Dato: 02-09-2011

Dette afsnit indeholder en beskrivelse af arbejdsgangen ved overførsel af data fra Dataoverførsel til Ø90.

1. Dataoverførsel indhold
2. Kontorets opgaver med Dataoverførsel
2.1 Samtykke
3. Overførselsplaner og kontering
3.1 Flere overførselsplaner
3.2 Oversigt over Dataoverførsel via posteringsoversigtsbilledet (RPP)
4. Kontering af Dataoverførsel via billede "Dataoverførsel Gruppe til konto"
4.1 Summeringskoder
4.2 Påsætning af dato
4.3 Dokumentation af posteringer fra Dataoverførsel
5. Godkendelse/Lås
6. Links
 

1. Dataoverførsel indhold

Posteringer fra Dataoverførsel dannes som omposteringer i "Kasseregistrering" med indberetterkode "O". 

I Kasseregistrering vises navnet på virksomheden, hvis fokus sættes på feltet Ref-nr.

De dannede posteringer er ekskl. moms. Momsen posteres direkte til momskontiene. Omposteringerne modposteres på mellemregningskontoen som udlignes ved betaling via kassebogen.

Realkredit overføres derudover også som efterposteringer og som statusposteringer.

Daglig overførsel
Fra september 2010 er der i Dataoverførsel mulighed for at data kan overføres dagligt, og dermed sikre hurtig opfølgning. 

Daglig overførsel forudsætter at virksomheden leverer data dagligt, og at virksomheden tager et nyt dataformat i anvendelse. Herved kan posteringer overføres på faktura dato. Hermed bliver der bedre specifikation, bedre muligheder for at analysere forbrug, og bedre mulighed for fejlfinding. 

Overgangsordning for virksomheder tilsluttet den nuværende løsning
For afgiver virksomheder betyder ændringen, at data skal leveres via et nyt dataformat, og at data fremover kan afsendes samtidig med, at dataleverandøren foretager fakturering. Det er dog ikke muligt at ændre for alle virksomheder på en gang, og derfor bliver der en overgangsordning, således virksomhederne kan fortsætte med at levere data på den gamle måde. Det betyder, at data fortsat overføres en gang om måneden for disse virksomheder.

2. Kontorets opgaver med Dataoverførsel 

Regnskabskontorets opgaver i forbindelse med Dataoverførsel er minimale, når samtykke er oprettet.

Det arbejde, der kan være, er f.eks. at vedligeholde den løbende kontering, ændre konteringen hvis virksomheder fusionerer eller at slette tilladelser, hvis en virksomhed eller en landmand ophører. Der kan ligeledes være lidt tilretning af kontering vedrørende Dataoverførsel fra realkreditinstitutter i billede "Dataoverførsel Realkredit”, hvis en landmand får tilknyttet nye lån, eller hvis landmanden indfrier lån. 

2.1 Samtykke

Det første kontoret skal gøre, når en ejendom skal starte på Dataoverførsel, er at oprette et samtykke for ejendommen for at få overført data. Før et samtykke må oprettes, skal der foreligge et skriftligt samtykke fra kunden, som skal opbevares af regnskabskontoret.

Start samtykkeNår der er indberettet en startdato i billedet Samtykke modtager landmanden og regnskabskontoret en enslydende kvittering på oprettelsen af samtykket til Dataoverførsel.

Stop samtykke

Se beskrivelse af arbejdsgang ved håndtering af tilladelser.

Oversigt over virksomheder
Oversigt over virksomheder tilknyttet Dataoverførsel findes her.
 

3. Overførselsplaner og kontering 

På landsniveau er der oprettet 4 overførselsplaner, overførselsplan nummer 1, 2, 3 og 4. 

Overførselsplanerne kan benyttes uanset, hvilen kontoplan der benyttes på ejendommen. 

Forvalg på posteringerne overføres fra kontoplanen.
 

