes her: Menu > Fakturering > Indlæs kunder/varer)
• Tryk F4 for at hente kundefilen og udvælg filen på PC’en
• Tryk på "Importfilter kunde", sæt fokus i det ønskede importfilter og vælg overfør
• Vælg "Start overførsel"
• Ø90 kvitterer med en OK dialog, når filen er indlæst korrekt (ved fejl se afsnit 2.4 Ret kildefil).

1.2 Indlæs varer – anbefalet arbejdsgang

I dette afsnit beskrives hvordan man indlæser en varefil, hvis der tidligere er oprettet et importfilter til varefilen. Hvis der brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 2, 3 og 4

Indlæsning af varer

• Åbn billedet "Indlæs kunder/varer" (Findes her: Menu > Fakturering > Indlæs kunder/varer)
• Tryk på "Hent varefil" og udvælg filen på PC’en
• Tryk på "Importfilter vare", sæt fokus i det ønskede importfilter og vælg overfør.
• Vælg "Start overførsel"
• Ø90 kvitterer med en OK dialog, når filen er indlæst korrekt (ved fejl se afsnit 2.4 Ret kildefil)

2. Hvordan indlæses kunder/varer

Afsnittet indeholder en beskrivelse af hvordan kunde- og varefiler indlæses i praksis i Ø90. Hvis det er første gang, der skal indlæses kunder/varer, er det en god idé at følge afsnitsrækkefølgen nedenfor.

 
2.1 Hent indlæsningsfil

For at få fat i den fil der skal indlæses, er det nemmeste at sætte fokus i feltet med overskriften "Kundefil til overførsel" eller "Varefil til overførsel" og trykke F4 (blå baggrundsfarve i feltet betyder, der kan bruges F4). Herved vises en standard windowsdialog til at hente filer med. Vælg den ønskede fil og tryk på "Åben".


2.2 Hent importfilter

Importfilteret fortæller Ø90, hvor de forskellige oplysninger i indlæsningsfilen skal gemmes i Ø90. Det er derfor nødvendigt, at der hentes et importfilter, der passer til den fil der skal indlæses.

Importfilteret kan hentes ved at placere fokus i feltet med overskriften "importfilternavn kunde" eller "importfilternavn vare" og trykke på F4 tasten. Herved vises en dialog, der indeholder de tilgængelige importfiltre. Hvis man er heldig (eller selv tidligere har oprettet et filter), findes der i oversigten et importfilter, der passer til den fil, der skal indlæses. Hvis det er tilfældet, skal man bare sætte fokus på det filter, der skal bruges og vælge "Overfør". Herved overføres det valgte filter til indlæs kunder/varer. Hvis der tidligere er hentet en indlæsningsfil, kvitterer Ø90 ved at vise oplysningerne fra indlæsningsfilen nederst i billedet.

Hvis der opstår fejl ved visningen af data nederst i billedet, farves de fejlramte linier røde. Hvis der kun er tale om nogle få fejlramte linier, kan funktionen "Ret kildefil" med fordel bruges til at rette problemet i den/de fejlramte linie i kildefilen (Brugen af "Ret kildefil" er beskrevet nedenfor i afsnit 2.4). 

Hvis der ikke findes et filter, der passer til den fil, der skal indlæses, er det nødvendigt at oprette et nyt importfilter.

For at lave et nyt importfilter skal man åbne "Opsætning indlæs kunder/varer". Skærmbilledet findes under "Menu > Administration > Opsætning indlæs kunder/varer" i Ø90 (se vejledningen til Opsætning indlæs kunder/varer).


2.3 Start overførsel

Når indlæsningsfil og importfilteret er hentet, er "Start overførsel" knappen tilgængelig nederst i billedet. Ved at vælge "Start overførsel" startes selve flytningen af data fra indlæsningsfilen til Ø90. "Start overførsel" virker på den måde at indlæsningsfilen tjekkes for eventuelle fejl inden selve indlæsningen starter. Hvis der er fejl i indlæsningsfilen, stoppes "Start overførsel" uden at der bliver indlæst noget i Ø90. For at gøre det nemt at finde den fejlramte linie, er det lavet sådan, at den første fejlramte linie bliver markeret med rød farve i visningsruden nederst i "Indlæs kunder/varer". Samtidig vises en fejlmeddelelse der viser, hvad problemet er med den fejlramte linie. For at rette fejlen kan man med fordel bruge sætte fokus i den fejlramte linie og bruge "Ret kildefil" (se nedenfor i afsnit 2.4). 

Hvis "Start overførsel" forløber uden fejl, kvitterer Ø90 med en dialog, der fortæller at data er indlæst i Ø90.


2.4 Ret kildefil

"Ret kildefil" gør det muligt, at rette i den fil der er valgt til at blive indlæst. "Ret kildefil" kan kaldes med tastekombination [CTRL + R]. Herved åbnes en dialog, der viser indholdet i den fil, der aktuelt er valgt til indlæsning. Hvis der skal rettes i filen, kan man bare lave rettelserne og afslutte med "OK". Rettelserne bliver så automatisk gemt i kildefilen, og det rettede filindhold vises nu nederst i "Indlæs kunder/varer".

