Nr. 26-05: Dataoverførsel Minkafregninger fra Kopenhagen Fur

Fra 1. april 2005 er det muligt at få overført transaktioner fra Kopenhagen Fur via Dataoverførsel til Ø90.


1. Kopenhagen Fur er tilsluttet Dataoverførsel:
2. Oprettelse af nye tilladelser i Ø90
3. Tilladelser til Dataoverførsel
4. Kontering
4.1 Kontering af forskuds moms mv.
5. Kontrol i opgørelsesbilleder


1. Kopenhagen Fur er tilsluttet Dataoverførsel:

Fra 1. april 2005 er der mulighed for at overføre afregninger, aconto og forskudsbetalinger fra Kopenhagen Fur til Ø90.

Dataoverførsel fra Kopenhagen Fur er etableret via branche 3 (grovvareløsningen). Det betyder, at der er oprettet særlige hoved-undergrupper til brug for minkafregninger.


2. Oprettelse af nye tilladelser i Ø90

Minkavlere kan blive tilsluttet ved at oprette tilladelse i Tilladelsessystemet (billede EVT i Ø90-Cics)

Projektnummer: 3771
Afgiveredb: 3140
Kunde/leverandørnummer: Det 6-cifrede kontonummer hos Kopenhagen Fur

 
Posteringer fra Kopenhagen Fur får tildelt bilagsnummer 9263.

Tilladelser kan oprettes med virkning fra 01.04.05. Inden tilladelser kan oprettes i Ø90, skal KundeService hos IBM kontaktes på 3911 1315, så kredsen kan blive legaliseret til Kopenhagen Fur.

Tilladelser til den første overførsel fra Kopenhagen Fur med virkning fra april 2005 skal oprettes senest onsdag den 4. maj kl. 12.00 (herefter er den normale frist for nye tilladelser den 24. i den aktuelle måned).


3. Tilladelser til Dataoverførsel

Kopenhagen Fur kræver, at der findes en underskreven fuldmagt fra den enkelte leverandør, inden overførsel kan foretages til Ø90. Dette kræver, at minkavleren udfylder og underskriver et bilag (vedlagt her) og sender dette direkte til Kopenhagen Fur, Leverandørafdelingen.

Vi har aftalt med Kopenhagen Fur, at regnskabskontoret sørger for at orientere minkavlere om muligheden for Dataoverførsel, samt sørger for at udsende bilag til underskrift. Kopenhagen Fur vil i forbindelse med overførsel sikre, at der ikke bliver afsendt data på kunder, som ikke har indsendt fuldmagt.

Arbejdsgang ved tilmelding til Dataoverførsel:

1. Regnskabskontoret henvender sig til avleren
Regnskabskontoret henvender sig til kunden/avleren, og anmoder om at få etableret Dataoverførsel.  Sammen med henvendelsen fremsender regnskabskontoret bilag til fuldmagt.

Hvis regnskabskontoret ønsker det, kan der laves en kopi af bilaget, som minkavleren kan sende til regnskabskontoret.

2. Avler indsender bilag til Kopenhagen Fur
Som bekræftelse på at avleren ønsker at få afregningsdata overført til Ø90, udfyldes og indsendes bilaget direkte til Kopenhagen Fur, Leverandørafdelingen.

Eventuelt sendes en kopi til regnskabskontoret.

3. Regnskabskontoret opretter tilladelse i Tilladelsessystemet (normal procedure)
Tilmeldingsproceduren foregår ved at det enkelte regnskabskontor, efter aftale med avleren, opretter tilladelse i Tilladelsessystemet (i Cics, billede EVT).
Når denne oprettelse foretages, så udskrives der automatisk to dokumenter den følgende nat:

A: En tilladelse som sendes direkte til avleren fra IBM (udskrives fra Ø90-Tilladelsessystemet). Tilladelsen indeholder en oversigt over de aktuelle tilladelser oprettet på avleren. (fx Kopenhagen Fur, DLG, Danish Crown, Nykredit, Told-Skat mfl.)

B: En kopi til regnskabskontoret. Denne arkiveres i kundemappen og erstatter den tidligere udsendte tilladelse, idet den nyeste altid indeholder en samlet oversigt over gældende tilladelser.

Når tilladelsen er oprettet, bliver der automatisk sendt en rekvisition til Kopenhagen Fur hver den 25. i måneden. På baggrund af rekvisition og ud fra hvilke avlere Kopenhagen Fur har modtaget erklæring fra, returnerer Kopenhagen Fur afregningsdata en gang om måneden.

