Dato: 13-02-2006
Et notat er en elektronisk ”Gul” seddel, der kan bruges til at notere detaljer eller afklaringer, der skal huskes, når der udarbejdes et produkt i Ø90. Når man opretter et notat, er det muligt at bestemme om notatet skal vises i forbindelse med kasseregistrering, opgørelse, færdiggørelse, eller eventuelt om det er et spørgsmål, der skal tages stilling til sammen med landmanden i forbindelse med regnskabsgennemgangen. Det er endvidere muligt at tage stilling til, hvor længe notatet skal være gældende og om det er et skatte- eller driftsnotat.
1. Vigtigt at vide om notater
1.1 Hvilke notater vises
1.2 Hvilke notater udskrives
1.3 Kan notatets gyldighedsperiode give problemer
2. Opret notat
3. Ret notat
4. Accepter notat og ophæv accept
5. Slet Notat
1. Vigtigt at vide om notater
1.1 Hvilke notater vises
Notater oversigt dialogen kan åbnes fra mange billeder i Ø90 [Ctrl+N]. Når dialogen åbnes sker der en automatisk begrænsning af hvilke notater der vises, på baggrund af hvilket billede dialogen åbnes fra. Det betyder i praksis, at åbnes dialogen fra kasseregistrering, vises kun notater der er relevante for kasseregistrering, og åbnes dialogen fra færdiggørelse vises kun notater der er relevante for færdiggørelse. Det er muligt at sætte Ø90´s begrænsning ud af kraft, ved at vælge at få vist alle notater.
Et notat kan være ”ikke accepteret”, hvilket vil sige at notatet behandles af Ø90, som om det ikke er afklaret. Dvs. at notatet bliver ved med at dukke op de steder i Ø90, hvor det er relevant.
Et notat kan også være ”accepteret” hvilket vil sige, at det bliver behandlet af Ø90, som om det er afklaret. ”Accepterede” notater vises kun i dialogen, hvis I aktivt vælger, at de skal vises [Alt+E] eller [Alt+L].
1.2 Hvilke notater udskrives
Af hensyn til dokumentation udskrives alle notater altid i revisionslisten, forudsat de er gyldige i den periode som revisionslisten omfatter, og forudsat de er relevante for revisionslistens type (skat eller drift).
Notater der er rettet mod færdiggørelse og aflevering udskrives desuden også i regnskabet, men kun så længe de ikke er accepterede.
1.3 Kan notatets gyldighedsperiode give problemer
Når I opretter et notat, laver Ø90 automatisk et forslag til hvilken periode notatet skal være gyldigt. Forslaget laves ved at sammenholde den dato eller den periode der aktuelt arbejdes med, med ejendommens indberettede statustidspunkter for skatte- eller driftsregnskabet. I næsten alle situationer betyder det, at notatet bliver oprettet så det er gyldigt på det tidspunkt, som I forventer.
Der er dog to situationer, hvor I skal være opmærksomme på, hvad I gør. Situationerne kan kun opstå, hvis der i opgavevalgbilledet er valgt kasseregistrering som hovedarbejdsområde.
Den første problemsituation er hvis dialogen Notater oversigt åbnes, mens fokus er placeret i en postering, der vedrører en anden regnskabsperiode, end den der skal laves notat til. Det kan give problemer fordi forslaget til notatperiode, laves ud fra datoen på den postering, der er i fokus, når notat dialogen åbnes.
Den anden problemsituation er hvis notatdialogen åbnes fra et sted, hvor der ikke er fokus i en postering med en dato. I så fald laver Ø90 notatperioden ud fra datoen på den sidste afstemte postering i kassen. Det kan give problemer, hvis datoen på sidste afstemte postering er i et andet regnskabsår, end det regnskabsår der skal laves notat til.
I afsnittene nedenfor gennemgås principperne for Ø90´s forslag til notatperiode mere detaljeret.
Opgørelse valgt som hovedarbejdsområde
Hvis Opgørelse/færdiggørelse er valgt på opgavevalg, vil Ø90 som ”Denne periode” lave en notatperiode, der gælder for hele det regnskabsår, som den viste periode i titellinien vedrører.
Eksempel: I titellinien vises 01-01-03 til 31-03-03 og ejendommens statustidspunkter er 01-01 og 31-12.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne periode” som gyldighedsperiode, og resultatet er at notatet får en periode, så det bliver vist i hele regnskabsåret med perioden 01-01-03 til 31-12-03.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + næste periode” som gyldighedsperiode, og notatet får en periode, der gør, at det bliver vist i to hele regnskabsår. Regnskabsåret 01-01-03 til 31-12-03 og regnskabsåret 01-01-04 til 31-12-04.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + fremtidige perioder” som gyldighedsperiode, og notatet bliver oprettet med en periode, så det bliver vist i alle fremtidige regnskabsår.
Kasseregistrering valgt som hovedarbejdsområde
Hvis Kasseregistrering er valgt som hovedarbejdsområde på opgavevalg, vil Ø90 som ”Denne periode” lave en notatperiode, der gælder for hele det regnskabsår, som er relevant set i forhold til datoen på den postering, der er i fokus kasseregistreringsbilledet. Hvis der ikke er nogen postering i fokus, vil Ø90 som ”Denne periode” lave en notatperiode der gælder for hele det regnskabsår, der er relevant set i forhold til datoen på den sidste afstemte postering i kassen.
