• Opsætning indlæs data . Her opsætter man filtre således kassedata, kontonumre, og budgetdata bliver indlæst korrekt. Punktet findes under Menu > Registrering > Opsætning indlæs data.
• Indlæs data. Her knyttes filerne med data til de rigtige importfiltre og indlæsning af data overføres her. Punktet findes under Menu > Administration > Indlæs data.
• Kontorelationer. Her angives relationen mellem de eksterne kontonumre og Ø90 kontonumrene. Punktet findes under Indlæs data > Funktion > Kontorelation.
• Kopier kontorelationer. Her er der mulighed for at kopiere relationer mellem eksterne og Ø90 kontonumre over på en anden ejendom. Punktet findes under Kontorelation > Vis > Kopi kontorelation.

Når man har startet overførslen af eksterne data, skiftes til Opgavevalg, og ejendommen forlades. Kørslen der overfører posteringerne kan ikke køre, hvis ejendommen er blokeret af en bruger. Hvis man går ind på ejendommen, før kørslen er afsluttet, har man kun læseadgang. Hvis man går over i CICS’en, kan man holde øje med, hvornår kørslen er afsluttet, Er der kontroludslag af den ene eller anden årsag bliver fejlrapporten udskrevet via LUDO Billede EU. Overførslen af eksterne data kører gennem det samme kontrolprogram som data fra BEDRIFTLØSNING (K431) Der er blot udbygget med yderligere kontroller.


2. Forudsætninger for at indlæse eksterne kasse og budget data

Kasse
Der er følgende forudsætninger for at eksterne kassedata kan indlæses i Ø90 via Indlæs data.

• Posteringerne skal ligge som poster og modposter.
• Moms på posteringerne skal være konteret ud på momskonto. Der er ikke mulighed for at indlæse posteringer, hvor momsbeløbet ligger som en ekstra oplysning på den enkelte postering. Det er derfor heller ikke mulighed for, at der kan angives en momskode i forbindelse med indlæsning af data.
• I den fil som indeholder data må samme feltseparator ikke være brugt to gange. F.eks. må der ikke være anvendt komma til at separerer felter med, samtidig med at komma anvendes til at dele heltal og decimaler.

Budget
Der er følgende forudsætninger for at eksterne budgetdata kan indlæses i Ø90 via Indlæs data.

• Primosaldo på kassekredit skal ikke indlæses som en record i filen, men skal angives i ruden Indlæs data
• Ved indlæs budget, skal man kunne anvende den samme kontorelation som ved indlæs kassedata
• I forbindelse med opsætning at importfilter for indlæs budgetdata skal der angives det eksterne kontonummer der anvendes som kassekredit konto.

3. Opsætning Indlæs kasse, kontoplan og budget

I forbindelse med overførsel af eksterne data til Ø90, skal filen med de eksterne kassedata tilknyttes et importfilter.

Importfiltrets opgave er at sikre, at oplysningerne i filen med de eksterne data bliver adskilt korrekt, så de kan læses, og at de rigtige oplysninger kommer ind i de rigtige kolonner i kasseregistreringen eller i kontorelationerne.

I billedet Opsætning eksterne data, kan man via funktioner, eller værktøjslinien, definere nye importfiltre eller se, om eksisterende importfiltre er egnede til at håndtere formatet på den fil, der skal overføres. De data fra filen der vises her, er kun til oplysning. Overførslen af eksterne data og kontonumre foregår i billedet Indlæs data.

Det kan være en fordel at hente datafilen ind, før man begynder at definere eller ændre et importfilter.


3.1 Brug af eksisterende importfiltre

De importfiltre, der er defineret på forhånd, kan ses ved at åbne dialogen Vis Importfilter. Der er dog mulighed for selv at definerer yderligere importfiltre, hvis de eksisterende ikke kan anvendes.

Nye importfiltre får tilknyttet kreds eller ejendomsniveau, afhængig af den brugertype der anvendes. Skal der laves et importfilter på Kredsniveau, skal brugertypen være en kredsbrugertype.  Andre brugertyper vil kun kunne definere importfiltre på ejendomsniveau.

Importfiltre på landsniveau

På landsniveau er det hensigten at oprettet importfiltre for de programmer, som er mest brugt. Bruger man et af disse programmer, anbefales det at man bruger et landsfilter og ikke oprette et filter magen til på kreds eller ejendomsniveau.

Importfiltre på landsniveau er markeret med et L efter navnet, Importfiltrene bliver oprettet og vedligeholdt fra landsniveau.

