1. Vælg ejendom som skal have udlæst data
2. Fra Menu vælges  Administration > Udlæs data [Alt] + [M] + [M]+ [U]
3. Kontroller periode og kontointerval i billedet
4. Udlæs data, vælg udlæs til PC ([Alt] + [F] + [P]) eller vælg udlæs til mail ([Alt] + [F] + [U]

Oversigt over billeder og dialoger til brug for udlæs data og til opsætning af Udlæs data:

2. Udlæs data

Fra Ø90 kan forskellige datatyper udlæses til andre systemer. Data udlæses til en fil, som kan indlæses i andre systemer. Formålet er at data kan anvendes til diverse analyseformål mv.

Fra billedet Udlæs data er der direkte adgang til at opsætte indholdet i udlæsningen:

• Valg af datatyper (med forslag på Lands- og kredsniveau)

Opsætning af feltseparatorer mv. foretages fra Opsætning udlæs data.

• Hvilke data kan udlæses fra Ø90?
• Kasse posteringer, enkeltposteringer uden om-, rettelses- og interne posteringer
• Kasse posteringer, omposteringer
• Kasse posteringer, rettelsesposteringer
• Kasse posteringer, interne posteringer
• Efterposteringer
• Statusposteringer
• Status primo
• Interne posteringer
• Supplerende oplysninger (svarende til hver udskrift type, afhængig af bestillingsnummer)

Indhold i billedet

Billedets øverste del styrer hvad der skal udlæses, og den nederste del af billedet benyttes til at markere hvile data der skal udlæses.

Udlæsskabelon
Mulige skabeloner vises med F4 Vis muligheder.
Ejendommens seneste valg vises i billedet.

Eksportfilter
Mulige filtre vises med F4 Vis muligheder.
Ejendommens seneste valg vises i billedet.

Udlæs Periode
Perioden vises altid ud fra opgavevalg. Perioden kan ændres i billedet.

Status primo: Når status primo vælges, så er det primoposteringer i forhold til perioden i billedet der udlæses. Dato på posteringerne er ultimo fra bestillingsperioden.

Kontointerval
Kontointerval har kun betydning for udlæsning af kassedata.

Niveau
I feltet vises hvilket niveau det pågældende filter er oprettet på.

Regnskabstype
Valg mellem Drift, Skat og Fælles posteringer.
Interne posteringer kan kun udlæses hvis regnskabskode er Drift eller Fælles.
Hvis regnskabstype er Skat, kan kasseregistrering interne posteringer og Interne posteringer ikke udlæses.

Specifikation
Valget har kun betydning for udlæsning af kasseposteringer. Alle andre posteringer summeres til en sum pr. konto.

Specifikation: Alle posteringer udlæses. Det betyder, at posteringstekst bliver udlæst. For nærmere indhold i posteringerne, se afsnit 7 nedenfor.

Sum. Summering foretages til en postering pr. 14. cifret konto, dvs. der summeres hvis der er samme konto, samme virksomhedskode, personkode, stedkode, produktionsgrenskode.
Kasseposteringer summeres for perioden og dato sættes lig med ultimodato i bestillingsperioden


Kasseregistrering

Posteringer kan kun udlæses når perioden er Tjekket. Det betyder, at perioder med posteringer uden kontonummer ikke kan udlæses.

Der bliver beregnet en postering svarende til posteringen på betalingsarten, dvs. en postering med betalingsartskonto tilknyttet, og med modsat fortegn på kvantum og beløb.

Posteringer med momskode får beregnet en momspostering. Den valgte momskonto afhænger af momskoden.

Eksempel: Kasseregistrering med momskode:
Kassepostering i Ø90

Dato	Tekst	Kvt1	Kvt2	Beløb	Moms-kode	Kontonr	Bet.art
10-02-07	Txt	10	11	125	1	3300	2

Bliver udlæst som:

Dato	Tekst	Kvt 1	Kvt 2	Beløb	Bilag	Ref	Kontonr	Note
10-02-07	Txt	10	11	100			3300 00
10-02-07	Txt	-10	-11	-100			2600 00	1
10-02-07	Txt			25			8401 10	2
10-02-07	Txt			-25			2600 00	3

Note:
1: Kontonummer findes ud fra den konto som er tilknyttet betalingsarten ultimo måneden. Nettobeløb konteres på denne konto
2: Momsbeløb fra Ø90 posteringen bliver konteret direkte til momskonto
3: Momsbeløbet modkonteres på den konto som betalingsarten er tilknyttet.