Ved at sætte fokus i en linie i visningsruden nederst i "Indlæs kunder/varer" er det muligt at åbne kildefilen med "Ret kildefil", så fokus lander i den samme linie i kildefilen. Denne funktion kan med fordel bruges, hvis der er fejlramte linier i kildefilen, fordi det gør det lettere at finde den fejlramte linie.  


2.5 Åbn Kundeliste

Det kan være en fordel at se resultatet af indlæsningen, når indlæsningen er gennemført. Kundelisten kan kaldes med genvejen [CTRL + L (Vejledning til kundeliste).


2.6 Åbn Vareliste

Det kan være en fordel at se resultatet af indlæsningen, når indlæsningen af en vareliste er gennemført. Varelisten kan kaldes med genvejen [CTRL + V] (Vejledning til vareliste).


3. Særligt vedr. indlæsning af kunder

I dette afsnit er beskrevet, hvordan indlæste kunder får tildelt kontonumre, hvilke kontroller der gennemføres af kundeoplysningerne, når de indlæses, og hvad der sker, hvis man genindlæser allerede eksisterende kunder. 


3.1 Automatisk tilknytning af kontonumre

Når der indlæses nye kunder via "Indlæs kunder/varer” bliver de automatisk oprettet i Ø90 med et nyt kontonummer pr. kunde. Tildelingen af kontonumre sker på den måde, at Ø90 opretter kunden med det første ledige kontonummer i intervallet 2201 00 til 2229 97 (dvs. der totalt set er plads til 2.897 kunder i intervallet). Samtidig oprettes kontonummeret i kontoplanen med kundens navn som kontotekst. Hvis der ikke findes nogen ledige kontonumre i intervallet oprettes kunderne alligevel i kundelisten, men så får alle nye kunder tildelt det samme kontonummer (2229 98 Fordringer faktura (kap.ord) diverse). 


3.2 Kontrol af oplysninger ved indlæsning af kundefil

Når der indlæses kunder, er der krav om følgende oplysninger:

Kundenummer
Navn
Adresse
Postnummer
Postby

Endvidere kontrolleres det om nedenstående oplysninger er indberettet korrekt:

Email-adresse
Web-adresse
CVR nummer
EAN nummer

Kundefilen bliver kun indlæst i Ø90, hvis ovenstående kontroller ikke giver nogen fejl. Hvis indlæsningen stoppes pga. fejl, er det derfor nødvendigt, at løse problemet før kundefilen kan indlæses i Ø90. Det kan enten ske ved at bruge "Ret kildefil" (se afsnit 2.4) eller ved at rette i importfilteret (se vejledningen til Opsætning indlæs kunder/varer)


3.3 Indlæsning af kunder der tidligere er oprettet

Hvis en kunde allerede findes i kundedatabasen, bliver kundens oplysninger i Ø90 overskrevet med de nye oplysninger fra kundefilen. Det afgøres ud fra kundenummeret om kunden findes i Ø90 i forvejen.  


4. Særligt vedr. indlæsning af varer

I dette afsnit er beskrevet, hvordan indlæste varer får tildelt kontonummer, hvilke kontroller der gennemføres af varerne, når de indlæses, og hvad der sker, hvis man genindlæser allerede eksisterende varer. 
 

4.1 Automatisk tilknytning af konto 7999 66

Hvis der indlæses varefiler fra BEDRIFTSLØSNING, bliver varerne oprettet i Ø90 med de samme kontonumre, som de havde i BEDRIFTSLØSNING.

Ved indlæsning af varefiler fra andre faktureringsprogrammer eller fra vareleverandører bliver alle varer indlæst med kontonummer "7999 66 Vare uden kontonummer". En vare, der er oprettet med kontonummer 7999 66, kan ikke bruges, før kontonummeret er rettet til et af de kontonumre, der kan bruges til varer i Ø90. Varens kontonummer skal rettes i varelisten enten manuelt vare for vare, eller for mange varer af gangen via funktionen "Ret konto" i varelisten (se vejledningen til varelisten).


4.2 Kontrol af oplysninger ved indlæsning af varefil

Når der indlæses varer, er der kun krav om, at der skal være et varenummer. Varenummeret kan indeholde både tal og bogstaver og må maksimalt være på 60 karakterer.


4.3 Indlæsning af varer der tidligere er oprettet

Hvis en vare allerede findes i varelisten bliver varens oplysninger i Ø90 overskrevet med de nye oplysninger fra varefilen. Det afgøres ud fra varenummeret, om varen findes i Ø90 i forvejen.  


4.4 Ø90 springer over overskriftslinier i en varefil

Hvis man modtager en varefil fra en vareleverandør, kan der nogle gange være både overskriftslinier og tomme linier i filen. Normalt giver det problemer i forbindelse med indlæsning, fordi disse linier vil blive opfattet af indlæsningsprogrammet, som almindelige varelinier. I Ø90 er det lavet sådan, at overskriftslinier og blanke linier automatisk bliver sprunget over, så man ikke bliver generet af disse linier i filen.

Ø90 opfatter en varelinie som en blank linie eller en overskriftslinie, hvis der ikke er noget varenummer i linien.