På landsniveau findes importfiltre til følgende produkter:

Produkter

• Concord

Importfiltre på kredsniveau

Kredsen kan vælge at oprette og vedligeholde importfiltre for programmer, der ikke er oprettet på landsniveau, men som har stor udbredning blandt kredsens kunder. Filtret er markeret med et K efter navnet.

Et kredsimportfilter kan kun oprettes af den kredsansvarlige og vedligeholdes fra kredsniveau.

Oprettelse af Kredsfiltre foretages i punktet Menu > Kreds > Opsætning indlæs data.


3.2 Opret nyt importfilter eller tilret eksisterende

Er der ikke mulighed for at anvende et importfilter på et overliggende niveau, er der mulighed for at oprette et nyt filter. Det kan gøres på to måder. Den første måde er at bruge funktionen ”ny”, hvor alle definitioner skal angives. Den anden måde er ved at tage udgangspunkt i et eksisterende importfilter og ændre navngivningen. Tilret de parametre der skal ændres og gem dem som et nyt importfilter.

I importfiltret angives, hvordan data er adskilt. Der skal tages stilling til hvilket tegn, der skiller de forskellige oplysninger, herunder hvordan datoformatet er, hvordan heltal og decimaler er delt, og om der er tusindtals adskillelse. Samtidig skal der tages stilling til, om der er oplysningslinier i kontoudtoget, som ikke er relevant for indlæsning af posteringerne. Dette gøres ved at angive, at indlæsningen skal starte og stoppe ved en bestemt linie.

Afgrænsningerne er følgende, og er udfyldt med de angivne defaultværdier, når der oprettes et nyt importfilter.

Vigtigt: Der er ikke mulighed for at anvende det samme tegn ved to afgrænsere. Det vil sige at man f.eks. ikke kan anvende komma til at separerer felter og samtidig anvende komma til at dele heltal og decimaler.

Afgrænsere:

Datoformat	Her angives det datoformat, der bruges i kildefilen. Der kan vælges mellem forskellige datoformater i drop down menu.
Feltseparator	Her angives det tegn, der adskiller de forskellige oplysninger i kildefilen. Der er default indsat ”;” (semikolon).
Decimalseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille heltal og decimaler. Der er default indsat ”,” (komma).
Tusindtalsseparator	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at adskille tusinder fra hundreder. Hvis der ikke bruges tusindtalsseparator skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”.
Vend fortegn	Hvis tallene i kildefilen har et fortegn der bevirker, at de bliver overført til kasseregistreringen med forkert fortegn, skal der markeres for, at der skal vendes fortegn. Dette gøres enten ved at klikke med musen i feltet, eller ved at trykke på mellemrumstasten, når fokus er i feltet. Hvis der ikke er behov for at vende fortegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”. Resultatet af vend fortegn ses først i ruden Resultat af feltvalg, når der er valgt, hvilket flet der skal over i beløbsfeltet i kasseregistreringen.
Citationstegn tekst	Her angives det tegn, der i kildefilen bruges til at angive tekst. Bruges der ikke noget tegn, skal feltet være blankt. Der er default indsat ”blank”.
Begynd med række	Her anføres nummeret på den række, hvor posteringerne i kontoudtoget starter. Der er default indsat ”1”.
Slut med række	Her anføres nummeret på den række, hvor posteringerne i kontoudtoget slutter. Nummeret er regnet fra bunden. Der er default indsat ”1”.

Hvis filen med data ikke allerede er hentet, vil det være en god ide at hente dataene ind. Det kan hermed kontrolleres, om der er foretaget de rigtige valg. Oplysningerne i filen bliver indlæst, og resultatet af de foretagne valg af afgrænsninger, kan ses i ruden ”Kildefil”. Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, kan man ændre i afgrænsningerne indtil det ønskede resultat opnås.

En mulighed for på forhånd at se hvilke afgrænsninger der skal angives, er at indlæse filen i Windows programmet Notesblok eller WordPad. Her kan du se, hvad der skal angives i de forskellige felter i afgræsningerne.
  
Når afgrænsningerne er defineret korrekt, skal du angive hvilke oplysninger i datafilen, der skal over i hvilke felter i kasseregistreringen eller kontorelationen. Dette angives i ruden Feltvalg. Nummeret på søjlen i kildefilen angives i det felt, oplysningen skal overføres til i kasseregistreringen eller kontorelationen. Nogle felter er protektede, det er fordi det ikke er relevant at bruge disse felter i forbindelse med overførsel af de valgte oplysninger.

I ruden Resultat af feltvalg, vises hvordan dataene vil blive læst ind i kasseregistreringen eller kontorelationen, ud fra de foretagne feltvalg. Er der under afgrænsninger angivet, at fortegn skal vendes, vil man først se resultatet af dette valg, når der er angivet en feltvalg til beløb. Det fortegn beløbet vil blive overført til kasseregistreringen med, ses i ruden resultat af feltvalg.