4. Stop af overførsel
Hvis avleren ønsker at stoppe for den elektroniske overførsel, så kan det gøres på to måder:
1) Avleren henvender sig til Kopenhagen Fur, hvorefter Kopenhagen Fur stopper overførsel. Samtidig sikrer Kopenhagen Fur, at der sendes information til Landscentret/ Regnskabskontoret om at den pågældende avler ønsker at stoppe overførsel, så Tilladelsessystemet kan ajourføres.

2) Avleren henvender sig til regnskabskontoret og anmoder om at få stoppet Dataoverførsel fra Kopenhagen Fur. Herefter stopper regnskabskontoret tilladelsen i Tilladelsessystemet, og det betyder at:
A) Der udsendes en ny kvittering til både kunde og regnskabskontor, hvor det fremgår, at der er indsat en stopdato på Kopenhagen Fur. (En stoppet tilladelse fjernes efter 3 mdr. og fremgår herefter ikke længere på nye kvitteringer)
B) Efter stopdatoen bliver der ikke sendt bestilling til Kopenhagen Fur.

 
4. Kontering

Der er oprettet nogle nye hoved-undergrupper til Mink på branche 03 på Hovedgruppe 7000.
Af oversigten fremgår konteringen på landsniveau på overførselsplan 1-3-4). Overførselsplan 2 anvender kontering på grundkontoniveau. 

Hoved undergruppe		Tekst	Konto	Kontotekst	Bemærkning
7000	1	Mink	3520 00	Minkskind
7000	11	Ræv	3524 00	Ræveskind
7000	101	Rente	5650 00	Renter
7000	111	Tilbageført aconto	2717 91	Kopenhagen Fur	Ny
7000	120	Finansiering	2717 91	Kopenhagen Fur	Ny
7000	121	Tilbageført hvalpeforskud	2717 91	Kopenhagen Fur	Ny
7000	122	Hvalpeforskud udbetalt	2717 91	Kopenhagen Fur	Ny
7000	290	Moms	8401 00	Moms af salg
7000	291	Forskudsmoms KF	8401 00	Moms af salg
7000	500	Kursusafgift	4839 30	Kursusafgift
7000	501	Studietur	4839 40	Studietur
7000	510	Salgsafgift	4488 58	Salgsomkostninger pelsdyr	Ny
7000	530	Kontingent	4800 00	Kontingenter
7000	600	Pelsningsomkostninger	4488 56	Pelsningsomkostninger	Ny
7000	650	Arbejdsbeklædning	4839 00	Andre omkostninger
7000	660	Andre udgifter	4488 55	Diverse omkostninger mink	Ny
9990	3140	Kopenhagen Fur	2717 91	Kopenhagen Fur	Ny

Mellemregningskonto er oprettet på specifikationsnummer 91 på grundkonto 2717 Varegæld (kapitalafkast).

Konteringen kan ændres i Ø90 Cics i billede KVD eller EVD fra og med mandag den 18. april, og skal være gennemført senest fredag den 6. maj 2005, hvis den skal have virkning for april måneds data.
Ændring foretages via abr03, hu7000, F5.

De nye kontonumre til Mink bliver oprettet på landsniveau på kontoplan 1 i løbet af uge 15. 2005.


4.1 Kontering af forskuds moms mv.

Forskuds moms
Det særlige ved konteringen af hvalpe- og minkforskud er håndtering af forskuds moms. Vi har via Dataoverførsel valgt at kontere forskudsmoms på 8401 00 Moms af salg. Det betyder, at afstemningen i forhold til saldoen på Kassekladden fra Kopenhagen Fur er summen af saldo på mellemregningskontoen og forskudsmomsen på konto 8401.

Dette princip er valgt til fordel for en særlig mellemregningskonto til forskudsmoms, fordi det kræver færrest manuelle posteringer, og det sikrer at indholdet til momsafregninger er korrekt, uden at der skal laves en manuel korrektion for at flytte skyldig moms fra mellemregning til momskonto.

Finansposteringer
Posteringer med posteringsteksten "Finansposteringer" omfatter dels udbetalinger fra Kopenhagen Fur til bankkonto, dels udbetalinger til dækning af andre fakturaer, fx "udlæg lokalforeninger" og "Skindudstilling" mv.


5. Kontrol i opgørelsesbilleder

Der er oprettet en kontrol på Varegæld, som omfatter konto 2717 91 Kopenhagen Fur.
Kontrol 193005 giver udslag, når der findes posteringer på 2717 91. Formålet er at sikre, at der er den rette saldo på Kopenhagen Fur. "Husk at afstemme med saldo på kassekladden fra Kopenhagen Fur"