• Indlæs kunder/varer. Her knyttes filerne med data til de rigtige importfiltre og indlæsningen gennemføres. Skærmbilledet findes i Ø90 under Menu > Fakturering > Indlæs kunder/varer (se vejledningen til Indlæs kunder/varer).

1.1 Nyt importfilter til varefil - anbefalet arbejdsgang

I dette afsnit beskrives hvordan et importfilter til varer oprettes trin for trin. Hvis der er brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 2.

Nyt importfilter til varer

• Vælg Opsætning indlæs kunder/varer.
• Gå ned og flyt radioknappen til varer (i midten af billedet til højre).
• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret.
• Tryk på "Hent varefil" i værktøjslinien og udvælg filen på PC’en.
• I ruden afgrænsninger angives nu, hvilke feltseparatorer der skal skille oplysningerne. Til sidst angives, om der er nogle linier først og til sidst i filen, der skal springes over.
• I ruden "Felter i vareliste" angives, hvilke kolonner i filen der skal i kolonnerne i varelisten. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

1.2 Nyt importfilter til kundefil - anbefalet arbejdsgang

I dette afsnit beskrives hvordan et importfilter til kunder oprettes trin for trin. Hvis der brug for en mere detaljeret beskrivelse henvises til afsnit 2.

Nyt importfilter til kunder

• Vælg Opsætning indlæs kunder/varer. 
• Gå ned og flyt radioknappen til kunder (i midten af billedet til højre).
• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret.
• Tryk på "Hent kundefil" i værktøjslinien og udvælg filen på PC’en.
• I ruden afgrænsninger angives nu, hvilke feltseparatorer der skal skille oplysningerne. Til sidst angives, om der er nogle linier først og til sidst i filen, der skal springes over.
• I ruden "Felter i kundeliste" angives, hvilke kolonner i filen der skal i kolonnerne i kundelisten. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

2. Opsætning indlæs kunder/varer

Afsnittet indeholder en detaljeret beskrivelse a, hvordan man opsætter importfiltre til kunde- eller varefiler.

 
2.1 Vælg om det er en kunde- eller en varefil der arbejdes med

Når billedet "Opsætning indlæs kunder/varer" bliver åbnet, står det altid til at oprette importfilter til varefiler. For at oprette et importfilter til en kundefil skal radioknappen i midten af billedet (højre side) flyttes fra varer til kunde. Når det er gjort er billedet klar til at oprette importfiltre til kundefiler.


2.2 Opret import filter eller tilret eksisterende importfilter

For at oprette et nyt eller rette et eksisterende importfilter kan man bruge to forskellige fremgangsmåder. Den første måde er at bruge funktionen ”ny”, hvor alle definitioner skal angives. Den anden måde er ved at tage udgangspunkt i et eksisterende importfilter og ændre navngivningen. Tilret de parametre der skal ændres, og gem dem som et nyt importfilter.

I importfiltret angives, hvordan data er adskilt. Der skal tages stilling til hvilket tegn, der skiller de forskellige oplysninger, herunder hvordan tekstformatet er, hvordan heltal og decimaler er delt, og om der er tusindtals adskillelse. Samtidig skal der tages stilling til, om der er oplysningslinier i indlæsningsfilen, som ikke er relevante for indlæsning af posteringerne. Dette gøres ved at angive, at indlæsningen skal starte (regnet fra toppen af filen) og stoppe ved en bestemt linie (regnet fra bunden af filen).

Afgrænsningerne er følgende, og er udfyldt med de angivne defaultværdier, når der oprettes et nyt importfilter.

Afgrænsere:

Feltseparator	Her angives det tegn, der adskiller de forskellige oplysninger i kildefilen. Der er default indsat ”;” (semikolon).
Decimalseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille heltal og decimaler. Der er default indsat ”,” (komma).
Tusindtalsseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille tusinder fra hundreder. Hvis der ikke bruges tusindtalsseparator skal feltet være blankt.
Vend fortegn	Hvis tallene i kildefilen har et fortegn der bevirker, at de bliver indlæst med forkert fortegn, skal der markeres for, at der skal vendes fortegn. Dette gøres enten ved at klikke med musen i feltet, eller ved at trykke på mellemrumstasten, når fokus er i feltet. Hvis der ikke er behov for at vende fortegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”. Resultatet af vend fortegn ses først i ruden Resultat af feltvalg, når der er valgt, hvilke felter der skal over i beløbskolonnerne.
Citationstegn tekst	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at angive tekst. Bruges der ikke noget tegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”.
Begynd med række	Her anføres nummeret på den række, hvor de linier der skal indlæses starter. Der er default indsat ”1”.
Slut med række	Her anføres nummeret på den række, hvor de linier der skal indlæses slutter. Nummeret er regnet fra bunden. Der er default indsat ”1”.