Når alle tilpasningerne er foretaget, trykkes på gem for at få gemt importfiltret, med det navn der er angivet i feltet importfilter. Importfiltret bliver gemt på det niveau der er angivet i valglinien øverst i billedet. Hvis brugertypen ikke er i overensstemmelse med det angivne niveau, bliver importfiltret gemt på det niveau, der svarer til brugertypen. 


3.3 Slet importfilter

Ønsker man at slette et importfilter, kan dette gøres i dialogen Vis Importfilter. Det importfilter der ønskes slettet, skal være i fokus, hvorefter det slettes med trykknappen slet.

Adgangen til at slette importfiltre afhænger af brugertypen.


4. Kontorelation

I dialogen kontorelation skal der oprettes relation mellem det eksterne kontonummer og et Ø90 Kontonummer.

Kontorelationen bruges både ved indlæsning af kassedata og budgetdata.
Kontorelationen er ejendomsspecifik.

Der er mulighed for at indtaste oplysningerne manuelt, men der er også mulighed for at indlæse en ekstern kontoplan fra en kommasepareret fil eller ved at kopiere den fra en anden Ø90 ejendom, hvor der er oprettet en kontorelation.

Ved indlæsning af budgetdata er der ikke behov for at have en kontorelation for kassekreditkontoen, da den altid vil relatere til Ø90 kontonummeret 2600 10


4.1 Manuel oprettelse af kontorelation

Ved manuel oprettelse af kontorelation indtastes det eksterne kontonummer, den tilhørende tekst og det Ø90 kontonummer, hvorpå posteringerne skal ind på. Det samme eksterne kontonummer kan ikke tilknyttes to forskellige Ø90 kontonumre (kontrol) Det er derimod tilladt at relatere flere eksterne kontonumre til det samme Ø90 kontonummer.

Kontorelationerne vil være sorteret efter stigende numerisk værdi for det eksterne kontonummer. Er der eksterne kontonumre, der ikke er tilknyttet et Ø90 kontonummer, vil disse konti blive sorteret ind først i rækkefølgen, når dialogen opdateres.


4.2 Indlæs kontoplan fra fil

Der er mulighed for at indlæse en ekstern kontoplan i kontorelationsdialogen. Hvis dette gøres skal der blot tilknyttes et Ø90 kontonummer til hver ekstern konto.

Får man ikke sat Ø90 Kontonummer på et eksternt kontonummer, vil disse kontonumre blive sorteret ind øverst i listen over kontorelationer, når dialogen bliver opdateret.


4.3 Gå til kontonummer

Her er der mulighed for at søge på enten et eksternt kontonummer eller et Ø90 kontonummer. Der må kun være et felt udfyldt af gangen. Da der kan være flere forekomster af samme Ø90 kontonummer, søges der frem til første fundne kontonummer. For at få søgt hele rækken igennem skal der søges, indtil der kommer en meddelelse om at der er søgt til bunden.


4.4 Kopier kontorelation

I denne dialog er der mulighed for at kopiere en kontorelation fra en anden ejendom på kredsen. Der skal blot angives det ejendomsnummer, hvor kontorelationen ønskes hentet fra. Herefter overføres de kontorelationer, der er på afgiver ejendommen. Findes der kontorelationer på modtagerejendommen, bliver de overskrevet ved kopieringen.

Der er mulighed for at kopiere kontorelationer fra en ejendom med et kontoplansnummer til en anden ejendom med et andet kontoplans nummer.


5. Indlæs eksterne kassedata i Ø90

Det forudsættes, at de eksterne kassedata ikke har tilknyttet et moms beløb til den enkelte postering. Det er en forudsætning, at momsbeløbene er udkonteret på specifikke momskonti.

Det er derfor, at man under definitionen af importfiltret skal angive beløbet i nettobeløbet og ikke i beløbet.


5.1 Hvilke oplysninger skal indtastes

I billedet Indlæs data kan der angives, hvilke importfiltre der skal anvendes i forbindelse med overførsel af eksterne kassedata, kontoplaner og budgetdata. Der skal samtidig angives, hvilken hovedbetalingsart de indlæste kasseposteringer skal have påsat. For budgetdata skal der angives hvilket eksternt kontonummer der bruges som kassekredit kontonummer. Disse oplysninger bliver gemt på ejendommen og vil være udfyldt, når billedet åbnes igen.

Generelt gælder det, at der er mulighed for at bruge F4 til at få vist, hvilke muligheder der er for importfiltre og betalingsarter.
Der er mulighed for at indlæse både eksterne kassedata eksterne kontoplaner eller eksterne budgetdata. Der skal udpeges en fil, hvori dataene ligger.