Eksempel 1: Fokus står i en postering i kasseregistreringsbilledet med datoen 03-06-03 og ejendommens statustidspunkter er 01-01 og 31-12.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne periode” som gyldighedsperiode, og notatet får en periode, så det bliver vist i hele regnskabsåret med perioden 01-01-03 til 31-12-03.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + næste periode” som gyldighedsperiode, og resultatet er at notatet får en periode, der gør at det bliver vist i to hele regnskabsår. Regnskabsåret 01-01-03 til 31-12-03 og regnskabsåret 01-01-04 til 31-12-04.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + fremtidige perioder” som gyldighedsperiode, og notatet bliver dermed oprettet med en periode, så det bliver vist i alle fremtidige regnskabsår.
Eksempel 2: Fokus står ikke i en postering i kasseregistreringsbilledet med en dato, sidste afstemningsdato er 31-07-02 og ejendommens statustidspunkter er 01-01 og 31-12.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne periode” som gyldighedsperiode, og resultatet er at notatet får en periode, der gør at det bliver vist i hele regnskabsåret med perioden 01-01-02 til 31-12-02.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + næste periode” som gyldighedsperiode, og notatet får en periode, der gør det bliver vist i to hele regnskabsår. Regnskabsåret 01-01-02 til 31-12-02 og regnskabsåret 01-01-03 til 31-12-03.
- Notatet bliver oprettet med ”Denne + fremtidige perioder” som gyldighedsperiode, og notatet får en periode, der gør at det bliver vist i alle fremtidige regnskabsår.
2. Opret notat
For at oprette et notat i Ø90 skal I gøre følgende:
- Åbn dialogen Notat oversigt [Ctrl+N].
- Vælg funktionen Ny notat [Ctrl+Y].
- Indtast / ret kontonummeret. Det er muligt at hente et kontonummer i kontoplanen ved at taste [F4], eller kontonummeret kan tages med fra den postering, der er i fokus når notatdialogen åbnes
- Hop ned i tekstruden. Kan gøres med tab tasten, eller med tastekombinationen [Alt+X].
- Skriv notatet. Brug [Tab] eller [Piletast] til at skifte linie.
- Tag stilling til hvor længe notatet skal være gyldig, om det skal være rettet mod kasseregistrering, opgørelse, færdiggørelse eller aflevering og om opgørelsestypen skal være fælles, skat eller drift
- Gem notatet. Kan gøres ved at taste [enter], eller [Ctrl+M].
- Luk Notater oversigt. Tryk [Shift+F6] + [enter].
3. Ret notat
Der kan altid rettes i et notat forudsat det ikke er accepteret. I praksis gøres følgende:
- Åbn dialogen notat oversigt [Ctrl+N]
- Sæt fokus i notatoversigten i det notat der skal rettes. Kan gøres med funktionen gå til konto [Alt+Å] + [enter]
- Hop til tekstfeltet [Alt+X]
- Ret teksten
- Tag stilling til hvor længe notatet skal være gyldig, om det skal være rettet mod kasseregistrering, opgørelse, færdiggørelse eller aflevering og om opgørelsestypen skal være fælles, skat eller drift
- Gem notatet. Tryk [enter] eller [Ctrl+M]
- Luk Notater oversigt. Tryk [Shift+F6] + [enter].
Hvis der skal rettes i et notat, der tidligere er accepteret, skal accepten ophæves før det er muligt at rette notatet.
4. Accepter notat og ophæv accept
Når et notat accepteres bliver der samtidig sat en slutdato i notatet. Det har den konsekvens, at notater der skal gælde flere perioder ikke bør accepteres, medmindre det er meningen at notatet skal stoppes. Ø90 advarer, hvis man er ved at acceptere og dermed stoppe et notat, der gælder fremtidige perioder. Hvis man ønsker at markere at notatet er taget til efterretning kan der tilføjes en bemærkning i notatets tekstfelt. Det anbefales at notater der skal gælde flere perioder rettes mod kasseregistrering eller opgørelse, så de ikke udskrives i regnskabet, selv om notatet er "ikke accepteret" (se også afsnit 1.2 vedr. hvilke notater der udskrives).
For at acceptere et notat skal I gøre følgende:
- Åbn dialogen notat oversigt [Ctrl+N]
- Sæt fokus i notatoversigten i det notat der skal rettes. Kan gøres med funktionen gå til konto [Alt+Å] + [enter]
- Vælg funktionen Acc. notat [F3]
- Luk Notater oversigt. Tryk [Shift+F6] + [enter].
For at ophæve accepten af et accepteret notat skal I gøre følgende.
- Åbn dialogen notat oversigt [Ctrl+N]
- For at få vist de accepterede notater tryk [Alt+E] eller [Alt+L]
- Sæt fokus i notatoversigten i det notat der skal rettes. Kan gøres med funktionen gå til konto [Alt+Å] + [enter]
- Vælg funktionen ophæv Acc. [Ctrl+F3]
- Luk Notater oversigt. Tryk [F6] + [enter].
5. Slet Notat
Notater bør som udgangspunkt ikke slettes af hensyn til dokumentation. Hvis det alligevel bliver nødvendig kan det kun lade sig gøre, hvis notatet ikke er accepteret. I praksis slettes et notat på følgende måde:
- Åbn dialogen notat oversigt [Ctrl+N]
- Sæt fokus i notatoversigten i det notat der skal slettes. Kan gøres med funktionen gå til konto [Alt+Å] + [enter]
- Ophæv accept (hvis notatet er accepteret) [Ctrl+F3]
- Hop til tekstfeltet [Alt+X]
- Slet notat [Ctrl+delete]
- Svar ja til at slette notatet. Tryk [enter]
- Luk Notater oversigt. Tryk [F6] + [enter].
Ø90- DriftsInfo
|