Efterposteringer

Efterposteringer udlæses for den valgte periode.

Hvis der findes efterposteringer med momskode, så beregnes en momspostering på momskonto (uden kvantum).
 
Specielt for automatisk beregnede momsposteringer:
Når der udlæses efterposteringer og statusposteringer fra Ø90, så bliver automatisk beregnede efterposteriger og statusposteringer vedr. moms ikke udtrukket. Det skyldes, at de automatiske status- og efterposteringer modsvarer de posteringer, som bliver lavet vedr. moms i selve udlæsningen af kassedata.


Statusposteringer

Statusposteringer udlæses for den valgte periode (ultimostatus). Indeholder også rettelsesposteringer.

Hvis der findes statusposteringer med momskode, så beregnes en momspostering på momskonto (uden kvantum).
 
Specielt for automatisk beregnede momsposteringer:
Når der udlæses efterposteringer og statusposteringer fra Ø90, så bliver automatisk beregnede efterposteriger og statusposteringer vedr. moms ikke udtrukket. Det skyldes, at de automatiske status- og efterposteringer modsvarer de posteringer, som bliver lavet vedr. moms i selve udlæsningen af kassedata.


Status primo

Primo status udlæses som primodato i den valgte periode.

Bemærk: Dato i den udlæste fil er ultimostatus fra bestillingsperioden.
Der udlæses også rettelsesposteringer.


Interne posteringer

Interne posteringer med dato inden for bestillingsperioden udlæses.


Supplerende oplysninger

Supplerende oplysninger, som er gældende for udlæsningsperioden (dvs. på ultimodagen), bliver udlæst.

Bemærk: Periodens oplysninger udlæses med den aktuelle primo og slutværdi, det betyder, at dato kan ligge uden for bestillingsperioden. Fx vises til-dato som 31.12.9999 og betyder at oplysningen gælder uendeligt.


3. Opsætning udlæs data

I billedet oprettes filtre til udlæs data. Filtrene indeholder en angivelse af, hvilke feltseparatorer der kan anvendes, når data udlæses. Indholdet gemmes i et "Eksportfilter"

Billedet findes under Menu, Administration, via [Alt] + [M] + [M]+ [P]

Der kan oprettes eksportfiltre til forskellige formål, dvs. med forskellig opsætning af feltseparatorer, forskellig styring af fortegn mv.

Til hvert enkelt eksportfilter skal der tages stilling til alle datatyper, dvs:

• Kasse posteringer
• Efterposteringer
• Statusposteringer
• Status primo
• Interne posteringer
• Supplerende oplysninger

Et oprettet filter kan anvendes uden sammenhæng til andre filtre. Dvs. der er ikke gennemlæsning fra overliggende niveau.

Når et nyt eksportfilter gemmes, afgør brugertypen hvilket niveau der gemmes på.


4. Eksportfiltre

Dialogen anvendes til at vælge, hvilket eksportfilter der skal anvendes, når data skal udlæses fra Ø90.
Alle oprettede filtre på lands- kreds eller ejendomsniveau kan anvendes.

Indholdet i filtret oprettes via "Opsætning udlæs data" [Alt] + [M] + [M] + [P]


5. Udlæs skabeloner

Dialogen anvendes til at vælge, hvilke data der ønskes udlæst fra Ø90. Skabelonen benyttes til at gemme forskellige opsætninger af bestillinger, fx kassedata inkl. om- og rettelses posteringer samt efterposteringer.

Når du henter en udlæs skabelon, så vises indholdet i Udlæs billedet med det valg der er gemt.

Ejendommens seneste valg vises når du vælger Udlæs data.


6. Kom godt i gang med udlæs data

Arbejdsgang første gang du skal udlæse data fra Ø90.