Der kan kun indlæses en fil ad gangen. Er der indtastet et filnavn for ”kasse til overførsel” og der indtastes et filnavn i feltet ”kontoplansfil til overførsel/budgetfil til overførsel”, bliver filnavnet i feltet ”kasse til overførsel” slettet. Og modsat i de andre situationer.


5.2 Start af selve overførslen

Har man valgt at overføre kontoplansfil og trykker på overfør, bliver kontoplanen indlæst i dialogen kontorelation, og eventuel eksisterende kontorelation bliver suppleret.

Har man valgt at overføre kasse-/budgetfil og trykker på overfør, skifter Ø90 til opgavevalg, og ejendommen forlades. Overførslen starter en kørsel (k431), som er den samme procedure, der startes, når der overføres data fra BEDRIFTLØSNING til Ø90. Går man over i CICS, kan man undersøge, hvornår overførslen er foretaget.

For indlæs kasse og budget, kommer der en udskrift i LUDO, billede EU, hvis der er fejl i de indlæste data, med en beskrivelse af hvor fejlene er. Når der er fejl i data afvises hele indlæsningen. Fejlen skal derefter rettes, og overførslen foretages på ny


5.3 Resultat af overførslen

De eksterne data overføres til Ø90 via samme kørsel, som også anvendes ved overførsel af data fra BEDRIFTLØSNING. De overførte posteringer er låste, når de kommer over i Ø90 ,og de har fået undertypen Rx. I KDSL er der mulighed for at slette overførte posteringer. Dette gøres ved at vælge Ekstern Omsætning, Almindelige med Indberetterkode L.


5.4 Hvordan kassedata behandles

Posteringer fra eksterne regnskabssystemer kører efter princippet om det dobbelte bogholderis princip. Der er en post og en modpost: I Ø90 håndteres det på en anden måde, hvor der kobles en betalingsart til posteringen i stedet.

For at kunne håndtere overgangen fra det ene system til det andet, er der valgt følgende procedure ved indlæsning af eksterne kassedata.

De eksterne data bliver påsat et Ø90 kontonummer ud fra opsætningen i dialogen kontorelation. For de posteringer der ikke ligger i kontointervallet 2000 00 til 2017 99, 2600 00 til 2609 99 og 2700 00 til 2709 99,
vil der blive dannet en postering med koderne fra Ø90 kontonummeret, med momskode 0 eller 9 afhængig af forvalget på kontoen. Disse posteringer får påsat den betalingsart, der er angivet som hovedbetalingsart, i billedet Indlæs data.

Posteringer der ligger i kontointervallet 2000 00 til 2017 99, 2600 00 til 2609 99, og 2700 00 til 2709 99 danner ikke nogle posteringer. Her bliver der dannet en sum for hver konto der bliver registreret inden for måneden. Ud fra hver af disse summer, bliver der dannet to ekstra poster, som overfører et beløb svarende til summen for hver konto fra hovedbetalingsarten, til den betalingsart der svarer til det kontonummer, der er summeret for.

Til sidst kontrolleres om summerne for de indlæste posteringer og summerne for betalingsarterne går i nul. Indlæses der posteringer for flere måneder, og der blot er en måned, der ikke går i nul, forkastes indlæsningen af hele datasættet.


5.5 Hvordan budgetdata behandles

Ved opsætning at indlæs budgetdata angives hvilket eksternet kontonummer, der anvendes til kassekreditten. Dette kontonummer relateres til Ø90 Kontonummeret 2600 10 som anvendes i forbindelse med indlæsning af likviditetsbudget oplysninger i Ø90

Indlæsning af budgetdata foregår i hovedprincippet på samme måde som indlæs af kassedata. Det er et krav, at posteringerne balancerer og går i nul (post og modpost). Der er dog således, at hvis der er en afvigelse på under 10 kr. bliver afvigelsen automatisk modposteret på kassekreditten. Er afvigelsen større end 10 kr. afvises indlæsningen.
I forbindelse med indlæsningen tages der udgangspunkt i primo saldoen på kassekreditten, som er angivet i Indlæs data billedet. Ud fra denne saldo og de indlæste budgetposter bliver der dannet en bevægelse på kassekreditten pr. måned samt dannet en ultimosaldo på kassekreditten.

Det er et krav, at primosaldoen på kassekreditten angives, og at den ikke ligger blandt de indlæste data. Samtidig må der, som følge af at data skal balancerer, ikke være posteringer der indeholder ultimosaldo på kassekreditten.