3.1 Flere overførselsplaner

Overførselsplan	Indhold og anvendelse
Plan 1	Fuld specifikation (alle fagområder) Anvendes primært til markbrug, og ejendomme med husdyrproduktion
Plan 2	Begrænset specifikation (kontering på grundkonti) Anvendes til ejendomme uden årsrapport
Plan 3	Fuld specifikation kvæg Anvendes til ejendomme med kvægbrug, tilpasset på kredsniveau
Plan 4	Fuld specifikation svin Anvendes til ejendomme med svineproduktion, tilpasset på kredsniveau

Med 4 overførselsplaner er det muligt at lave en landsvejledning differentieret på henholdsvis kvæg og svin.

På kredsniveau kan man ændre konteringen til de to brugstyper efter behov. Ændringerne gennemføres i skærmbilledet ”Dataoverførsel, Gruppe til konto”

Overførselsplan skiftes på den enkelte ejendom i billedet: Stamdata under Ejendomsoplysninger.

Eksempel på dialog med Overførselsplan til Dataoverførsel.

Anvendelse af overførselsplaner
Der er ingen sammenhæng mellem kontoplannummer og overførselsplannummer. Overførselsplaner kan tilknyttes alle kontoplaner efter behov.                                           

Anvendelse
På landsniveau er overførselsplan nummer 1 valgt som standard. På ejendomsniveau vælges et andet overførselsplan nummer via dialogen Stamdata.
 

3.2 Oversigt over Dataoverførsel via posteringsoversigtsbilledet (RPP)

På billede "Posteringsoversigt" (RPP) side 2 er der en oversigt over, hvilke typer af Dataoverførsel der findes på ejendommen, der er fire typer af Dataoverførsel: Mejeri, slagteri, grovvare og realkredit. Hvis der er Dataoverførsel fra en eller flere af typerne, vil der være "X" i de måneder hvori der findes posteringer fra Dataoverførsel. 

Eksempel på skærmbillede:

Eksempel på posteringsoversigtsbillede, hvor der er Dataoverførsel fra mejeri, grovvarer og løn. 

4. Kontering af Dataoverførsel via billede "Dataoverførsel Gruppe til konto" 

Kontering af Dataoverførsel kan justeres på kreds- og ejendomsniveau. Rettelser foretages via billedet Dataoverførsel Gruppe til konto” hvor der er mulighed for at rette konteringen, samt ændre summeringskoder, momskoder og kvantumsprincip.

Videncentret anbefaler at tilrette så meget kontering som muligt på kredsniveau, fordi det er lettest at vedligeholde overførselsplanerne på kredsniveau. Problemet kan være at huske følgerettelser på ejendomsniveau hvis der først er rettet på en eller flere ejendomme.

For anvendelse af summeringskoder se nedenfor.

Se også vejledning til billedet Dataoverførsel Gruppe til konto her.


4.1 Summeringskoder

Summeringskoderne i Ø90 benyttes til at angive, hvilken specifikation de enkelte posteringer skal have. Der findes følgende summeringskoder:

• Kode 1 - Ingen summering
• Kode 2 - Summering til en postering pr. vare pr. periode
• Kode 3 - Summering til en postering pr. Hoved undergruppe pr. periode
• Kode 4 - Summering til en postering pr. konto pr. periode.

Summeringskoder kan ændres på kreds- og ejendomsniveau i skærmbilledet "Dataoverførsel Gruppe til konto"

Posteringstekst
Ved overførsel sættes vareteksten på posteringen som posteringstekst. Der overføres varetekster ved brug af summeringskode 1 og 2. Ved brug af summeringskode 3 og 4 overføres varetekst ikke. 

Eksempel på brug af summeringskoder
Nedenfor vises eksempler på brug af forskellige summeringskoder:

I en overførsel fra grovvarer, findes følgende varer som via forskellige hoved-undergrupper er tilknyttet samme konto: 

Varetekst			H/U-grp.	Konto	Kontotekst
Fuldfoder søer type A			0042 0001	4419	Foderstoffer m.m.
Fuldfoder søer type B			0042 0001	4419	Foderstoffer m.m.
Fuldfoder smågrise			0042 0002	4419	Foderstoffer m.m.
Tilskudsfoder søer type 1			0042 0006	4419	Foderstoffer m.m.
Tilskudsfoder søer type 2			0042 0006	4419	Foderstoffer m.m.