På en ejendom

1. Følg vejledningen i punkt 6.3

På Kredsniveau

1. Definer feltseparatorer til forskellige datatyper i Opsætning udlæs data (punkt 6.1.1)
2. Definer eksportfiltre til forskellige formål i Udlæs data (punkt 6.2.1)

6.1 Eksportfilter

Anvend et eksportfilter oprettet på lands- eller kredsniveau.

Hvis der ikke findes et eksportfilter, der passer til den måde du ønsker at få data udlæst på, så skal der først oprettes et eksportfilter.


6.1.1 Opret nyt eksportfilter med tilhørende formater til de forskellige datatyper

Et nyt filter oprettes i billedet Opsætning udlæs data  [Alt] + [M] + [M] + [P] på denne måde:

1. Angiv navnet på det eksportfilter du vil oprette (fx Data til kredsanalyser)
2. Vælg hvilken datatype du vil definere indholdet for (start med kasseregistrering)
3. Angiv hvilke feltafgrænsninger du vil benytte når der skal udlæses kassedata, datoformat, feltseparator, decimalseparator, tusindtalsseparator og fortegn.
4. Skift til næste datatype (fx efterposteriger) og vælg hvilke separatorer du ønsker at anvende.
5. Fortsæt med de resterende datatyper
6. Slut af med at gemme eksportfiltret.

6.2 Udlæs skabelon

Start Udlæs data første gang på en ejendom på følgende måde [Alt] + [M] + [M] + [U]:

1. Vælg en Udlæs skabelon fra lands- / kredsniveau med [F4] fra feltet Udlæsskabelon
2. I feltet Eksportfilter vælges F4, og du vælger hvilket format du vil benytte.
3. Skift til datatype, og vælg hvilke data du ønsker udlæst
4. Gem valget ved [Ctrl] +  [M] (her gemmes indholdet som en udlæsskabelon)

6.2.1 Opret en ny Udlæs skabelon

Start Udlæs data på følgende måde [Alt] + [M] + [M] + [U]:

1. Skriv navnet på det valg som du ønsker (fx Kredsanalyser) i feltet Udlæsskabelon
2. I feltet Eksportfilter vælges F4, og du vælger hvilket format du vil benytte.
3. Skift til datatype, og vælg hvilke data du ønsker udlæst
4. Gem valget ved [Ctrl] +  [M] (her gemmes indholdet som en udlæsskabelon)

6.3 Udlæs data

Når der er oprettet en udlæs skabelon kan data udlæses.

1. Vælg ejendom som skal have udlæst data
2. Fra Menu vælges  Administration > Udlæs data [Alt] + [M] + [M] + [U]
3. Hvis indholdet i skabelonen passer, kan den benyttes som den er, ellers opret en ny skabelon.
4. Kontroller periode og kontointerval og vælg regnskabstype og specifiktaion
5. Vælg udlæs. Vælg udlæs, enten til PC ([Alt] + [F] + [P]) eller vælg udlæs til mail ([Alt] + [F] + [D]. Vælger du mail, så sendes der en mail til den mailadresse som er tilknyttet din bruger login. Vælger du pc, så åbner en dialog, hvor du skal vælge hvilket drev og mappe du vil gemme filen i. (filnavnet kan ikke ændres)
6. Herefter får du en kvittering for at data er gemt/afsendt i meddelelsesfeltet.

6.4 Indlæs data i Excel

Data kan indlæses i et regneark, fx Excel. Her er det vigtigt at feltseparator svarer til den separator der er valgt ved udlæs data.

Eksempel:

I Excel vælges Åben med [Ctrl + O] og filtype sættes til "alle filer"



Vælg fil og følg guiden:


Ret Filoprindelse til "1252 : Vesteuropæisk (Windows) *
Vælg Næste



Vælg Semikolen
Vælg Næste



Vælg udfør

Kontroller resultatet.

* Valg af filoprindelse er vigtig for at få indlæst data korrekt, Hvis det er et andet format der anvendes, så er der fare for at fx æ,ø å i posteringstekster kan forveksles med den valgte feltseparator, og dermed kan kolonneindholdet forskubbe sig. Kontroller derfor efter indlæsning, om indholdet i de enkelte kolonner ser korrekt ud.