Alle datoer, der er anvendt i de eksterne budgetfiler, vil blive konverteret til ultimodagen i den pågældende måned.


6. Fejlfinding i indlæste kasse

I EU billedet i CICS’en kommer fejlmeddelelser, hvis der er noget galt med de overførte eksterne kassedata.
De væsentligste er

• Perioden før skal være låst.
• Hovedbetalingsarten og de andre konti i betalingsart intervallerne skal være oprettet som betalingsarter.
• Bilagsnumre skal være i intervallet 1 til 8999.
• Eksternt kontonummer er ikke oprettet i kontorelationen
• Importfiltret er ikke oprettet korrekt, og derfor indlæses forkerte data

En fejl der ikke bliver opdaget i kontrollen er, om der skal vendes fortegn på posteringerne. Det skal enten kontrolleres i forbindelse med oprettelse af importfiltret, eller i forbindelse med at data er indlæst i kasseregistreringen.


6.1 Fejlfinding indlæs budget

I EU billedet i CICS’en kommer fejlmeddelelser, hvis der er noget galt med de overførte eksterne kassedata.
De væsentligste er

• Hvis budgetdata ikke balancerer, og afvigelsen er over 10 kr. afvises indlæsningen. Er afvigelsen under 10 kr. posteres afvigelsen på kassekreditkontoen
• Eksternt kontonummer er ikke oprettet i kontorelationen
• Importfiltret er ikke oprettet korrekt, og derfor indlæses forkerte data

7. Kom godt i gang


7.1 Overblik

Import data



7.2 Opsætning af importfiltre til eksterne data

Er der ikke defineret importfiltre på Lands eller kredsniveau, der kan bruges, skal man definere et filter selv. Dette gøres under menupunkt Menu > Registrering > Opsætning indlæs data. Her kan der defineres importfiltre på ejendomsniveau. Skal der defineres et filter på kredsniveau, skal man i Menu > Kreds > Opsætning Indlæs data. Se nedenstående billede.




7.3 Opsætning af importfiltre til ekstern kontoplan

Er det en kontoplan der skal indlæses sker det i samme dialog. Radioknappen nederst til højre skal blot flyttes til Kontoplan.

I dialogen Vis Importfiltre er det kun de filtre, der passer til radioknapvalget der vises.


7.4 Opsætning af importfiltre til eksternt budget

Er det likviditetsbudgetdata, der skal indlæses, sker det i samme dialog. Radioknappen nederst til højre skal blot flyttes til Budget.

I dialogen Vis Importfiltre er det kun de filtre, der passer til radioknapvalget der vises


7.5 Opsætning af kontorelation

For at kunne indlæse eksterne posteringer skal der oprettes en konverteringsnøgle/kontorelation, hvor man angiver, hvilket eksternt kontonummer der hører sammen med hvilket Ø90 kontonummer.

Indlæses ekstern kontoplan vil eksternt kontonummer, samt tekst blive overført. Derefter skal der angives et Ø90 kontonummer ud for hvert eksternt kontonummer.

Det eksterne kontonummer kan kun forekomme en gang. Flere eksterne kontonumre kan godt være knyttet til samme Ø90 kontonummer. Når der søges på et Ø90 kontonummer, skal man trykke flere gange på enter indtil der kommer tekste ”der er søgt til bunden” så er man sikker på, at man har søgt forekomsten af Ø90 kontonummeret igennem 

Indlæsning af budget bruger den samme kontorelation som indlæs af kasse. Ved indlæsning af budget er der blot ikke behov for at oprette den kontorelation, som angiver relationen mellem det eksterne kassekredit nummer og Ø90 kassekredit nummeret. Det sker automatisk ud fra det kontonummer, der er angivet under opsætning i billedet Indlæs data.



Har man flere ejendomme, som modtager eksterne kassedata, og hvor kontoplanen svarer helt eller delvist til hinanden. Vil det være arbejdsbesparende at kopierer en eksisterende kontorelation over på ejendommen i stedet for at indtaste den på ny.

Kopi Kontorelation fås ved at vælge Rediger > Kopi Kontorelation i dialogen Kontorelation.




7.6 Importer kasse/budget data 

Før man starter på at indlæse data, skal man foretage en opsætning for de kasse, man skal indlæse. Opsætningen kan gemmes, således den vises hver gang billedet Indlæs data åbnes. Opsætningen formodes at være ens fra gang til gang. Den vedrører, de filtre der skal bruges i forbindelse med indlæsning af kasse, kontoplan og budget, samt hvilken hovedbetalingsart, de indlæste posteringer skal konteres på, og hvilken ekstern konto der bruges til kassekreditkontoen i forbindelse med indlæsning af budgetdata

Når de indledende opsætninger er lavet, kan der indlæses data.