Eksempel A Daglig overførsel pr. faktura
Der er indkøbt følgende: 

Dato	Indkøbt foder (Varetekst)	Beløb
12.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-
12.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-
12.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-
12.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-

Summeringskode 1
Ved summeringskode 1 foretages ingen summering, og posteringerne dannes med fuld specifikation og med varetekst som posteringstekst på konto 4419 "Foderstoffer m.m.": 

Dato	Indkøbt foder (Posteringstekst)	Beløb	Konto
12.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419

Summeringskode 2
Ved summeringskode 2 summeres til en postering pr. vare pr. periode. Det betyder, at fuldfoder søer type A summeres, og tilskudsfoder søer type 1 summeres. Der vil blive dannet følgende posteringer: 

Dato	Indkøbt foder (posteringstekst)	Beløb	Konto
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder søer type A (sum)	10.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 1 (sum)	2.000,00-	4419

Summeringskode 3
Ved summeringskode 3 summeres til en postering pr. hoved under-gruppe pr. periode. I eksemplet betyder det, at der ved overførsel til Ø90 dannes følgende posteringer. Posteringerne dannes uden posteringstekst:

Dato	Indkøbt foder	(posteringstekst)	Beløb	Konto
12.06			3.000,00-	4419
12.06			15.000,00-	4419
12.06			3.000,00-	4419

Summeringskode 4
Ved summeringskode 4 for alle vare-/kontorelationerne summeres inden for samme virksomhed til en postering pr. konto pr. periode. I eksemplet betyder det, at der ved overførsel til Ø90 dannes en postering. Når summeringskode 4 anvendes, bør der vælges "Nej" til overførsel af kvantum (Kode 2), da man ellers kan få blandet f.eks. stk. og kilo. Posteringen dannes uden posteringstekst: 

Dato		Beløb	Konto
12.06		21.000,00-	4419

Eksempel B: Overførsel pr. måned med leveringsdato oplyst
Der er indkøbt følgende:

Dato	Indkøbt foder (Varetekst)	Beløb
05.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-
05.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-
22.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-
22.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-

Summeringskode 1 (som i eksempel A)
Ved summeringskode 1 foretages ingen summering, og posteringerne dannes med fuld specifikation og med varetekst som posteringstekst på konto 4419 "Foderstoffer m.m.":

Dato	Indkøbt foder (Posteringstekst)	Beløb	Konto
05.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
05.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-	4419
22.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
22.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419

                              
Summeringskode 2
Ved summeringskode 2 summeres til en postering pr. vare pr. periode. Her er der en opdeling i leveringsdato, og der er ingen sammenfald af varetekst på samme leveringsdato, derfor bliver der ikke summeret . Dvs. resultatet bliver lige som ved summeringskode 1.

Dato	Indkøbt foder (posteringstekst)	Beløb	Konto
05.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
05.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder søer type B	5.000,00-	4419
12.06	Tilskudsfoder søer type 2	1.000,00-	4419
12.06	Fuldfoder smågrise	3.000,00-	4419
22.06	Fuldfoder søer type A	5.000,00-	4419
22.06	Tilskudsfoder søer type 1	1.000,00-	4419

Summeringskode 3
Ved summeringskode 3 summeres til en postering pr. hoved under-gruppe pr. periode. I eksemplet er der ikke sammenfald i varetekst på samme leveringsdato, derfor bliver der ikke summeret. Der dannes følgende posteringer. Posteringerne dannes uden posteringstekst:

Dato	Indkøbt foder (posteringstekst)	Beløb	Konto
05.06		5.000,00-	4419
05.06		1.000,00-	4419
12.06		5.000,00-	4419
12.06		1.000,00-	4419
12.06		3.000,00-	4419
22.06		5.000,00-	4419
22.06		1.000,00-	4419