7. Dataformater og indhold i filer fra Ø90

I dette afsnit er det beskrevet hvilke oplysninger der udskrives fra Ø90, og i hvilken rækkefølge data findes i filen.


7.1 Kasseregistrering

Filnavn: Krs-ejd-kasse-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Feltnummer	Indhold	Bemærkning
1	Dato
2	Kontonummer (4 + 2)
3	Produktionsgren
4	Sted
5	Personkode
6	Virksomhedskode
7	Kvantum 1	Fortegn = minus hvis negativt
8	Kvantum 2	Fortegn = minus hvis negativt
9	Beløb netto	Fortegn = minus hvis negativt
10	Tekst	Ikke ved sum
11	Bilag	Ikke ved sum
12	Reference 1	Ikke ved sum
13	Reference 2	Ikke ved sum
14	Løbenummer	Ikke ved sum
15	Posteringsundertype	Ikke ved sum
16	Ajourføringskode	Ikke ved sum
17	Aflusningskode	Ikke ved sum
18	Godkendelseskode	Ikke ved sum
19	Posteringstype	Ikke ved sum
20	Momskode	Ikke ved sum
21	Indberetterkode	Ikke ved sum
22	Regnskabstype	Ikke ved sum
23	Ejendomsnummer
24	Fast tekst "Ø90"

7.2 Efterposteringer

Filnavn: Krs-ejd-efterposterigner-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Feltnummer	Indhold	Bemærkning
1	Dato
2	Kontonummer (4 + 2)
3	Produktionsgren
4	Sted
5	Personkode
6	Virksomhedskode
7	Dato primo
8	Kvantum 1	Fortegn = minus hvis negativt
9	Kvantum 2	Fortegn = minus hvis negativt
10	Beløb netto	Fortegn = minus hvis negativt
11	Ajourføringskode
12	Regnskabstype
13	Ejendomsnummer
14	Fast tekst "Ø90"

7.3 Status posteringer

Filnavn: Statusposterigner: Krs-ejd-statusposteringer-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok
Statusposteringer, primo: Krs-ejd-statusprimo-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Feltnummer	Indhold	Bemærkning
1	Dato
2	Kontonummer (4 + 2)
3	Produktionsgren
4	Sted
5	Personkode
6	Virksomhedskode
7	Kvantum 1	Fortegn = minus hvis negativt
8	Kvantum 2	Fortegn = minus hvis negativt
9	Beløb netto	Fortegn = minus hvis negativt
10	Ajourføringskode
11	Regnskabstype
12	Ejendomsnummer
13	Fast tekst "Ø90"

7.4 Interne posteringer

Filnavn: Krs-ejd-interne-posteringer-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok

Indhold i filen:

Feltnummer	Indhold	Bemærkning
1	Dato	Dato = til dato i udlæsperioden
2	Kontonummer (4 + 2)
3	Produktionsgren
4	Sted
5	Personkode
6	Virksomhedskode
7	Kvantum 1	Fortegn = minus hvis negativt
8	Kvantum 2	Fortegn = minus hvis negativt
9	Beløb netto	Fortegn = minus hvis negativt
10	Ajourføringskode
11	Regnskabstype	Altid = D (drift)
12	Ejendomsnummer
13	Fast tekst "Ø90"

7.5 Supplerende oplysninger

Filnavn: Supl. opl 501 årsrapport: Krs-ejd-supplerende-oplysninger-dd-mm-åå-dd-mm-åå-datokørsel-datoklok
Navnet "501 årsrapport" afhænger af hvilken bestilling der er gennemført.

Indhold i filen:

Feltnummer	Indhold	Bemærkning
1	Dato
2	Produktionsgren
3	Sted
4	Dato primo
5	Oplysning ref.nr	Referencenummer
6	Oplysning: Numerisk værdi	evt. med decimaler
7	Oplysning: J/N kode	J for Ja, og N for Nej
8	Oplysning: Dato	Dato udlæses som valgt i eksportfilter
9	Ejendomsnummer
10	Fast tekst "Ø90"

8. Fejl og fejlfinding

I dette afsnit er årsagen til forskellige fejl beskrevet.