Der kan kun angives et filnavn til overførsel. Det betyder, at der kun kan overføres enten kontoplan, kasse eller budget.

Indlæses en kontoplan vil man få vist resultatet i dialogen kontorelation, hvorefter der skal tilføjes Ø90 kontonumre, før dialogen kan lukkes.

Indlæses der kasse eller budgetdata, vil man blive ført ud i billedet Opgavevalg, hvorefter ejendomsnummeret bliver blanket. Baggrunden for dette er, at kørslen der overfører data kræver, at ejendommen er ledig. Er der store mængder data kan der gå nogen tid, inden man bliver ført ud i opgavevalgs billedet.

Dataene bliver i kørslen bearbejdet, således de kan overføres til Ø90 via den samme overførsel, som bruges af DLBR IT Økonomi Bogføring. Det vil i visse tilfælde forklare, at der kan komme beskeder om, at data fra DLBR IT Økonomi Bogføring er overført

Der kan indlæses posteringer for flere måneder ad gangen, men hvis blot en måned fejler afvises hele indlæsningen.

Fejlmeddelelser i forbindelse med overførslen, kommer på EU billedet i CICSEN


8. Fremgangsmåde for indlæs data, punkt for punkt

8.1 Importfilter indlæs kasse

Importfilter kasse defineres i Menu > Registrering > Opsætning indlæs data, hvor radioknappen er i kasse.

Undersøg først om der findes et importfilter på Lands- eller Kredsniveau der kan bruges, eller gå til punktet opret importfilter.

Lands-kredsfilter
Vil man undersøge, om der er et lands eller kredsfilter der kan bruges, gøres følgende:

• Tryk på hent kassefil i værktøjslinien og udvælg kassefilen på PC’en
• Tryk på Vis importfilter, sæt fokus på det ønskede filter, og tryk på overfør

Nu ses resultatet nederst i dialogen Resultat af feltvalg. Vises oplysningerne ikke rigtigt, kan man vælge et andet filter, og se om det giver et bedre resultat.

Nyt Importfilter
Hvis der ikke kan bruges et importfilter, der allerede er oprettet, bliver man nød til at oprette et nyt, der gøres følgende:

• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret
• Tryk på hent kassefil i værktøjslinien og udvælg datafilen på PC’en
• I ruden afgrænsninger skal man angive, hvilket dataformat der anvendes i filen, samtidig angives de resterende Feltseparatorer, og om der skal vendes fortegn, samt om der er nogle linier først og til sidst i filen, der skal springes over.
• I ruden felter i kasseregistreringen angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kasseregistreringen. Når dette er sket, vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

8.2 Importfilter kontoplan

Når en ejendom oprettes, skal der defineres en kontorelation, hvor man angiver, hvilket Ø90 kontonummer der hører til det eksterne kontonummer. For at undgå at indtaste alle de eksterne kontonumre er der mulighed for at indlæse en ekstern kontoplan. Der skal defineres et importfilter for kontoplanen for at kunne indlæse denne.

Nyt Importfilter

• Vælg Opsætning Indlæs data
• Gå ned og flyt radioknappen til Kontoplan nederst til højre
• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret
• Tryk på hent kontoplanfil i værktøjslinien og udvælg filen på PC’en
• I ruden afgrænsninger skal man angive, hvilken feltseparator der skal skille oplysningerne, Dato og decimal og tusindtal separatorer skal være blanke, det samme gælder fortegn Til sidst angives, om der er nogle linier først og til sidst i filen,der skal springes over.
• I ruden felter i kasseregistreringen angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kasseregistreringen. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• I ruden felter i kontoplan angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kontoplanen. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

8.3 Importfilter budget

Når der skal indlæses budget på en ejendom, skal der i lighed med indlæs af kassedata oprettes et importfilter eller benyttes et eksisterende importfilter, som kan være defineret på lands eller kredsniveau. Kan allerede oprettede filtre ikke bruges, bliver man mød til at oprette et nyt importfilter

Nyt Importfilter

• Vælg Opsætning Indlæs data.
• Gå ned og flyt radioknappen til Budget nederst til højre.
• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret.
• Tryk på hent budgetfil i værktøjslinien og udvælg filen på PC’en.
• I ruden afgrænsninger skal man angive, hvilket dataformat der anvendes i filen, samtidig angives de resterende Feltseparatorer og om der skal vendes fortegn, samt om der er nogle linier først og til sidst i filen, der skal springes over.
• I ruden felter i kasseregistreringen angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kasseregistreringen. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

8.4 Opsætning Indlæs data

I billedet indlæs data skal der angives, hvilke importfiltre der skal anvendes til at indlæse data og kontoplan, samtidig angives hvilket betalingsartsnummer alle posteringerne bliver indlæst med.
Disse oplysninger indtastes i ruden Opsætning og kan gemmes, således de vises hver gang billedet åbnes.