Summeringskode 4
Ved summeringskode 4 for alle vare-/kontorelationerne summeres inden for samme virksomhed til en postering pr. konto pr. periode. I eksemplet betyder det, at der ved overførsel til Ø90 dannes en postering. Når summeringskode 4 anvendes, bør der vælges "Nej" til overførsel af kvantum (Kode 2), da man ellers kan få blandet f.eks. gram og kilo. Posteringen dannes uden posteringstekst:

Dato		Beløb	Konto
30.06		21.000,00-	4419

4.2 Påsætning af dato 

Posteringer overført med leveringsdato bliver opdateret med leveringsdatoen fra faktura. Mellemregningskonto bliver lig med fakturadato.
Posteringer overført uden leveringsdato bliver opdateret på faktura dato. 

4.3 Dokumentation af posteringer fra Dataoverførsel

Posteringer fra Dataoverførsel kan tydeligt identificeres i Kasseregistrering.
Reference er altid DA, og reference nummer er det nummer, som virksomheden er tilsluttet med.

Bilagsnummer
De sidste 5 cifre af fakturanummer vises i Bilagsfeltet. 

I en overgangsperiode fra (september 2010) vises en tilnærmet identifikation i Bilagsnummer, idet virksomhedens kundenummer vises. Dette er en fordel for kunder med flere kundenumre ved samme virksomhed. 

Eksempel på den gamle visning.

Eksempel på postering fra Dataoverførsel, men ”virksomhedsnummer” 9060 i ”Bilag”. 

Eksempel på den nye visning.

Eksempel på postering fra Dataoverførsel, med 5 cifre fra fakturanummer i ”Bilag”. 

Eksempel på visning i en overgangsperiode (virksomheder med månedlig leverance):

Hvis Vis faktura åbnes fra denne postering, så er det tydeligt at se, at der er tale om en ”tilnærmet” faktura, idet der i stedet fakturanummer står: EDI2010-07-05-361011, hvor 361011 er kundens kundenummer ved virksomheden. 

Mellemregningskonto
Posteringstekst på mellemregningskonto er navnet på virksomheden. 

Posteringstekst på moms
På momsposteringer er posteringstekst for eksempel ”Udgående moms”, som er teksten fra virksomheden.

Posteringer overføres som omposteringer med betalingsart "O", og med Indberetterkode "O" for DataOverførsel. 

Posteringerne er låste. Godkendelseskoden er "L". 

Når fokus sættes på ID-nr. vises hvilken virksomhed der er overført data fra. I eksemplet ovenfor er det DLG med reference = 9240. 

5. Godkendelse/Lås 

Ophæv godkendelse
Hvis man ønsker at ophæve Låsen på posteringer fra Dataoverførsel, skal man bestille ophævelse på billede "Sletning/ophæv godkendelse" (KDSL) af omposteringer med indberetterkode "O". 

Der er for omposteringernes vedkommende mulighed for at begrænse ophæv lås til en enkelt virksomhed (via bilagsnummer). 

Videncentret anbefaler at lave rettelses- eller omposteringer, fremfor at rette i de overførte data. 

Rettelse
Efter at man har ophævet Låsen, kan man rette i de overførte data. Anbefalingen er, at lave rettelses- eller omposteringer i stedet for at rette i de overførte data. 

Ny godkendelse
Når man har foretaget rettelsen, skal data afstemmes, Tjekkes og låses igen. 

6. Links 

Dataoverførsel generelt

Dataoverførsel kredsniveau 

Oversigt over tilsluttede virksomheder 

Samtykke 

Særlige forhold vedr. samtykke til Dataoverførsel 

Arbejdsgang ved oprettelse af tilladelser 

Meddelelsesliste Dataoverførsel 

Dataoverførsel Realkredit 

Lønoplysninger 

Direkte overførsel til postkasse til DLBR ØkonomiIT her.