Billede Udlæs data.
507.001 Der skal vælges GEM eller FORTRYD før billedet forlades, eller der udlæses.
Der er lavet ændringer i billedet, som skal opdateres. Ellers vælg Fortryd.

507.002 Mail sendt til mailadresse xx, filnavn xx
Kvittering for at der er afsendt en mail med vedlagt fil fra Ø90.

507.003 Filnavn: xx er gemt
Kvittering for at der er gemt en fil på pc. Bemærk filnavnet/stien kan være lang. Sæt evt. musen på teksten, og der vises lidt mere af tekststrengen.

507.060 Brugertype xx må ikke slette på dette niveau.
Du forsøger at slette et filter eller en skabelon, som du ikke har rettigheder til at slette.

507-101 Tildato skal være større end eller lig fratatoen.
Aflusning af dato i bestillingen

507-102 Perioden må ikke være mere end 12 måneder.
Data kan kun udlæses for op til en 12 måneders periode. Hvis længere periode ønskes udlæst, må der udlæses af flere gange.
  
507-103 Tilkontoen skal være større end eller lig frakontoen.
 
507-104 Kontointervallet mangler at blive udfyldt.
Anvendes kun ved udlæsning af kasseposteringer eller statusposteringer.

507-105 Interne posteringer kan ikke tilvælges sammen med skat.
Skift regnskabskode til Drift, og udlæs igen.

507-106 Udlæsskabelon må ikke findes i forvejen på samme niveau og kreds/ejendom.
Når udlæs skabelon gemmes, skal der anvendes et andet navn, end det der findes i forvejen. Hvis du vil lave rettelser til et allerede eksisterende, så skal den gamle skabelon slettes først.

507-107 Der skal vælges et eksportfilter.
Udlæsning kan ikke foretages før der er gemt et eksportfilter, som kan anvendes.

507-108 Det valgte eksportfilter indeholder ikke xx
Hvis der mangler en opsætning af dataformater til en posteringstype.

507-109 Mailadresse findes ikke.
Kontroller om der er tilknyttet en mailadresse til din brugertype.

507-111 Der er ingen datatyper tilvalgt.
Der er valgt udlæsning, men der er ikke valgt, hvilke data der skal udlæses.
 
507-112 Der er ingen data der matcher bestillingen.
Udskrives hvis perioden er tom, eller der på anden måde ikke findes posteringer af den valgte type i bestillingsperioden.

507-113  Kassedata kan ikke udlæses, perioden er ikke afstemt.
Kasseposteringer kan kun udlæses, når perioden er afstemt og tjekket.

507-114 Kassedata kan ikke udlæses, perioden er ikke tjekket
Kasseposteringer kan kun udlæses, når perioden er afstemt og tjekket.

507-116 Brugertype xx må ikke slette på dette niveau
Brugertypen har ikke rettigheder til at slette det pågældende filter/skabelon.

507-117 Udlæsskabelonnavn skal udfyldes.

507-118 Du må ikke kopiere opad. Kun nedad. Dvs. du kan ikke gemme på det valgte niveau

507-119 Eksportfilter findes ikke.

507-120 Der kan kun vælges EN udskrift af henholdsvis driftsregnskab og skatteregnskab i samme bestilling.
Når supplerende oplysninger udlæses er det kun muligt at bestille 1 af 5xx og 1 af 6xx gruppen af udskrifter


Opsætning af udlæs data
507.201 Feltseperator skal udfyldes.
Der mangler feltseparatorer, fx til enkelte datatyper. Der skal udfyles for alle datatyper i det pågældende
udlæs skabelon.

507.202 Eksportfilternavn skal udfyldes.

507.203 Der må ikke være anvendt samme tegn til feltseparator, decimalseparator, tusindtalsseparator eller citationstegn tekst indenfor datatypen.

507.204 Eksportfilternavn må ikke findes i forvejen på samme niveau og
kreds / ejendom.

507.207 Decimalseparator skal udfyldes.

507.210 Du må ikke kopiere opad. Kun nedad. Dvs. du kan ikke gemme på det valgte niveau.

507.050 Husk at anvende Fortryd eller GEM før billedet forlades.
Der er foretaget ændringer i billedet, fortryd for at forlade billedet.