• Man stiller sig i feltet Importfilternavn data derefter trykkes på F4 eller trykknappen ”Importfilter data” i værktøjslinien eller via funktionerne. Derefter sættes fokus over det importfilter, der skal bruges, og der trykkes på overfør.
• Hovedbetalingsarten skal udfyldes. Dette gøres ved at taste betalingsartsnummeret direkte eller ved hjælp af F4, hvorefter den valgte betalingsart overføres.
• Til sidst skal man angive ”importfilternavn kontoplan”. Her anvender man enten F4 eller trykker på trykknappen ” Importfilter kontoplan” i værktøjslinien eller via funktionerne. Derefter sættes fokus over det importfilter der skal bruges, og der trykkes på overfør.

8.5 Indlæs data, kontoplan

Hvis der skal indlæses en kontoplan vælges billedet indlæs data. I første rude skal fokus være i ”Kontoplanfil til overførsel” herefter trykkes på F4 eller trykknappen ”Hent kontoplanfil” i værktøjslinien eller via funktioner. Herefter udpeges den pågældende fil og den hentes over. Til sidst trykkes der på Start overførsel og de eksterne kontonumre bliver læst ind. Det videre arbejde med kontorelationerne er beskrevet i næste afsnit.


8.6 Oprettelse af kontorelation

Kontorelations dialogen findes under Menu > Administration > Indlæs data, Her vælges Funktion > Kontorelation.

For at der kan indlæses eksterne data i Ø90 skal der være oprettet en kontorelation på ejendommen. Hvor der angives, hvilket Ø90 kontonummer der hører til hvilket eksternt kontonummer. Dette kan gøres på 3 måder

1. Vælg dialogen Kontorelation og indtaste ekstern kontonummer og tekst, samt det tilhørende Ø90 Kontonummer.
2. Vælg billedet Indlæs data Angiv fil med kontoplan samt importfilter for kontoplan og tryk på Start overførsel. Herefter bliver de eksterne konti og tekst indlæst, herefter skal der kun indtastes de tilhørende Ø90 kontonummer.
3. Vælg dialogen Kontorelation derefter Rediger > Kopi Kontorelation

Opret kontorelation via Indlæs kontoplan fil

• Vælg dialogen Indlæs data.
• Gå ned i ruden Opsætning, sæt fokus i linien importfilter kontoplan.
• Tryk på F4 og vælg det importfilter der passer til kontoplan filen.
• Tryk på Gem i værktøjslinien. Det bevirker, at importfiltret for kontoplanen bliver vist næste gang dialogen åbnes.
• Tryk derefter på knappen Hent kontoplan fil i værktøjslinien og udpeg filen.
• Til sidst trykke der på start Overførslen, hvorefter den eksterne kontoplan vil blive læst ind, og der skiftes til dialogen kontorelation hvorefter Ø90 kontonumrene skal indtastes.

Opret kontorelation via Kopi kontorelation

Er der allerede oprettet en kontorelation på en anden ejendom på kredsen, og relationerne er ens eller næsten ens, kan det være en fordel at kopiere kontorelationen for derefter at redigerer den, således den passer til den pågældende ejendom. Herved spares der indtastningen af alle Ø90 kontonumrene

• Vælg dialogen kontorelation
• Vælg der efter Rediger > Kopi Kontorelation
• Her angives den ejendom, som kontorelationen ønskes kopieret fra hvorefter der trykkes OK.
• Kontorelationen er nu kopieret over på den ejendom, man er på, og parat til at blive redigeret eller godkendt
• Hvis der skal redigeres kontonumre skrives der blot oven i det eksisterende Ø90 kontonummer, eller der redigeres i det eksterne kontonummer eller tekst, eller linien slettes med Ctrl. Del

Søgning på kontonummer
I dialogen Kontorelation er der to søgefelter en til eksterne konti og en til Ø90 konti.
Der kan kun være udfyldt et af søgefelterne ad gangen

• Eksterne konti kan kun være angivet en gang, derfor vises om det eksterne kontonummer findes efter første søgning er sat i gang.
• Søges der på Ø90 kontonummer, kan der være flere forekomster af samme kontonummer. Det anbefales, at der efter indtastning af Ø90 kontonummeret trykkes på enter, indtil der i meddelelsesfeltet står ”Der er søgt til bunden af listen”. Så er man sikker på, at have fundet alle forekomster af det pågældende Ø90 kontonummer.

