Dato: 06-07-2007
Fakturalisten giver et samlet overblik over ejendommens fakturaer, kladder, tilbud eller kreditnotaer. Overblikket gør det muligt, at se om fakturaen er betalt udskrevet eller sendt elektronisk.
Endvidere kan der foretages en søgning, der filtrerer fakturakartoteket – så det er hurtigere og nemmere at finde den ønskede faktura.
1. Fakturaliste
2. Hvordan fremsøges en faktura
3. Hvilke muligheder er der i dialogen
3.1 Slet kladder
3.2 Udskriv en Fakturaliste
3.3 Eksportere Fakturalisten til Excel
4. Fakta om arbejdsblokken
1. Fakturaliste
Dialogen er delt op i en 2 dele. Den øverste del er, hvor fakturaoplysningerne dvs. søgekriterierne indtastes, og funktionen "Find" kan aktiveres ud fra indtastede værdier. Den nederste del, er en visning af fakturakartoteket ud fra de søgekriterier der er indtastet.
2. Hvordan fremsøges en faktura
Afsnittet indeholder en beskrivelse af, hvordan der foretages en hurtig og nem fremsøgning af en faktura.
Det er hurtigt og nemt at foretage en søgning i fakturaliste, der indtastes de ønskede søgeord i Find ruden øverst i dialogen. Det er muligt at søge på følgende fakturaoplysninger:
- Fakturanummer
- Kundenummer
- Kunde navn
- Fakturadato eller datointerval
Endvidere er det muligt at kombinere flere søgeord i samme felt eller kombinere flere søgefelter i samme søgning. For at aktivere Find skal der anvendes F5, og Ctrl+F5 fjerne værdien i Find ruden/søgefelterne.
Der er tre dropdown bokse, hvor der er mulighed for at filtrere fakturaliste ud fra blankettype, forsendelse eller status.
Fremsøgning på ”Blankettype” gør det muligt, at fremsøge kreditnotaer, tilbud, kladder eller fakturaer alene. Fremsøges alle kladder, kan disse kladder bogføres i en og samme arbejdsgang.
Fremsøgningen på ”Forsendelse” vil gøre det muligt, at få fremsøgt alle de fakturaer der IKKE er udskrevet og foretage en udskrivning af alle disse fakturaer i en og samme arbejdsgang.
Fremsøgningen på ”Status” gør det mulig, at få fremsøgt alle de fakturaer der ikke er betalt endnu og dermed gøre opfølgningen på kunderne nemmere.
3. Hvilke muligheder er der i dialogen
I dette afsnit er beskrevet, hvilke funktioner der er tilknyttet til "Fakturalisten". Dialogen har flere muligheder end direkte fremsøgning af fakturaen.
Fremsøges den ønskede kladde, er det muligt at overføre denne til Fakturaindtastningsbilledet og fortsætte arbejdsopgaven. Overføres en faktura fra Fakturalisten til Fakturaindtastningsbilledet kan oplysningerne ses, men ikke redigeres idet fakturaen er bogført.
Fakturalisten kan kaldes fra tre steder:
- Billedet Fakturaindtastning
- Billedet Kasseregistrering
- Dialogen Kundeopfølgning
Overfør til Fakturaindtastning tager HELE fakturaen, dvs. alle oplysningerne på fakturaen, med ind i Fakturaindtastningsbilledet.
Overfør til Kasseregistrering tager værdien i felterne Ref. ID, Ref. Nr. og Konto nr. med ind på den posteringslinie, hvor Fakturalisten er kaldt fra. Det gør det nemt og enkelt, at kontere indbetalingen der tilhører den valgte faktura.
Overfør til Kundeopfølgning tager ingen værdier med.
3.1 Slet kladder
Faciliteten er ikke udviklet endnu.
3.2 Udskriv en Fakturaliste
Udskrivning af en Fakturaliste gøres i "Fakturaliste" via funktionen Udskriv [Ctrl+P]. Det er altid søgeresultatet, der udskrives og IKKE hele fakturakartoteket. Hvis hele fakturakartoteket skal udskrives, ryddes søge felter [Ctrl+F5], aktive Find [F5] og Udskriv anvendes [Ctrl+P]. Ønskes der udskrevet en Fakturaliste for de fakturaer med et datointerval mellem 01.01.07 – 31.12.07, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og udskrivningen kan foretages.
Ønskes der udskrevet enkelte fakturaer eller bestemte fakturaer, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Fakturalisten". Når en eller flere linier har en markering i kolonne "Vælg", tages der udgangspunkt i de fakturaer med markeringen og den aktive linie, og det er kun disse fakturaer der udskrives – ikke hele søgeresultatet.
Udskriftsskabelonen til "Fakturalisten" vælges i dialogen Stamdata faktura, som tilgås således Menu > Ejendom > Stamdata faktura. Ændres skabelonvalget vil udskriften tage udgangspunkt i den nye udskriftsskabelon.
På samme måde fungerer funktionen Vis udskrift [Ctrl+U], Data til Excel [Ctrl+X] og Send PDF.
3.3 Eksportere Fakturalisten til Excel
Eksport af en Fakturaliste gøres i "Fakturaliste" via funktionen Data til Excel [Ctrl+X]. Det er altid søgeresultatet, der eksporteres og IKKE hele fakturakartoteket. Hvis hele fakturakartoteket skal eksporteres, ryddes søge felter [Ctrl+F5] og Data til Excel anvendes [Ctrl+X]. Ønskes der eksporteret en Fakturaliste for de faktura med et datointerval 01.01.07 – 01.01.07, indtastes dette interval i søgefelterne, tryk F5 og data kan eksporteres til Excel.
Ønskes der eksporteret enkelte fakturaer eller bestemte fakturaer, skal dette gøres ved markering i kolonnen "Vælg" i "Fakturalisten" og eksponeringen foretages. Når en eller flere linier har en markering i kolonne "Vælg", tages der udgangspunkt i de fakturaer med markeringen og den aktive linie, og det er kun disse fakturaer der eksporteres – ikke hele søgeresultatet.
4. Fakta om arbejdsblokken
Ruden er et oplysningsfelt. Det er ikke muligt at taste i andre felter end markeringen i kolonner ”Vælg” og ”Betalt”.
Kolonnen "Vælg" bliver anvendt til følgende funktioner:
- Vis udskrift
- Udskriv
- Data til Excel
- Send PDF
Er der IKKE markeret nogle linier med et afkryds i "Vælg", så vælges alle faktura – dvs. ingen markering i vælg er lig med markering af hele søgeresultatet.
Er der markeret en eller flere linier med et afkryds i "Vælg", vælges den eller de markerede linier plus den aktive linie.
Kolonnen ”Betalt” sættes automatisk ud fra om restsaldoen er nul. Denne markering kan sættes manuel og dermed give en indikation om, at fakturaen er betalt. Vær opmærksom på at sættes markeringen for at fakturaen er betalt, selvom restsaldoen er over 0,-, kunne saldoen på kunden være misvisende. Det er yderst vigtigt, at markeringen i kolonnen ”Betalt” er sat rigtig – idet markeringen bruges til beregning af restsaldo på fakturaen og saldoen på kunden.