Hvis filen med data ikke allerede er hentet, vil det være en god ide at hente dataene ind. Det kan hermed kontrolleres, om der er foretaget de rigtige valg. Oplysningerne i filen bliver indlæst, og resultatet af de foretagne valg af afgrænsninger, kan ses i ruden ”Kildefil”. Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, kan man ændre i afgrænsningerne indtil det ønskede resultat opnås eller bruge funktionen ”Ret kildefil” til at rette de fejlramte linier i kildefilen.

En mulighed for på forhånd at se hvilke afgrænsninger der skal angives, er at indlæse filen i Windows programmet Notesblok eller WordPad. Her kan du se, hvad der skal angives i de forskellige felter i afgræsningerne.
  
Når afgrænsningerne er defineret korrekt, skal du angive hvilke oplysninger i datafilen, der skal over i hvilke felter i kunde- eller varelisten. Dette angives i ruden Feltvalg. Nummeret på søjlen i kildefilen angives i det felt, oplysningen skal overføres til i kunde- eller varelisten.

I ruden Resultat af feltvalg, vises hvordan dataene vil blive læst ind i kunde- eller varelisten ud fra de foretagne feltvalg. Er der under afgrænsninger angivet, at fortegn skal vendes, vil man først se resultatet af dette valg, når der er angivet et feltvalg til kostpris ekskl. moms, kostpris inkl. moms, salgspris ekskl. moms, salgspris inkl. moms eller rabat. Det fortegn beløbet vil blive overført til varelisten med, ses i ruden resultat af feltvalg.

Når alle tilpasningerne er foretaget, trykkes på gem for at få gemt importfiltret, med det navn der er angivet i feltet importfilter. Importfiltret bliver gemt på det niveau der er angivet i valglinien øverst i billedet. Hvis brugertypen ikke er i overensstemmelse med det angivne niveau, bliver importfiltret gemt på det niveau, der svarer til brugertypen. 


2.3 Kontrol af dataformater

Der sker en overordnet kontrol af de data der vises i ruden "Resultat af feltvalg", sådan at det sikres, at data i en kolonne passer kolonnens dataformat. Hvis kontrollen giver fejl vises der en fejlmeddelelse i meddelelsesfeltet, og den eller de fejlramte linier markeres med rød farve. Hvis der er problemer med dataformaterne, kan det dels løses ved at ændre i importfilteret, så data i indlæsningsfilen knyttes til de rigtige kolonner i resultat af feltvalg. Hvis der kun er tale om få fejlramte linier kan det skyldes, at der er fejl i kildefilen, og så kan "Ret kildefil" med fordel anvendes til at rette problemerne (se nedenfor).   


2.4 Ret kildefil

"Ret kildefil" gør det muligt, at rette i den fil der aktuelt er valgt. "Ret kildefil" kan kaldes med tastekombination [CTRL + R]. Herved åbnes en dialog der viser indholdet i den fil, der aktuelt er valgt til indlæsning. Hvis der skal rettes i filen, kan man bare lave rettelserne og afslutte med "OK". Rettelserne bliver så automatisk gemt i kildefilen, og det rettede filindhold vises nu nederst i "Opsætning indlæs kunder/varer".

Ved at sætte fokus i en linie i visningsruden nederst i "Opsætning indlæs kunder/varer" er det muligt at åbne kildefilen med "Ret kildefil", så fokus lander i den samme linie i kildefilen. Denne funktion kan med fordel bruges, hvis der er fejlramte linier i kildefilen. På den måde bliver det lettere at finde den fejlramte linie.  


2.5 Slet importfilter

Ønsker man at slette et importfilter, kan dette gøres i dialogen Vis Importfilter (findes under: Funktioner > Vis importfilter). Det importfilter der ønskes slettet, skal være i fokus, hvorefter det slettes med trykknappen slet.

Adgangen til at slette importfiltre afhænger af brugertypen.


2.6 Ø90 springer over overskriftslinier i en varefil

Hvis man modtager en varefil fra en leverandør, kan der nogle gange være både overskriftslinier og tomme linier i filen. Normalt giver det problemer i forbindelse med indlæsning, fordi disse linier vil blive opfattet af indlæsningsprogrammet, som almindelige varelinier. I Ø90 er det derfor lavet sådan, at overskriftslinier og blanke linier automatisk bliver sprunget over, så man ikke bliver generet af disse linier i filen.

Ø90 opfatter en varelinie som en blank linie eller en overskriftslinie, hvis der ikke er noget varenummer i linien.