8.7 Indlæs Kassedata i Ø90

Nu skulle forarbejdet for at kunne indlæse kasse være gjort. For at indlæse data skal man gøre følgende:

I første rude skal fokus være i ”Kassefil til overførsel” herefter trykkes på F4 eller trykknappen ”Hent kassefil” i værktøjslinien eller via funktioner. Herefter udpeges den pågældende fil og den hentes over. Til sidst trykkes der på Start overførsel, og de eksterne data vil blive læst ind.

Overførslen af data starter en kørsel bag systemet. kontrolprogrammet til indlæsning af data fra BEDRIFTLØSNING bliver bl.a. brugt. For at dette kontrolprogram kan kører, må ejendommen ikke være optaget af nogen bruger. Derfor vil systemet automatisk logge brugeren af ejendommen, og man vil blive sendt ud i opgavevalgsbilledet, hvor ejendomsnr. feltet er blanket af.

Hvis overførslen er gået godt, vil data være indlæst i kasseregistreringen. Skulle der være fejl i datagrundlaget, kan man slå op på EU billedet i CICSEN og se, hvad årsagen er, ud fra de fejlmeddelelser der bliver vist.


8.8 Indlæs Likviditetsbudget data i Ø90

Når en ejendom oprettes skal der defineres en kontorelation, hvor man angiver, hvilket Ø90 kontonummer der hører til det eksterne kontonummer. For at undgå at indtaste alle de eksterne kontonumre er der mulighed for at indlæse en ekstern kontoplan. Der skal defineres et importfilter for kontoplanen for at kunne indlæse denne.

Nyt Importfilter

• Vælg Opsætning Indlæs data.
• Gå ned og flyt radioknappen til Kontoplan nederst til højre.
• Tryk på Ny i værktøjslinien og angiv navn på filtret.
• Tryk på hent kontoplanfil i værktøjslinien og udvælg filen på PC’en.
• I ruden afgrænsninger skal man angive, hvilken feltseparator der skal skille oplysningerne. Dato og decimal og tusindtals separatorer skal være blanke, det samme gælder fortegn. Til sidst angive, om der er nogle linier først og til sidst i filen, der skal springes over.
• I ruden felter i kasseregistreringen angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kasseregistreringen. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• I ruden felter i kontoplan angives, hvilke kolonner der skal i kolonnerne i kontoplanen. Når dette er sket vises resultatet i den nederste rude.
• Tryk på gem i værktøjslinien, for at gemme filtret.

9. Indlæsning af feltsepareret fil i Excel

Anvisning på hvordan man indlæser en feltsepareret fil i Excel, der benytter punktum som decimalseparator, når PC’en er sat op til at bruge komma som feltseparator.

Proceduren kan anvendes i forbindelse med, at man skal ind at rette i en fil i forbindelse med indlæsning at eksterne kassedata i Ø90.

• Det kan være i forbindelse med, at der skal laves afstemninger pr. måned.
• Det kan være i forbindelse med, at bilagsnumret skal indlæses i reference nr. feltet.
• Det kan være i tilfælde, hvor der skal ændres feltseparator, fordi der er et tegn, der anvendes til to forskellige ting.

I Excel vælger man Åbn under menupunktet Filer og udpeger den pågældende fil, hvorefter man trykker på Åbn.



Herefter vælges ”Afgrænset”, hvis oplysningerne er afgrænset af et bestemt tegn ellers vælges ”Fast bredde”, hvorefter der trykkes på ”Næste”.



Nu sættes der flueben / hak i den måde, oplysningerne bliver skilt ad. I dette tilfælde er der anvendt semikolon. Nu bliver oplysningerne opdelt i søjler, herefter trykkes der på ”Næste”.



Nu markerer man søjlen med beløb, og der trykkes på ”Avanceret”. Hvis der også skal indlæses kvantum mv., gentages proceduren blot for de pågældende søjler.



Nu bliver man bedt om at angive, hvordan decimalseparatoren og tusindtalsseparatoren ser ud i søjlen, og angive eller vælge dette i de pågældende felter og derefter trykke på ”OK”.
Herefter bliver tegnene konverteret til de generelle gældende tegn, der er valgt for PC’en og dermed også Excel.



Herefter vælges der ”Gem som” i menupunktet ”Filer”. Her er det vigtigt, at man under ”Filtyper” nederst i gem billedet vælger filtypen CSV (semikolonsepareret) (*.csv) for, at filen bliver gemt i et format der indeholder feltseparator og som kan læses af Ø90.



Det er muligt at importfiltret skal tilrettes efter denne ændring.