Dato: 25-03-2011

1. Arbejdsgang ved etablering af samtykke
2. Hvem skal samtykket gives til?
3. Hvor skal originalen opbevares?
4. Hvem skal underskrive samtykket?
5. Opret samtykke
6. Stop samtykke 


Baggrund:
Nykredit A/S, DLR Kredit A/S og Videncentret for Landbrug, Økonomi, har etableret mulighed for at overføre regnskaber og regnskabstal elektronisk fra Ø90. I den forbindelse er der aftalt en arbejdsgang, som sikrer at kundens samtykke etableres og vedligeholdes. Se beskrivelsen nedenfor.

Oversigt over arbejdsgangen findes her.


1. Arbejdsgang ved etablering af samtykke

Ny arbejdsgang 2011:

1. DLR Kredit A/S sender en oversigt til VFL med oplysning om, hvilke kunder realkreditinstituttet ønsker at få overført regnskaber fra

1. VFL sender en oversigt over kunder til DLBR virksomhederne. Der sendes en mail til kontaktpersonen (se oversigt over kontaktpersoner her). Mailen indeholder bilag med oversigt over kunder som DLR Kredit ønsker at få leveret regnskaber på.

2. Nykredit A/S ønsker samtykke på alle Nykredit kunder med årsrapport.

3. DLBR virksomheden kontakter kunden, og indhenter kundens samtykke.

4. Samtykke oprettes i Ø90.

1. Ved et nyt oprettet samtykke overføres også de to foregående års regnskaber, såfremt de findes i elektronisk form og godkendes af økonomikonsulenten. (regnskaber kan overføres i ugen efter samtykket er oprettet, mulige regnskaber bliver vist i Overfør billedet, dannes lørdag efter oprettelse af samtykke) (Uændret)

5. Regnskaber overføres elektronisk til modtagere så snart regnskabet er låst.

1. Regnskaber skal sendes senest når regnskabet fra tidligere år er 18 måneder gammelt.  Eksempel: 2009 regnskab med status 31.12.2009. 2010 regnskabet skal være sendt til modtageren senest 30. juni 2011.

Nyt bilag til samtykke (til brug for kunder ved Nykredit og DLR Kredit) Bilag.

2. DLBR virksomheden opretter samtykke
Tilmeldingsproceduren foregår ved at det enkelte regnskabskontor, opretter samtykke i skærmbilledet Samtykke. Her oprettes et samtykke ved hjælp af CPR nummer  Når denne oprettelse foretages, så udskrives der automatisk to dokumenter den følgende nat:

A: En kvittering sendes direkte til kunden fra IBM (udskrives fra Ø90). Kvitteringen indeholder en oversigt over de aktuelle samtykker oprettet på kunden.

B: En kopi til regnskabskontoret. Denne arkiveres i kundemappen og erstatter den tidligere udsendte kvittering idet den nyeste altid indeholder en samlet oversigt over gældende samtykker.

3. Samtykke sendes til virksomheden
For at give virksomheden information om, at der er oprettet samtykke, så bliver oplysningen om samtykke sendt til virksomheden. Forsendelse foregår automatisk og elektronisk. Oplysningerne sendes en gang om måneden hver den 25. i måneden.

4. Regnskaber kan afsendes
Herefter kan økonomikonsulenten sende regnskabsdata til realkreditinstituttet.

2. Kunden flytter til et andet regnskabskontor i DLBR
Samtykke flytter med ejendommen sammen med øvrige regnskabsmæssige oplysninger.


2. Hvem skal samtykket gives til? 

Samtykket gives til den part som afgiver data. Det er data afgiver der skal have samtykke til at udlevere oplysninger. Det vil sige, at samtykket gives til DLBR virksomheden.


3. Hvor skal originalen opbevares?

Regnskabskontoret arkiverer samtykke på regnskabskontoret. 


4. Hvem skal underskrive samtykket?

Årsrapporten indeholder både ejer og ægtefælles økonomiske forhold, og derfor vil det ikke være muligt kun at levere oplysninger vedr. ejerens økonomi.

Det er Videncentret for Landbrugs vurdering, at der ikke er problemer med sidste års tal (strukturerede data). Derimod kan det være et problem med PDF, idet der kan forekomme oplysninger om en ægtefælle, som ikke har noget med landbruget at gøre, men hvor pensioner, lønindtægt mv. vil fremgå af årsrapporten, idet årsrapporten omhandler begge ægtefællers privatøkonomi. For ikke at udlevere personlige oplysninger om ægtefællen uden samtykke, så skal både ejer og ægtefælle underskrive samtykket.

Særligt ved I/S regnskaber
Ved I/S regnskaber skal realkreditinstituttet modtage alle regnskaber som vedrører såvel personen som selskabet.

Fra selve I/S'et skal alle interessenter give samtykke til at udlæse regnskabsdata.


5. Stop samtykke

Et samtykke kan ophæves af forskellige årsager, f.eks. i forbindelse med ophørt engagement i realkreditinstituttet og ved en direkte henvendelse fra kunden om ophør.

Anbefaling: Kunden henvender sig til regnskabskontoret.

Et samtykke kan stoppes ved at kunden henvender sig til realkreditinstituttet, eller til sit regnskabskontor.

1) Ved henvendelse til realkreditinstituttet
Ved henvendelse til realkreditinstituttet skal der sendes en oplysning til Videncentret for Landbrug om, at det pågældende samtykke er stoppet, så centret kan stoppe denne tilladelse.

2) Ved henvendelse til kundens regnskabskontor
Ved henvendelse til kundens regnskabskontor stopper denne samtykket, og dermed kan der ikke sendes oplysninger til realkreditinstituttet. Stop foretages ved at indtaste en til-dato på samtykket.

Når regnskabskontoret modtager information om at en kunde ønsker at stoppe samtykket stopper regnskabskontoret samtykket i billedet Samtykke, og det betyder at:

A) Der udsendes en ny kvittering til både kunde og regnskabskontor, hvor det fremgår, at der er indsat en stopdato på virksomheden.  (Kvitteringen indeholder en samlet oversigt over, hvad der er aftaler på, og hvilke der er stoppet. Et stoppet samtykke fjernes efter 3 mdr. og fremgår herefter ikke længere på nye kvitteringer)

B) Der kan ikke efter stopdato sendes regnskaber til virksomheden.